Frais généraux, il n'est jamais trop tard pour penser à l'optimisation

"Pour une entreprise qui a un résultat de 5%, économiser 100.000 euros sur ses frais généraux (et donc gagner 100.000 euros sur son résultat net), revient à l'équivalent d'un gain supplémentaire de deux millions d'euros de chiffre d'affaires. Chacun à son échelle, selon l'envergure de son entreprise, cela vaut le coup de s'intéresser sérieusement au sujet non? " Cyril Poméon, associé au sein du réseau Euklead (spécialiste de l'optimisation des achats), est volontairement provocateur. Au-delà de la boutade, ces économies ne sont certainement pas superflues dans un contexte où, à l'heure du remboursement des PGE et de l'inflation du prix des matières premières, les trésoreries de nombreuses entreprises apprécieraient un tel soutien.

Ces frais généraux concernent les achats dits non stratégiques (parfois à tort d'ailleurs selon les secteurs d'activité). "Il existe 249 catégories de frais indirects. Une cinquantaine d'entre elles constituent des leviers particulièrement intéressants", souligne Frédéric Midy, directeur associé d'Expense Reduction Analysts, cabinet international d'optimisation des coûts indirects. Parmi ceux-ci, l'expert liste notamment l'énergie, les emballages, les fournitures, les transports et la logistique, la sécurité, les équipements de protection individuelle, les assurances, les frais bancaires, l'entretien etc. Frédéric Midy revendique une économie moyenne de 20% après intervention des professionnels de son réseau. Même performance affichée du côté d'Euklead, avec, comme il en est l'usage dans ce secteur, une rémunération calée sur le niveau des économies réalisées.

Si le recours à ces experts de l'optimisation permet évidemment de gagner du temps et de l'efficacité, il n'est pour autant pas obligatoire : certains leviers pouvant être actionnés en interne.

Les trois basiques pour une optimisation réussie de ses coûts indirects

-Ne pas chercher absolument le prix le plus bas. "Le cost killing peut être une catastrophe. Il faut plutôt viser le meilleur prix adapté pour le besoin de chacun", insiste Bertrand Grataloup, associé Euklead. S'il n'est pas utile de rester positionné sur de la "sur-qualité", en matière de délais de transport par exemple, il ne faut surtout pas tomber dans l'excès inverse. Au risque de nuire à l'image de l'entreprise ou d'engendrer finalement, en raison d'actions correctives ponctuelles, des surcoûts potentiellement importants. Dans le même temps, il peut être utile d'évaluer les coûts liés à la non-qualité d'un service ou d'un produit actuellement utilisé. Pour le remplacer si nécessaire, par une offre plus onéreuse mais plus performante.

-Anticiper, anticiper, anticiper ! En particulier pour les achats avec contrats de longue durée. Comme l'énergie par exemple. "Il est absolument nécessaire d'y réfléchir longtemps avant la fin du contrat, afin de réaliser un benchmarking correct, évaluer la situation et les évolutions pour les années à venir en fonction de la réglementation", conseille encore Bertrand Grataloup.

-Maitriser ses process de commandes. Cela signifie centraliser les process, notamment pour les frais de voyage ou de fournitures, afin d'éviter que chaque collaborateur ne fasse ses emplettes au gré de ses besoins du jour

Les leviers d'optimisation sont donc nombreux mais attention à ne pas se disperser, ce sujet de l'optimisation nécessitant une implication forte et chronophage. Mieux vaut donc choisir ses combats. "En général, les plus porteurs sont ceux liés à l'énergie, aux transports, aux assurances, aux charges sociales et à la mobilité", note Cyril Poméon. "Mais attention à bien choisir son moment, en évitant d'attendre les crises pour renégocier".