Notes de frais : quelles sont les fraudes les plus courantes ?

13 709 euros par an. C'est le coût que pourrait perdre une entreprise de 250 personnes à cause de fraudes aux notes de frais, selon une étude de SAP Concur et d'Opinium, réalisée en septembre 2021. L'enquête révèle également que les employés européens pensent qu'il est acceptable de soumettre sciemment une fausse note de frais d'un montant moyen de 114 €. Par ailleurs, selon le rapport 2024 de l'ACFE (Association of certified fraud examiners), une fraude aux remboursements de frais dure en général 18 mois avant d'être détectée. « Il y a des fraudes flagrantes, qui sont facilement repérables, mais également des fraudes insidieuses, plus difficiles à découvrir. D'autant que de nombreux managers ne regardent pas les notes de frais avant de valider », indique Kahina Belmiloud, directrice marketing produit chez SAP Concur. L'experte souligne toutefois que de nombreux cas de fraudes ne sont pas intentionnels et peuvent être la conséquence d'erreurs involontaires. « Les nouveaux arrivants ne connaissent, par exemple, pas forcément la politique de dépense de l'entreprise donc il peut y avoir aussi des erreurs », explique-t-elle.

Dépenses personnelles et frais kilométriques arrondis

Parmi les fraudes les plus fréquentes, les dépenses personnelles d'un repas figurent en tête. « Certains salariés vont faire passer des sorties personnelles au restaurant en repas d'affaires », constate Kahina Belmiloud. Il peut aussi s'agir de se faire rembourser des boissons alcoolisées alors que la politique interne de l'entreprise ne l'autorise pas. Autre fraude courante : les fausses déclarations aux frais kilométriques. Selon l'étude de SAP Concur, il s'agit de la deuxième cause de fraude en matière de frais professionnels. Cela consiste à déclarer une distance parcourue plus longue qu'en réalité, pour bénéficier d'indemnités kilométriques plus élevées. Le double remboursement des dépenses est une pratique qui peut aussi peser lourd sur l'entreprise. « Certains collaborateurs vont se faire rembourser la même note de frais deux fois », déclare Kahina Belmiloud.

Comment s'en prémunir ?

Pour limiter les abus, la directrice marketing insiste sur l'importance d'établir une politique très claire en matière de dépenses professionnelles et de mettre en place une solution de gestion des notes de frais. De nombreux logiciels d'OCR (reconnaissance optique de caractères) permettent de gérer les dépenses professionnelles en extrayant automatiquement les informations des reçus et factures. Cela limite ainsi risque d'erreur ou de fraude. « La technologie va pouvoir remonter les points de vigilance et pointer certaines dépenses à risque », indique Kahina Belmiloud. Par exemple, si la même note de frais est déclarée deux fois de suite ou si elle dépasse un certain montant, le système va le détecter et alerter le responsable. L'IA générative permet aussi une gestion plus fine des notes de frais, puisqu'elle est capable de reconnaître des notes de frais dans une centaine de langues. « Elle offre la possibilité par exemple, de détecter si un collaborateur a consommé de l'alcool lors d'un déplacement à l'étranger, alors que la politique de remboursement de l'entreprise l'interdit », illustre Kahina Belmiloud. La gestion des notes de frais représente un enjeu financier pour les entreprises, qui peuvent s'appuyer sur différentes technologies pour limiter les erreurs.