Mobilité professionnelle : vers une maîtrise complète des coûts
Alors que les dépenses d'hôtellerie et de transport de longue distance sont de plus en plus optimisées grâce à l'intégration technologique, la digitalisation de bout en bout profite également aux nombreuses lignes de frais de moindres montants, en vue d'une maîtrise financière complète.
62 % des entreprises investissent dans des plateformes digitales de gestion des voyages d'affaires, selon GBTA (Global Business Travel Association). Dans un souci d'optimisation et de gains d'efficacité, l'évolution vers des outils logiciels dédiés devient peu à peu la règle. Mais si les directions financières ont désormais une bonne visibilité et une maîtrise des flux relatifs à l'hôtellerie et aux transports aériens ou ferroviaires, les dépenses relatives aux courtes distances échappent généralement aux gestionnaires.
« Ces coûts font figure de zone grise qui empêche une rigueur et une maîtrise financière complète sur ce plan », regrette Franck Monsauret, General Manager d'Uber for Business France, Europe Centrale et de l'Est. En réponse à cet écueil, l'entreprise a ainsi mis sur pied « une offre qui vise à cadrer une dépense déjà existante, puisque les salariés sont très nombreux à utiliser les services d'Uber. L'objectif est que ces lignes de coût soient également clairement identifiées par les directions financières. »
Une intégration automatisée de bout en bout
La digitalisation et la mise en relation avec l'écosystème logiciel Travel and Expense jouent un rôle fondamental en faveur de l'efficacité des pratiques. « Notre service est en mesure de se connecter à la majorité des outils de gestion de notes de frais du marché, de façon à automatiser le traitement des dépenses. Dès que le salarié sort du véhicule Uber utilisé pour sa course, une ligne de dépense est automatiquement générée dans la solution de gestion de l'entreprise avec l'ensemble des informations nécessaires (point de départ, point d'arrivée, prix, reçu digital...). Aucune saisie manuelle ni impression papier n'est nécessaire, rendant ainsi les opérations le plus simple possible », explique Franck Monsauret. Ces améliorations sont d'autant plus appréciables dans le cas de salariés concernés par des dizaines de courses par mois.
Des paiements mensuels sont aussi proposés aux entreprises, dans le cadre d'une centralisation de toutes les opérations, qui permet d'éviter aux salariés d'avancer des frais pour leurs déplacements. Ceux-ci sont alors invités à utiliser un compte d'entreprise mis à disposition, qui peut être paramétré, avec différents types de véhicules, des tranches horaires, des destinations disponibles par exemple.
Simplifier l'expérience utilisateur
L'amélioration de l'expérience utilisateur est une des motivations principales de la part des entreprises quant au fait de se tourner vers ce type d'offre, quelle que soit la taille de celles-ci. « Plus d'un tiers des entreprises du CAC 40 sont clientes de nos services, principalement sur des contrats mondiaux », précise Franck Monsauret.
« Le futur du voyage d'affaires vise à être plus centré sur les différents cas d'usage et l'expérience humaine. C'est pour cela que nous avons continué à faire évoluer notre offre, pour passer d'un portefeuille standard de mobilité à une proposition de valeur du voyage d'affaires quasi sur-mesure. »
Le développement de l'offre Taxi s'inscrit dans cette dynamique. « En 2 ans, nous avons désormais 3 000 taxis à Paris. Uber est même devenu la 2e application de taxis à Paris, juste derrière G7 ! Cette option permet aux taxis de bénéficier de la clientèle sur Uber, de ne plus circuler à vide. Les clients bénéficient de trajets plus rapides grâce aux voies de bus. Tout cela, au prix du taximètre réglementaire. »
Répondre aux cas d'usages :
Dans le monde concurrentiel des voyages d'affaires, l'efficacité et la précision sont primordiales. Uber for Business a identifié un besoin spécifique dans ce secteur : les cadres supérieurs et leurs assistants ont besoin d'une expérience de réservation simplifiée et fiable. Pour répondre à ce besoin, l'outil Delegate Booking a été développé. Une amélioration significative de la plateforme conçue pour permettre aux assistants de direction de gérer les voyages avec facilité et précision. Cette offre a comme conséquence :
Une continuité de l'expérience utilisateur, afin de maintenir la même qualité d'expérience pour le dirigeant que s'il avait réservé lui-même la course.
Un contrôle et une visibilité pour les assistant(e)s, afin d'offrir aux assistant(e)s la possibilité de gérer entièrement la course, y compris la flexibilité de modifier ou d'annuler les trajets et de communiquer directement avec le dirigeant et le conducteur.
Des bénéfices économiques et écologiques
« La volonté de faire des économies est bien sûr une autre grande raison qui convainc les entreprises. Nous sommes en moyenne 30 % moins chers que les taxis*, et proposons différents types de remises qui permettent d'alléger encore davantage les factures », poursuit-il. L'intégration automatique des données relatives aux déplacements et aux services de livraison de repas représente au sein des directions financières non seulement des gains d'agilité mais aussi de temps qui peuvent être alloués à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le volet écologique forme un autre critère de choix essentiel observé chez les clients. « En France, près de 90 % de notre flotte de véhicule est hybride ou électrique. Dans notre application, certaines fonctionnalités répondent pleinement aux attentes sur ce plan, à l'image d'Uber Green qui permet de réserver des véhicules 100 % électriques. Par le biais d'un dashboard dédié, les entreprises peuvent avoir accès à leurs émissions de CO2 au travers d'un rapport édité toutes les deux semaines », illustre Franck Monsauret.
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* Ce chiffre est basé sur des estimations propres à Uber sur la base de valeurs observées sur les taximètres et sur les courses réalisées sur UberX.
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