Les avantages de l'externalisation du contrôle permanent

Quel que soit le secteur d'activité, le contrôle interne et la conformité ont pris ces dernières années une place grandissante dans les sociétés. La fonction de conformité et de contrôle interne permet d'une part de sécuriser les activités, en s'assurant de l'existence de dispositifs et de procédures opérationnelles fiables et robustes, et d'autre part, de vérifier que l'organisation a bien été définie et opère selon les réglementations en vigueur.

Les 3 niveaux du contrôle

La fonction de contrôle interne est généralement organisée autour de trois piliers complémentaires : un contrôle de premier niveau réalisé au quotidien par les opérationnels, qui veillent, à leur niveau, à la bonne maîtrise des risques de l'entreprise. Vient alors le contrôle de second niveau, seconde ligne de défense dont l'objectif est de tenir à disposition des dirigeants une vue d'ensemble du fonctionnement de l'entreprise au travers de l'adéquation des processus et des activités. Cela s'opère par la remontée d'anomalies ou d'incidents, d'éventuelles inadéquations des activités opérationnelles, détectées par la conduite de contrôles... Existe enfin un contrôle de troisième niveau, dit périodique, s'apparentant davantage à un audit.

Le contrôle permanent est une fonction protéiforme,

....dont l'objectif est néanmoins invariable : celui de sécuriser la conduite des activités des entreprises.

La réglementation, en l'espèce financière, prévoit la possibilité, pour les acteurs dont la taille n'est pas significative, de faire appel à des prestataires en vue d'externaliser leur contrôle permanent. Pour autant, toute entreprise, dont la gouvernance a su créer une culture du contrôle et en voit le bénéfice, peut faire appel à des prestataires en soutien.

On parle alors de l'externalisation du contrôle permanent de second niveau, puisque personne ne peut être mieux placé que les opérationnels eux-mêmes, et leurs responsables, dans la surveillance de leur quotidien. Il s'agit là de recourir aux services d'un acteur spécialisé, le plus souvent un cabinet de conseil ou d'avocat. Sous la responsabilité d'un dirigeant, d'un directeur administratif et financier ou autre selon les cas, le prestataire réalise alors les contrôles nécessaires et formulera, dès que nécessaire, des recommandations en vue d'améliorer l'organisation.

Dans le même ordre d'idée, il est possible d'externaliser le contrôle permanant de troisième niveau. Ces missions constituent généralement une externalisation complète de la fonction d'audit interne dont le prestataire sout la responsabilité d'un dirigeant, ou bien de missions ponctuelles de support à l'audit interne sur des sujets d'expertise ou lorsque des moyens humains sont nécessaires.

Des avantages multiples dans le recours à un schéma d'externalisation

Le premier avantage est sans doute financier : rappelons que la fonction de contrôle permanent est une obligation réglementaire dans le paysage bancaire et financier. Aussi un nouvel arrivant dans le marché, qui se doit d'être à la pointe de la réglementation dès ses débuts et ne saurait conduire des activités non encadrées, ne peut pas forcément se permettre d'internaliser une fonction de contrôle, qui pèsera sur ses frais généraux alors que les revenus ne seront pas immédiatement au rendez-vous. Si l'on ajoute à cela le temps de montée en compétence des équipes opérationnelles dont l'efficacité d'exécution initiale peut amoindrir le retour sur investissement de la société de la mise en place d'une fonction de contrôle interne, le recours à un consultant constitue une économie conséquente.

Mais au-delà de l'attrait financier, le recours à un schéma d'externalisation en matière de contrôle permanent est une source de valeur ajoutée pour toutes les sociétés, peu importe leur industrie, et ce sur plusieurs plans : l'assurance d'appliquer une méthode de contrôle éprouvée, l'avantage de bénéficier d'une expérience de maîtrise de la réglementation sur plusieurs années, la possibilité de rester à la pointe des attentes des régulateurs et d'anticiper les évolutions, le fait de pouvoir capitaliser sur les difficultés et les atouts de ses pairs en toute confidentialité, et enfin une objectivité des constats et des recommandations.

Le contrôle interne est un métier à part

...qui exige des capacités d'analyse, de synthèse... et de pragmatisme !

Le contrôle permanent vise surtout à définir une zone de risques acceptable et maîtrisée, permettant aux entreprises de mener leurs activités sans pour autant devenir des machines à sur-procédures et peu performantes. C'est également sur ce point qu'une externalisation peut s'avérer intéressante : la vision qu'aura le prestataire des dispositifs existants sera faite sous le prisme des organisations comparables, y compris internationales si le prestataire revêt cette dimension, des bonnes et mauvaises pratiques rencontrées, des succès et des échecs connus par les pairs. Ce positionnement permet ainsi de formuler des recommandations adaptées qui auront vocation à proposer un schéma pragmatique optimal.

L'assurance d'un périmètre couvert exhaustif et efficace

D'une crise financière vers une crise sanitaire, de scandale de fraude en condamnations de corruption, en passant par la prise de conscience collective de se recentrer sur l'économie réelle, les évolutions réglementaires galopantes rendent le métier de la conformité et du contrôle interne technique et pointu. Elles exigent de maîtriser un large périmètre de textes français, européens, internationaux, contraignants, juridiquement opposables, ou simples recommandations, dont la portée et la précision peuvent parfois être difficile à assumer pour un seul collaborateur.

Puisque le monde dans lequel nous évoluons l'exige, et que la tendance de fond porte sur le renforcement et le contrôle des organisations, nul ne peut aujourd'hui faire l'impasse sur la mise en place d'un dispositif de contrôle permanent robuste et adapté. C'est dans ces conditions que l'opportunité de recourir à un schéma d'externalisation peut s'examiner, qu'il s'agisse d'une étape de transition vers la définition d'une solution internalisée ou d'un renfort pour ses propres fonctions support, dont les capacités d'action en sortiront décuplées.

L'externalisation à un consultant qui met à disposition la force de frappe de son équipe donne alors toute l'assurance de couvrir l'intégralité du dispositif.

Pour en savoir plus

Caroline Leblanc, Director Compliance & Regulatory Consulting chez Duff & Phelps, possède plus de 15 ans d'expérience, en France et au Canada, dans les domaines de la conformité réglementaire et du conseil et de l'audit des technologies de l'information. Elle dispose d'une solide expertise en criminalité financière, en protection des données à caractère personnel ainsi qu'en contrôles internes informatiques exercés sur l'information financière.

Coline Paul est vice-présidente Compliance and Regulatory Consulting chez Duff & Phelps.
Au sein de Duff & Phelps, Coline développe et met en oeuvre les politiques et les procédures internes adaptées aux besoins des sociétés de gestion et des entreprises d'investissement agréées et exerçant des activités en France afin de s'assurer qu'elles sont à jour des obligations réglementaires. Elle conseille et assiste également les clients lors de missions portant sur la gestion des risques et les problématiques de valorisation, de même qu'elle les assiste dans la préparation de leurs demandes d'agrément. Avant de rejoindre Duff & Phelps, Coline a exercé pendant 10 ans au sein de l'AMF.