Les directions achats jugent les solutions e-achats

Selon l'étude UX achats⁽¹⁾ menée par Décision Achats auprès d'acheteurs, tous secteurs confondus, près de 47% des répondants estiment être suffisamment outillés, preuve que les directions achats ont atteint un certain niveau de maturité sur le sujet SI achats. Certaines en sont à la deuxième, voire à la troisième génération d'outils. Mais, et c'est là où l'on constate l'évolution des besoins, la moitié des répondants pointent du doigt un manque de simplicité d'interfaçage et d'intégration native avec d'autres outils. En outre, 42% estiment qu'il faudrait encore améliorer la facilité d'utilisation et travailler la mobilité multiterminaux. Si la complétude et la pertinence fonctionnelle restent des critères importants (42%), les directions achats sont particulièrement attentives aux facilités d'usage, à la souplesse et à la flexibilité de l'outil.

Désormais, un outil e-achats ne peut plus être uniquement un outil métier, mais bien une solution d'entreprise transversale. D'où ce besoin de simplicité de prise en main, de logiciels intuitifs ne nécessitant pas de formation particulière ou très peu. L'objectif? Décloisonner la fonction achats, sortir d'un fonctionnement en silos, simplifier les usages pour responsabiliser acheteurs et prescripteurs et ainsi fluidifier tout le cycle d'achat. Car l'outil est une clé d'entrée pour faire évoluer la structuration des achats. Si "un outil reste un outil et ne doit pas déterminer la stratégie mais la servir", comme le souligne Jean-Christophe Loyer, CPO chez Covéa, il fait partie de la transformation de la fonction. La facilité d'usage est primordiale car ce sont les utilisateurs finaux qui sont visés. "Le fait de donner la main aux prescripteurs fluidifie et accélère le processus achats, estime Jean-Marie Guieau, directeur du business support achats G & A et IT/télécoms ­d'­Engie­. C'est synonyme de gain de productivité et cela nous laisse une meilleure capacité à gérer des problématiques plus complexes pour nous." D'autant que la fonction achats est en train de prendre une autre dimension. D'une fonction isolée avec des outils propres pas toujours connectés, la DHA devient centrale, transversale et au contraire le garant d'une collaboration interne.

Vers le source-to-pay

Au départ, les DHA ont abordé les solutions e-achats en distinguant l'amont, ou source-to-pay (S2P), focalisé sur le métier d'acheteur, de l'aval, ou procure-to-pay (P2P), axé sur le transactionnel, dans un souci de gains rapides et du fait de l'existant informatique souvent organisé autour d'un ou plusieurs ERP. Or, la maturité des offres SaaS/cloud, limitant l'investissement, et les innovations technologiques tirées par les usages d'Internet et des réseaux sociaux ouvrent de nouvelles possibilités. Bien que le choix des outils soit nécessairement lié à l'activité et à l'organisation de l'entreprise, s'il fallait essayer de dessiner les grandes tendances, on pourrait dire que l'utilisation de solutions e-achats poursuit trois grands axes:

• gagner en productivité;
• améliorer l'expérience utilisateur;
• transformer le business model, c'est-à-dire arriver à monétiser les données et faire du centre de coûts que sont les achats une fonction génératrice de profits. Mais nous n'en sommes pas encore là.

Pour l'heure, la plupart des DHA en sont à compléter les solutions pour que leur SI achats atteigne le niveau de maturité souhaité, mais "on voit déjà des modèles se dessiner pour permettre aux achats de mieux collaborer avec l'ensemble des fonctions", note Patrick Chabannes, solution senior strategist chez Determine. "La dimension des projets est devenue plus stratégique, renchérit Alexis Hartmann, VP Europe du Sud chez Coupa Software. Les DHA souhaitent déployer des outils sur la quasi-totalité des métiers."

Covéa, par exemple (qui regroupe Maaf, MMA, GMF), a profité de la création d'une direction achats commune pour s'outiller largement. "Nous voulions nous appuyer tout de suite sur l'outil le plus transversal possible afin d'embarquer toutes les parties prenantes", indique Jean-Christophe Loyer. Une fois le process achats commun établi, l'implémentation de l'outil (Ivalua) a donné de la visibilité à toutes les fonctions, supprimant l'effet tunnel, chacun ayant son périmètre d'action. Même les fournisseurs peuvent mettre à jour certaines données directement dans l'outil.

(1) L'étude UX achats, menée par Décision Achats - propriété du groupe Éditialis auquel appartient aussi Daf magazine - en partenariat avec le Salon Solutions e-achats, a été administrée en ligne, auprès de ses lecteurs, de la mi-juin 2017 à fin juillet.

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Une nécessaire intuitivité

De son côté, le Crédit Agricole a aussi fait le choix, il y a trois ans, d'une suite complète (Ivalua) d'entrée de jeu. "Nous voulions un outil de marché standard afin d'en limiter le coût avec moins de 10% de spécifique, mais capable de couvrir l'ensemble du process, indique Sylvie Robin-Romet, directrice achats groupe Crédit Agricole. Le ROI se trouvant sur la partie facturation, nous devions aller jusque-là." Pour éviter tout risque de raté, la suite a été déployée sur la holding uniquement dans un premier temps. "Nous avons fait le choix de vendre la solution en interne par modules; nous avons donc mis la suite dans une bibliothèque et laissé les entités choisir leurs modules."

Mais, là aussi, l'écueil principal se trouve dans les difficultés d'interfaçage avec les outils existants, et notamment en ce qui concerne les outils de comptabilité fournisseurs. "Au fur et à mesure que les entités intègrent l'outil, nous réalisons des études de cadrage pour analyser les écarts et faciliter la migration ou l'adaptation des outils entre eux", note Sylvie Robin-Romet. "Il y a toujours eu un gros besoin d'ergonomie, mais c'est encore plus vrai avec les nouveaux entrants issus des générations Y ou Z, qui veulent autant d'agilité et d'intuitivité que lorsqu'ils utilisent Google ou Facebook", souligne Sébastien Dumas, marketing & presales manager chez SynerTrade.