Contrats de licence informatique : les sept clés d'une bonne négociation

Pas facile de définir les limites d'un contrat de licence informatique. Voici donc les septs points d'attention à connaître.

Le périmètre de la licence

Le périmètre définit les limites de l'utilisation du logiciel. Chaque éditeur a ses propres critères pour définir le périmètre, qui sont parfois d'une grande complexité : nombre d'utilisateurs réels ou virtuels, puissance CPU réelle ou corrigée, etc.

Si vous ne comprenez pas précisément la métrique utilisée par l'éditeur pour calculer le périmètre de la licence, il y a de fortes chances qu'à un moment donné ce périmètre soit dépassé dans votre entreprise. Conséquences : menaces de l'éditeur, audit, suivis d'une obligation de régulariser fort coûteuse, le tout assorti d'un risque pénal puisque le dépassement de périmètre de la licence de logiciel est constitutif d'une contrefaçon.

Moralité : le temps passé à comprendre les critères de définition du périmètre de la licence pendant la négociation n'est jamais du temps perdu.

La durée d'engagement

La durée de licence proposée en standard par les éditeurs comprend en général une première période fixe, puis des renouvellements. Assurez-vous que la première période ne soit pas trop longue car vous n'aurez pas le droit de résilier la licence pendant toute sa durée. Ensuite, la clause de renouvellement doit permettre de sortir à tout moment de la licence moyennant un préavis raisonnable.

Parfois la licence est consentie « à vie », mais ne croyez pas faire une bonne affaire car dans ce cas c'est sur la maintenance que l'éditeur fera son chiffre, dont le paiement « à vie » est alors quasi obligatoire.

Les montées de version

Les logiciels évoluent sans arrêt et il faut porter grande attention aux clauses qui gèrent les montées de version mineures/majeures.

Certaines évolutions sont imposées par la réglementation (par exemple en matière comptable ou sociale). Ce type d'évolution doit être gratuit, car ce n'est pas au client d'en supporter le coût mais à l'éditeur.

D'autres montées de version sont liées à des ajouts/changements de fonctionnalités pas nécessairement compatibles avec la version précédente.

Renseignez-vous bien : pourrez-vous conserver la version précédente si la nouvelle version ne vous intéresse pas ? Et si cela n'est pas le cas, combien de temps aurez-vous pour migrer de version, et combien cela vous coûtera-t-il ? Chez certains éditeurs, cela vous coûtera quasiment le prix d'une nouvelle licence, mieux vaut le savoir avant de s'engager. Les clauses traduisant les engagements de l'éditeur à cet égard doivent être claires et sans surprises.

La maintenance

La maintenance est une source de revenus majeure pour les éditeurs et elle peut représenter une charge récurrente très importante sur des « grosses » licences.

Assurez-vous de ce que contient exactement chacune des options proposées et évaluez le rapport qualité/prix du service : hotline s'exprimant en français, délai de réponse (à ne pas confondre avec le délai de résolution), réactivité en cas de problème bloquant, fourniture de solutions de contournement, etc.

Les développements spécifiques

Vous aurez parfois besoin de faire réaliser des développements spécifiques au contexte de votre entreprise, par l'éditeur lui-même ou par un tiers habilité. Si vous financez intégralement ces développements, vous devez en détenir la propriété intellectuelle de façon exclusive. Attention, les clauses de transfert des droits de propriété intellectuelle doivent respecter un formalisme strictement impératif qui ne se limite pas à : « le client devient propriétaire... ».

Si le développeur refuse de vous transférer cette propriété, intégrez dans le contrat une clause de non-concurrence pour éviter qu'il n'aille revendre ces mêmes développements à votre meilleur concurrent.

La responsabilité

Cette clause « juridique » est en général rédigée dans un jargon incompréhensible pour le non initié. La quasi-totalité des éditeurs transforment cette clause en exclusion totale de leur responsabilité, en qualifiant de « dommages indirects », donc « non réparables » tous les préjudices que vous serez en réalité susceptible de subir si le logiciel dysfonctionne : pertes commerciales, pertes financières, manque à gagner, etc. Cette ruse grossière a la vie dure et sa négociation n'est pas un luxe : si un jour il est nécessaire d'entamer un contentieux, il sera désagréable de s'apercevoir à ce moment-là que cela n'est pas la peine puisqu'il n'y a rien à récupérer.

Le séquestre des codes sources

Le séquestre des codes sources permet au client de pouvoir reprendre la maintenance du logiciel en cas de disparition de l'éditeur. C'est une clause de style dans beaucoup de contrats de licence, et elle est en peu pertinente s'agissant de logiciels très complexes diffusés par de grands éditeurs. Mais elle s'avérera très utile face à un petit éditeur « fragile » qui met la clé sous la porte et dans un tel cas il faut en soigner la rédaction, en impliquant le séquestre désigné, pour qu'elle soit réellement applicable le jour venu.

Pour aller plus loin

Isabelle Renard, riche d'une expérience de plus de 20 ans dans l'industrie et avocat depuis 1999, elle accompagne au quotidien les entreprises dans les problématiques juridiques liées à l'utilisation des technologies et à la transformation digitale.