À quoi sert l'extrait Kbis ?
L'extrait Kbis est, à ce jour, le seul document officiel qui atteste de l'existence légale d'une entreprise. Il est considéré comme la « carte d'identité » d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?
Tel que susmentionné, l'extrait de Kbis est un document attestant juridiquement et officiellement qu'une entreprise est enregistrée au Registre du commerce et des sociétés.
Il convient également de souligner que l'extrait Kbis est indispensable, pour toute entreprise, dès sa création. En effet, il prouve que l'entreprise est immatriculée et qu'elle peut ainsi commencer son activité en toute légalité.
Et pour cause, une entreprise qui n'a pas d'immatriculation encourt le risque d'être accusée du délit de travail dissimulé. Elle devra alors en assumer les conséquences, parfois lourdes.
L'extrait Kbis est nécessaire afin d'effectuer certaines démarches à caractère professionnel. C'est notamment le cas pour :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel ;
- Acheter des produits et services professionnels ;
- Candidater à un appel d'offres public ;
- Ou encore demander des aides financières à Pôle emploi en vue de soutenir la reprise ou la création d'une compagnie.
Par ailleurs, l'extrait peut s'utiliser pour vérifier des informations spécifiques relatives à une société. En effet, tout un chacun peut se voir délivrer l'extrait Kbis d'une société auprès du greffe concerné. Cela pourra ensuite servir, par exemple, pour authentifier qu'un client - ou prospect - est solvable ou qu'il ne fait pas l'objet d'une procédure collective.
L'extrait Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise
Par le biais de l'extrait Kbis, l'entreprise justifie son existence juridique et sa totale légalité.
L'extrait Kbis comprend un ensemble d'informations concernant l'identité de l'entreprise. À titre d'exemple, sont mentionnés la dénomination sociale, le numéro d'identification de l'entreprise, le montant de son capital social ou encore l'adresse de son siège social et le nom de ses dirigeants.
Ce document doit être mis à jour selon les événements que rencontre l'entreprise au cours de son parcours. Les déclarations reçues sont contrôlées par le greffier du tribunal de commerce auquel est affiliée la société. Ce dernier inscrit ensuite les modifications sur l'extrait.
Extrait Kbis : utilité et validité, qu'en est-il ?
Quelle est son utilité ?
Il est parfois obligatoire d'être en possession de la carte d'identité d'une entreprise pour travailler avec ses partenaires.
L'extrait Kbis sera requis en guise de justificatif lors de certaines situations. C'est le cas, par exemple, si la société souhaite ouvrir un compte bancaire professionnel ou acheter du matériel.
Quelle est sa durée de validité ?
Le Kbis est un document adressé pour une durée illimitée. Cependant, on préfèrera généralement demander un extrait Kbis datant de moins de trois mois.
C'est notamment le cas pour :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel ;
- Réaliser des démarches réglementaires pour sa société ;
- Ou louer un local commercial.
Un extrait datant de moins de 90 jours constitue alors une garantie pour les partenaires et prestataires. Pourquoi ? Tout simplement car les entreprises sont contraintes de modifier régulièrement les informations présentes dans leur extrait. En ce sens, si le document est plus ancien, les données pourraient être caduques. Ainsi, tout extrait de Kbis datant de plus de 3 mois n'est pas reconnu comme une source fiable.
Comment l'obtenir pour son entreprise ?
Pour obtenir l'extrait à jour de son entreprise, il existe deux moyens :
1. En ayant recours au service en ligne mis en place par l'administration via le site officiel d'Infogreffe. Il est possible de consulter sa fiche en recherchant son entreprise et cliquer sur « extrait Kbis » pour obtenir une version. Dans les paramètres proposés, il est aussi envisageable d'établir une réception périodique du document. Cela permet d'avoir la dernière version à jour à un rythme défini au préalable ;*
2. En adressant sa demande d'extrait Kbis auprès du greffe du tribunal dont l'entreprise dépend. Le greffier fournira alors le document signé par ses soins.
Nonobstant, une demande d'extrait Kbis ne se destine pas seulement au dirigeant de la société. Tout individu a effectivement le droit de demander et d'obtenir l'extrait d'une entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce concerné.
En parallèle, le Registre du commerce et des sociétés partage au public les informations essentielles au sujet des entreprises. C'est la raison pour laquelle tout le monde peut accéder à l'extrait d'une société.
Quelles mentions figurent sur un extrait Kbis ?
Plusieurs informations relatives à la société figurent sur l'extrait Kbis. Elles ont également été vérifiées par un greffier :
- Nom du greffe d'immatriculation ;
- Raison sociale, sigle, enseigne ;
- Certains numéros d'entreprise : numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et code NAF ;
- Forme juridique ;
- Montant du capital social ;
- Adresse du siège social ;
- Durée d'existence de la société ;
- Date de constitution ;
- Description de l'activité ;
- Nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise ;
- Données du dirigeant, des administrateurs et des commissaires aux comptes (nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse) ;
- Existence ou non d'une procédure collective engagée à l'encontre de la société ;
- Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.
Qui peut demander un extrait Kbis ?
Toute personne peut demander et obtenir l'extrait Kbis d'une entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce concerné.
Cet extrait se réfère à toute société immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. En d'autres termes, il concerne les entreprises exerçant une activité de nature commerciale, mais également agricole.
On peut, par exemple, citer les :
- Sociétés anonymes (SA) ;
- Sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
- Groupements d'intérêt économique (GIE) ;
- Sociétés en nom collectif (SNC) ;
- Groupements agricoles d'exploitation en commun (GAEC) ;
- Exploitations agricoles à responsabilité limitée (EARL).
- Auto-entrepreneurs
À savoir : l'extrait Kbis ne concerne pas les artisans ni les professions libérales.
L'extrait Kbis, une mise à jour en continu des informations
L'extrait Kbis partage des données vérifiées, et donc fiables. Au moment de sa date de délivrance, toutes les décisions relatives à la sauvegarde, au redressement et à la liquidation judiciaires sont indiquées sur ledit document.
De ce fait, s'il faut changer l'une des mentions y figurant (capital, dénomination, activité...), il faut impérativement formuler une déclaration modificative auprès du Greffe, et ce, dans le mois qui suit l'évènement dont il est question.
En somme, l'extrait Kbis se définit comme la véritable « carte d'identité » d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il s'agit du seul document officiel attestant de la légalité de l'entreprise et permettant de réaliser des procédures nécessaires au bon fonctionnement de celle-ci.
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