Facturation électronique : les clés pour bien choisir sa PDP

L'annonce de l'abandon de la plateforme publique de facturation de l'Etat (ou PPF) le 15 octobre dernier vient bouleverser le paysage des plates-formes de dématérialisation (PDP et autres OD) malgré le maintien du calendrier de mise en application de la réforme. Selon le communiqué de presse du Ministère chargé du budget et des comptes publics : « Le projet sera poursuivi en privilégiant la construction d'un annuaire des destinataires, indispensable aux échanges entre les plateformes, et d'un concentrateur des données permettant leur transmission à l'administration fiscale ». Dans ce (nouveau) contexte, comment bien choisir sa PDP ou son OD ?

Suppression du PPF et flou pour les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

« L'annonce du gouvernement va avoir de nombreux impacts et notamment redéfinir le rôle des opérateurs de dématérialisation (ou OD). Ils vont certainement devoir aller davantage sur le périmètre des PDP », explique Maryse Lecutier, responsable des activités conseil auprès des directions financières au sein du groupe EY. Car, une des différence entre les OD et les PDP était que les OD ne pouvaient pas émettre ou recevoir de factures directement sans utiliser le PPF comme intermédiaire dans le flux de la facture électronique. Le PPF n'existant plus, tout semble à revoir. Et désormais, ce qui pouvait être proposé gratuitement via le PPF, va désormais être payant pour les entreprises qui vont devoir passer par les services d'une PDP ou d'un OD. « Ce qui ne sera pas sans conséquence sur la trésorerie des PME », souligne Maryse Lecutier. Mais au-delà de ce retournement de situation dans la réforme de la facturation électronique dans l'Hexagone et les nouvelles questions que cela pose, d'autres projets de loi à l'échelle de l'Union européenne (ViDA) mettent également en suspens le sujet.

Cartographie et état des lieux des SI

Dans un premier temps, les entreprises vont devoir faire un état des lieux de leurs systèmes d'information. Et réfléchir à la meilleure solution qui pourrait s'intégrer et/ou s'implémenter dans leurs SI. Un choix qui pourra également dépendre du volume de factures à traiter ou encore du secteur d'activité de l'entreprise. Avant de se lancer dans le choix d'une quelconque plateforme, Maryse Lecutier, responsable des activités conseil auprès des directions financières au sein du groupe EY propose aux directions financières qu'elle accompagne sur le sujet de mettre en place une cartographie applicative des fonctionnalités au regard du coût et de leur valeur ajoutée.

Choix des fonctionnalités (fiscalité, P2P, order to cash, ...)

Les entreprises vont devoir sélectionner leur PDP en fonction des process internes qu'elles souhaitent privilégier. Par exemple, certaines PDP seront davantage axées sur le process order to cash, tandis que d'autres vont privilégier le rapprochement des commandes et des factures fournisseurs dans le cycle P2P. Enfin, d'autres PDP vont mettre en avant des sujets liés à la fiscalité et à la TVA. « Tout dépend de ce que l'on veut en faire et de qui prend en charge le sujet (les comptables, les fiscalistes ?), analyse Maryse Lecutier. Ainsi, certaines PDP vont être très efficientes dans les process de gestion de factures et vont pouvoir faire du prévisionnel pour le cash (ce qui intéressera les professions comptables), tandis que d'autres PDP vont suivre plus attentivement les rapports administratifs et les déclarations fiscales pour anticiper un possible contrôle fiscal (ce qui intéressera donc davantage les fiscalistes) ».

Enfin, les PDP proposent des services additionnels comme l'archivage, la gestion des droits d'accès à de nombreux utilisateurs, la formation aux outils, ... Ce qui élargit davantage le panel de choix. Attention cependant, « à ne pas négliger la maintenance (proposée ou non) qui peut être critique si la DSI en interne n'a pas la capacité de l'assurer », conclut Maryse Lecutier.