Mettre sa transformation dans les meilleures conditions de réussite
La réforme de la facturation électronique apporte son lot d'avantages dans de multiples domaines. Cependant, pour que cette transformation soit un succès, les entreprises doivent faire preuve d'anticipation et de méthode afin de préserver l'intégralité de leur patrimoine de dématérialisation.
Simplification des processus, gains de temps, réduction des coûts de traitements administratifs allant jusqu'à 75 %, accélération du cycle de paiements... Les avantages qui découlent de la facturation électronique sont légion. Ce nouveau virage digital est synonyme de nombreuses améliorations, à plusieurs niveaux, à commencer par l'optimisation de la trésorerie. « C'est un avantage opérationnel incontestable. Elle implique des flux digitalisés avec des temps de traitement bien plus courts, généralement divisés par trois grâce à l'automatisation. Il en ressort également des gains de visibilité. La centralisation permet de consulter très simplement le statut des factures, le DSO, le taux de dématérialisation et de nombreux indicateurs clés, ce qui améliore sensiblement le pilotage des activités des directions financières », décrit Baptiste Petit, Ingénieur d'Affaires chez Cegedim Business Services.
Se mettre dans les meilleures conditions pour tirer pleinement parti de ces atouts n'est pas évident. Cette obligation d'évolution s'inscrit dans un contexte où les entreprises sont souvent déjà engagées dans d'autres projets de transformations comme des migrations ERP, ou des ajouts de nouveaux systèmes. Il est primordial dès lors de bien prioriser et séquencer les différentes initiatives.
« Notre rôle dans ces cas est d'aider à définir le planning qui s'adapte au mieux aux autres contraintes, afin d'être efficace sur des jalons clés. Nous constatons au sein des entreprises un certain nombre de craintes bien compréhensibles quant à la visibilité relative à un tel projet, à sa durée, aux prérequis et ressources nécessaires, afin d'en assurer le bon fonctionnement », ajoute Baptiste Petit.
La cartographie de l'existant est un point clé pour déterminer la manière dont l'entreprise va être affectée par la réforme de la facture électronique. L'accompagnement joue un rôle crucial sur ce plan. Il couvre l'ensemble des points réglementaires, pour déterminer le nouveau cadre auquel peuvent être soumises des filiales à l'étranger, les aspects de gouvernance afin de s'assurer que les différents projets en cours ne se chevauchent pas, mais aussi la sécurisation du patrimoine déjà digitalisé. « Il s'agit d'éviter de repartir de zéro. S'il existe déjà des flux EDI ou de PDF signés en matière de facturation, l'enjeu est de les conserver pour les basculer vers des flux plus structurés compatibles avec le cadre de la réforme », illustre Baptiste Petit.
L'anticipation est déterminante pour le bon déroulement et la réussite de la transformation. Il est essentiel de se mettre en ordre de marche dès maintenant sans attendre l'échéance annoncée, et d'allouer temps et ressources nécessaires au projet pour atteindre sereinement ses objectifs. La préparation fait également partie des prérequis du succès afin de se mettre dans les meilleures conditions, en recourant notamment à des experts qui aident les entreprises à se poser les bonnes questions et à élaborer la cartographie des flux en amont. Il semble donc primordial de prévoir son projet de mise en conformité au plus tôt afin de passer ce jalon en toute sérénité et en transformant cette contrainte réglementaire en une véritable opportunité.
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