Gestion des factures: la piste d'audit fiable, pourquoi et comment

14 milliards d'euros par an. C'est le coût estimé de la fraude à la TVA en France, selon la Commission européenne, et le principal argument justifiant de la mise en oeuvre de la piste d'audit fiable, laquelle fait partie des trois procédés de facturation fiscalement admis avec l'EDI et la signature électronique, depuis le 1^er janvier 2013 (par transposition de la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010).

La piste d'audit fiable consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de la facture. Cela en vue de garantir le lien entre la facture reçue, l'opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Elle est obligatoire, à défaut des deux procédés, y compris pour les factures papier.

Selon une étude Fidal, Itesoft et APDC (Association professionnelle des directeurs comptabilité et gestion), la piste d'audit fiable semble destinée à devenir la voie numéro un de sécurisation des factures, loin devant l'échange de données informatisées (EDI) - qui n'est pratiqué que par 19% des entreprises car assez coûteux - et la signature électronique qualifiée utilisée par 15% des organisations. "Aucune société ne recevant 100% de ses factures via EDI fiscal ou signées électroniquement, la piste d'audit fiable concerne toutes les entreprises", insiste l'étude.

Authenticité, intégrité, lisibilité mais encore?

Pour satisfaire aux exigences de la piste d'audit fiable, l'entreprise doit garantir trois grands principes:

• l'authenticité de l'origine de la facture,
  
• l'intégrité de son contenu
  
• et sa lisibilité.
  

"Il faut marquer chaque étape du process de facturation, s'assurer qu'il y a bien eu une commande, vérifier qu'il n'y a pas d'écart de montant, que le service rendu est bien celui indiqué sur la facture, etc., énumère Thibault Hénique, directeur associé et responsable de l'équipe TVA du cabinet Fidal. La piste d'audit fiable doit sécuriser tout cela."

Pour autant, les textes ne définissent pas avec précision les contours de la piste d'audit fiable, notamment ce que recouvre la notion de "fiabilité". "Autant de questions qui, faute de précisions et de retours d'expérience suffisants devraient inciter nombre d'entreprises à considérer l'EDI ou la facture électronique signée comme le moyen le plus simple et surtout le plus sûr de passer à l'électronique", estime Emmanuel Olivier, directeur général d'Esker.

Les textes ne définissent pas avec précision les contours de la piste d'audit fiable, notamment ce que recouvre la notion de "fiabilité"

De fait, selon Fidal, si huit sondés sur dix ont une bonne connaissance des fondamentaux de la réglementation, des incompréhensions subsistent. Ainsi, plus de la moitié des personnes interrogées pensent que le PDF simple sans signature électronique n'est toujours pas considéré comme voie de sécurisation des factures. Or, la piste d'audit fiable sécurise aussi bien les factures papier que les factures électroniques non signées. Plus généralement, huit personnes sur dix ne s'estiment pas suffisamment renseignées sur le contenu des textes légaux et leur interprétation en matière de piste d'audit fiable.

Que faire en cas de contrôle fiscal?

Le contrôle fiscal figure en tête des inquiétudes qui persistent autour de la piste d'audit fiable. En effet, selon Fidal, un répondant sur deux craint de ne pas avoir "suffisamment" documenté sa piste d'audit fiable afin de satisfaire aux attentes du vérificateur. Un sur trois s'interroge même sur le risque de "trop" documenter sa piste d'audit fiable et sur l'usage de ces données par l'Administration.

"Au départ, les entreprises étaient conscientes que l'administration fiscale n'était pas encore très agressive sur le sujet, observe Delphine Bouchet, avocate spécialisée en TVA associée chez Arsene Taxand. Mais en 2016, nous avons vu apparaître les premiers contrôles portant sur les exercices 2013 à 2015 avec des demandes de l'Administration concernant la piste d'audit fiable." L'avocate se veut toutefois rassurante: "Nous avons eu des demandes, mais pas encore de remise en cause sur la base uniquement de la piste d'audit fiable." Par ailleurs, aucune sanction n'est prévue pour le moment.

"En 2016, nous avons vu apparaître les premiers contrôles portant sur les exercices 2013 à 2015 avec des demandes de l'Administration concernant la piste d'audit fiable."
M^e Delphine Bouchet, Arsene Taxand

Quelle documentation fournir?

La documentation à fournir à l'administration fiscale ne requiert aucun formalisme particulier. Elle peut aussi bien se limiter à quelques pages ou constituer un important document en fonction de la taille de l'entreprise, de sa volumétrie de facturation et du nombre de ses clients. "Il n'y a pas de critère figé qui ferait que l'Administration rejetterait la piste d'audit fiable. Quoi qu'il en soit, il vaut mieux produire un document synthétique de quelques pages dès la première demande afin de prouver sa bonne foi que de ne rien fournir, d'autant plus que la réglementation est en vigueur depuis le 1^er janvier 2013. Expliquer les choses simplement suffit."

Pour l'Administration, sans doute, mais peut-être pas pour l'entreprise elle-même. Pour Thibault Hénique, la piste d'audit fiable est également l'opportunité de "remettre à plat l'ensemble des flux de facturation de l'entreprise". "La piste d'audit fiable conduit à formaliser les contrôles internes que l'entreprise doit d'abord mettre en place pour elle-même avant de le faire pour l'administration fiscale, explique-t-il. La documentation est une description des procédures mises en oeuvre et des contrôles en place. Il s'agit de mener un audit de procédures qui doit permettre de remettre les choses d'équerre. Pour cela, il peut être intéressant de se faire accompagner par un fiscaliste."

Selon Fidal, 91% des sondés considèrent en effet que la réglementation implique une remise à plat salutaire des processus.

La documentation portant sur la piste d'audit fiable sera produite par la direction financière ou la direction fiscale de l'entreprise, en coopération avec les services comptabilité et informatique. Si elle existe, "la direction fiscale ne doit pas faire cela seule dans son coin, estime Delphine Bouchet. La collaboration est un facteur clé de succès."