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Facturation électronique : la mise en conformité devient urgente

La dématérialisation des factures représente une évolution majeure. En plus de réduire les coûts administratifs, la réforme de la facturation électronique garantit une optimisation des processus internes et une meilleure traçabilité des échanges commerciaux. Des avantages encore méconnus par les PME.

Publié par Cegid le 26 nov. 2024 | Mis à jour le 3 déc. 2024 à 16:54 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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A partir du 1^er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir une facture électronique. A cette même date, les grandes sociétés de plus de 5 000 salariés et les entreprises de taille intermédiaire seront dans l'obligation d'émettre leurs factures au format électronique. Cette mesure va s'étendre progressivement, à partir du 1^er septembre 2027, aux PME et aux micro-entreprises. L'entrée en vigueur de cette réforme est un point d'étape décisif d'un processus en pleine accélération à l'échelle européenne, et au-delà. Pourtant, rares sont les dirigeants ayant pris la mesure de cette obligation réglementaire et enclenché une transformation de leur processus. « Le degré d'urgence, c'est de ne pas attendre. C'est un sujet qui n'est pas encore pris en main de façon concrète et sérieuse par les ETI et les plus petites structures. Elles attendent encore que la copie soit parfaitement sèche pour s'y mettre. Je crains un goulot d'étranglement en 2026, concède Guillaume Rejou, directeur marketing produits, marché finance au sein de Cegid. J'entends dire qu'un ultime report pourrait être envisagé lors des prochaines élections présidentielles mais il y a de fortes chances que cette réforme, dont l'enjeu repose sur la lutte contre la fraude fiscale grâce à une traçabilité améliorée des transactions, arrive à son terme ».

Un véritable projet qui va bousculer les habitudes des salariés

Prendre la mesure de l'urgence devient donc une nécessité stratégique. Un peu plus de 70 acteurs privés et leurs plateformes, dont Cegid, ont été immatriculés en France pour accompagner les entreprises françaises, émettre, transmettre et recevoir des factures au format électronique. Ces plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont pour mission de contrôler la conformité légale des documents déposés, avant de les transmettre à la plateforme des clients concernés ainsi qu'au Portail Public de Facturation qui centralise les données. « Tous les échanges de facturation doivent transiter via cette plateforme, qui convertit le document dans le format attendu pour garantir la sécurité des données. Cette réforme n'est pas une simple mise à jour d'un système informatique. C'est un projet d'entreprise qui va nécessiter un temps de réflexion, d'implémentation, la mise en place de processus internes, la mise à jour de la data, la connaissance de ses fournisseurs. Cette réforme représente aussi une occasion pour simplifier et moderniser des outils de gestion, comme les notes de frais, afin de s'assurer de leur comptabilité avec la facture électronique », ajoute Guillaume Rejou.

Une opportunité de digitalisation

La mise en conformité avec la réglementation ne doit donc pas être considérée comme une contrainte, mais bien comme une opportunité stratégique. Parmi les grands avantages de cette réforme : l'intégration automatique des factures dans le système comptable. Une automatisation qui limite les erreurs humaines, garantit la véracité des informations et augmente l'efficacité opérationnelle des salariés dédiés à la réalisation de cette tâche.

« La plupart des PME perçoivent cette réforme comme une contrainte, alors qu'elle permet de diminuer le temps de traitement administratif et garantit à terme une meilleure traçabilité des échanges commerciaux, une meilleure maîtrise de la relation avec ses clients et ses fournisseurs. Elle offre également une meilleure conduite des opérations financières, grâce au suivi du paiement des factures et à leur recouvrement », assure Guillaume Rejou.

A partir de 2025, les entreprises pourront tester les modalités d'échange de factures. « Tous les systèmes seront prêts pour faire des tests, ce qui va permettre aux entreprises de se préparer sereinement aux impacts de cette transformation », déclare Guillaume Rejou. Cette réforme pourrait bien constituer un avantage concurrentiel pour les organisations qui adoptent les méthodes les plus efficaces et l'automatisation de leurs processus de facturation.