Le DAF face aux enjeux de la mobilité 1/3 : la flotte automobile

Du financement à la maintenance, des pneumatiques et de la carrosserie à l'assurance ou encore au péage et au carburant... la flotte automobile est incontestablement un budget aux multiples aspects. Un poste de coûts qui fait intervenir de nombreux marchés et pléthore d'acteurs.

Et si l'on peut connaître avec précision le montant de chacune de ces sous-catégories et en réduire la facture, ce budget comporte plus que tout autre des frais masqués liés à la gestion même du parc automobile qui, dans les PME/ETI, est souvent dilué entre les différentes fonctions de l'entreprise (les coûts pouvant atteindre 25K€ annuels pour un parc de 100 véhicules).

En outre, aussi bien outil de management des entreprises que véritable levier de développement économique, elle est à la jonction des politiques RSE et RH des entreprises. En effet, la politique d'attribution des véhicules, lourde de sens, est un outil de management qu'il faut manier avec sagacité. Et c'est sans compter, qu'objet de tous les rêves ou de toutes les controverses, la voiture relève aussi du positionnement de l'entreprise en termes de respect de l'environnement.

Cinq actions pour une flotte automobile performante

• Pour améliorer les positions financières, tout débute par un état des lieux qui fera le point autant sur l'usage même du parc automobile que sur le niveau de satisfaction des utilisateurs. Cette étape invite également la direction générale à avoir une vision claire de ses objectifs. En effet, maîtriser parfaitement le budget demande d'allouer du temps et des compétences. A cet audit qualitatif est associée une analyse quantitative qui passe au crible les factures relatives à chaque segment (assurances, pneumatiques, carburant, péage, réparation, entretien... et financement (achats, LLD...). Ces audits sont à réaliser tous les 4 ans.

• Créer une car policy adaptée à l'entreprise. Pour être performante, elle devra être cohérente avec la stratégie de l'entreprise et aussi précise qu'équitable en termes d'attribution des véhicules. Le document définira des " classes " de collaborateurs (3 suffisent) et identifiera des modèles de véhicules cohérents en termes de gamme, motorisation, options.... La car policy annoncera également les usages possibles (conduite par le conjoint, voyages à l'étranger...) ou encore les pénalités en cas de non-respect. Nous invitons les entreprises à la revisiter tous les 2 à 4 ans, afin qu'elle tienne compte de l'évolution de leur positionnement stratégique. La car policy est ensuite traduite en un catalogue de véhicules. Celui-ci devant suivre le renouvellement des gammes des constructeurs automobiles devra être revisité tous les 6 mois.
  

En outre, notons que la voiture en sa qualité de levier de rémunération est aussi un outil de management qu'il faut manier avec finesse pour s'accommoder des changements sociétaux. Aujourd'hui, un jeune qui roule peu ne souhaite pas forcément qu'on lui attribue un véhicule et encore moins en diesel.

• Effectuer une loi de roulage selon l'usage de chaque type de bénéficiaire est crucial. Elle doit être précise et considérer les kilométrages parcourus dans la journée, l'année, en ville ou en montagne... Notons que les montants des loyers et les pénalités financières exigés par les loueurs sont entre autres calculés en fonction des kilomètres parcourus. En termes de motorisation, ajoutons que les loueurs qui plébiscitaient encore il y a quelques mois le diesel ne lui accordent aujourd'hui que peu de crédit et abaissent leurs valeurs résiduelles. Pour autant, selon la loi de roulage, les motorisations diesel restent génératrices d'économies substantielles.
• Choisir le mode de financement le plus adapté : achat ou LLD ? Il faut comparer les schémas et procéder à des appels d'offres. Une analyse en coûts réels qui considère l'ensemble des services apportés par les loueurs comme la possibilité de modifier un contrat en cas de départ d'un salarié, est également indispensable. Pour améliorer les positions, disposer d'un panel de plusieurs loueurs permet de multiplier par 1,5 les économies réalisées. Effectivement, tous ont des atouts spécifiques selon leur positionnement. Certains sont meilleurs que d'autres en termes de marques, de motorisations, de durée de la location ou encore valeurs résiduelles...
  

L'entreprise devra également analyser un par un les sous-segments et renégocier les accords-cadres.

• Profiter des renouvellements de véhicules pour étudier l'adoption de véhicules qualifiés de moins polluants. Électriques et hybrides bénéficient également d'un impact positif en termes de fiscalité - TVS ou bonus/malus sont basés sur les émissions de CO2-. Et pourquoi ne pas affecter une partie de la flotte automobile au partage ; l'investissement au kilomètre est moins élevé qu'un véhicule qui ne circule que 2 fois par jour avec une personne.
  

En conclusion

Ce budget qui relève de la vision de la direction générale nécessite, pour être maîtrisé, des compétences d'un gestionnaire de parc qui intègre les divers champs d'expertise et qui saura être un interlocuteur fiable, capable d'échanger avec les différentes parties prenantes, et être porteur de solutions.

Si les entreprises ne disposent pas de ce profil en interne, il est conseillé de faire appel à des compétences externes qui en ont fait leur métier. Leur expertise vous évitera une inévitable dérive du budget !

Pour en savoir plus

Yann Guillaud, associé d'Euklead y exerce en qualité d'expert en gestion de flottes automobiles. Il a réalisé toute sa carrière dans la location longue durée. Après 20 ans d'expérience dans l'amélioration et la gestion de parcs automobiles, il participe à la création d'EUKLEAD en 2013 avec 21 associés.