La carte affaires, bonne ou mauvaise idée ?

La carte affaires, moyen de paiement le plus courant

Dans une optique de gestion des frais de déplacements, la carte affaires apporte à première vue une réponse satisfaisante au DAF : les salariés à qui il la remet savent parfaitement l'utiliser, son fonctionnement étant similaire à celui d'une carte de crédit classique. Avec en prime une souplesse dans la trésorerie de l'entreprise puisque les débit sont différés à 28, 30 voire même 70 jours.

Aussi, les banques commercialisant la carte business offrent la possibilité de débiter les sommes dépensées soit sur le compte de l'employeur, soit directement sur celui du collaborateur. Dans le premier cas de figure, l'intérêt est de pouvoir plafonner les dépenses. Dans le second, l'entreprise peut alors responsabiliser quelque peu ses collaborateurs qui s’auto-disciplinent dans leurs frais.

En utilisant ce moyen de paiement, un relevé mensuel des dépenses est envoyé au détenteur de la carte ainsi qu'au DAF de l'entreprise et au gérant. Il est alors possible de savoir qui dépense quoi et combien. Les paiements par carte affaires peuvent par ailleurs être cantonnés à certains fournisseurs uniquement, selon un accord entre la banque et la direction de l'entreprise. 

Dernier avantage, les banques proposent une gamme de services associés bien commodes comme des garanties d'assurance voyage, des garanties pour véhicules de location, une assistance juridique, une assistance médicale ou encore des remboursements express des achats frauduleux.

Bien qu'attrayante à première vue, la carte affaires n'est pourtant pas le moyen de paiement actuel le plus agile et intelligent. Car si les banques les associent souvent à des services intéressants, elles ne gèrent pas la totalité du processus d'achat : approbation des dépenses, contrôle, suivi comptable, etc.

La carte affaires et ses limites !

La paperasse générée par une carte affaires est conséquente et la gestion des reçus peut littéralement devenir un cauchemar. Un cauchemar pour l'employé qui se transforme en comptable à la fin de chaque mois, mais un cauchemar aussi pour l'équipe finance qui court après les factures et justificatifs des équipes opérationnelles... quand elles les ont gardés !

D'autant que pour s'en sortir, le recours à un outil ad hoc est obligatoire. A la clé, beaucoup de temps perdu pour la direction administrative et financière ainsi que pour l'employeur. Pourtant il existe des solutions qui automatisent l'enregistrement d'un paiement directement dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.

L'utilisation d'une carte affaires implique en parallèle une gestion des notes de frais. Un système loin d'être optimal pour limiter les abus, contrôler les dépenses et qui coûte cher à l'entreprise tout en étant propice à la fraude.

Il faut également savoir que l'interface web de gestion des cartes affaires est rarement simple d'utilisation et intuitive. Certaines fonctionnalités comme modifier le plafond des cartes ne peut s'effectuer directement en ligne. L'entreprise doit donc appeler sa banque à chaque fois qu'elle a besoin d'augmenter ou d'abaisser le seuil des dépenses.

Enfin, le fait de recevoir chaque mois un document PDF qui fait office de relevé de compte ne donne pas la possibilité au RAF d'exporter les paiements vers son outil comptable ni d'analyser finement les données. L'entreprise ne dispose pas dans ce cas d'un outil intelligent de pilotage et d'analyse des dépenses.

La carte affaires reste donc une solution de paiement traditionnelle plutôt avantageuse. En revanche, elle ne répond pas aux besoins des jeunes entreprises dynamiques ni à ceux des PME en pleine croissance. Ces entreprises ont besoin d'outils qui allient flexibilité, sécurité et automatisation.

Article initialement publié sur le blog de Spendesk*