D.A.F et directeur achat : 3 étapes pour une collaboration gagnante !

Le directeur financier est en charge du développement, il doit mettre au point des démarches à suivre en adéquation avec l’état du marché tout en gardant en tête les problématiques des temps modernes : adaptation avec la transformation numérique, consolidation des coûts et respect des réglementations en place. Sans véritable collaboration avec le directeur achat, le D.A.F aura du mal à se procurer les outils nécessaires au développement de son activité et à l’optimisation de ses processus.

Il ne peut y avoir une rupture entre ces deux directions : les besoins des D.A.F en achats explosent et seul le directeur achat peut répondre à ce besoin et procurer le nécessaire. Ainsi, il faut que ces deux acteurs collaborent étroitement pour déterminer les besoins et les objectifs à atteindre.

Alors comment installer cet environnement de collaboration entre ces deux acteurs au rôle stratégique au sein de l’entreprise ?

La collaboration dans la définition du budget

Le D.A.F a tout à gagner en accompagnant la direction achat dans l’élaboration du budget. Il est amené à participer aux prévisions du budget et faire en sorte de transmettre ses objectifs en termes d’acquisition au directeur achat qui permet d‘obtenir la meilleure qualité au meilleur prix. Il faut donc veiller à réconcilier entre les objectifs des deux parties. les deux acteurs doivent travailler en parfaite symbiose pour formuler les prévisions futures en termes de coûts mais aussi des appréhensions aux risques potentiels. En gros, le directeur financier transmet les objectifs stratégiques, les attentes de la direction générale ainsi qu’un éclairage sur l’ensemble des investissements et l’état de la trésorerie. Le directeur achat fait suite à ces besoins stratégiques et met au point la stratégie achat à déployer en apportant son expertise acquise sur le terrain.

La rationalisation des procédures grâce à l’automatisation

Le partage des données communes est la clé pour mettre au point un budget commun. Ainsi, les visions de chaque équipe seront réconciliées et porteuses de valeur de par leur complémentarité. Pour servir cette collaboration entre les deux directions, il faut installer une parfaite synchronisation des flux achats et financiers. Les technologies en place permettent de répondre à ce besoin et d’aider à l’installation d’une meilleure collaboration entre le D.A.F et le directeur achat. Il faut dans ce cas prendre en main des solutions qui vont au-delà de la gestion des achats pour inclure des fonctions de gestion budgétaire. Cette pratique va améliorer la visibilité pour les deux directions ainsi que la conformité des dépenses engagées. Le fait de centraliser les données des deux directions optimise la prise de décision ainsi que l’échange et le partage des données. Il faut également que ces deux parties s'accordent sur le fait d'automatiser certains processus redondants auquels l'ensemble de l'entreprise fait face à savoir la gestion des notes de frais, la facturation ou le suivi du poste clients.

La mise en place d’indicateurs communs

La direction finance a un rôle décisif dans la définition des indicateurs de performance, il faut que ces indicateurs soient alignés avec ceux de la direction achat pour mesurer la qualité de ses services. L’objectif ici, réside dans le fait d’utiliser un référentiel de données commun aux deux parties pour arriver à traduire la performance de l’équipe achat qui est principalement la réduction et l’optimisation des coûts. Pour que les achats apportent de la valeur et une optimisation de la prise de décision de la fonction finance, il faut mettre en place des indicateurs communs et aligner ces deux fonctions sur des objectifs communs. Souvent, le seul moyen de mesure de la performance est le calcul du montant économisé. L'étude de la performance doit aller au-delà et inclure d’autres indicateurs à savoir la performance du poste fournisseur, le pourcentage des dépenses conformes au budget et celles hors budget ou le pourcentage des achats réalisés sur contrat.

Vous l'avez compris la direction finance et achat doivent collaborer étroitement pour atteindre les objectifs stratégiques essentiels au développement de l'entreprise. L'optimisation peut prendre plusieurs formes : une meilleure communication, une valorisation de l'activité de chaque direction et la nécessité de prendre en main les nouvelles technologies pour faire évoluer les différents processus.