4 défis à relever pour une direction financière " digital centric "Défi n° 4 : Organiser la gouvernance et l'archivage des données
La digitalisation tend à l'explosion des volumes d'information et impose de pouvoir conserver de façon durable, sécurisée et conforme les documents et leurs données sous forme numérique. En cas de litige, les directions financières doivent pouvoir compter sur un document électronique présentant tous
Contrats et avenants, documents commerciaux, bulletins de paie et dossiers des salariés, factures électroniques et flux de paiements, ... La transformation numérique vient impacter jusqu'aux flux les plus sensibles des entreprises. Avec elle, les obligations de conformité se renforcent pour assurer notamment, la conservation des documents et leur valeur probatoire, ainsi que la confidentialité et la sécurité des données.
Relever ce défi passe par la mise en place d'une gouvernance rigoureuse des flux documentaires et des données et de leur conservation.
1. Des volumes importants à disponibilité continue et sécurisée
Qu'il s'agisse de flux papier ou numériques, il est d'abord question d'automatiser leur acquisition,quel que soit le canal via des moyens adaptés à la croissance des volumes. L'évolution vers la digitalisation tend à l'explosion des volumes d'information, obligeant les entreprises à adapter leurs infrastructures pour répondre aux nouveaux besoins de traitement et de stockage orientés Big Data. Pour cela, elles doivent s'orienter vers des solutions et architectures permettant d'une part une capacité de stockage quasi-infinie et une disponibilité continue des données et contenus archivés, d'autre part une alimentation des nouveaux outils d'analyse prédictive et de pilotage pour une vision 360° de vos activités.
2 . Conformité des documents
Alors que les volumes de données sont appelés à poursuivre leur expansion, leur fiabilité constitue une autre problématique de plus en plus importante sur les plans réglementaires et de la réputation. L'archivage des données ne se réduit pas seulement à la capacité de volume, il est aussi et sur tout question de garantir l'intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, et la traçabilité des événements, tout au long du cycle de la vie des documents.
Parce que la transformation digitale conduit inévitablement à la suppression du papier, il devient donc impératif et indispensable de pouvoir conserver de façon durable, sécurisée et conforme les documents et leurs données sous forme numérique. L'archivage doit ainsi garantir leur intégrité, leur confidentialité et leur authenticité, et permettre une restitution considérée comme totalement fidèle et fiable aux originaux traités. Assurer une bonne gouvernance de l'archivage des documents et des données s'impose donc comme une clé de voute des directions financières à l'heure de la mutation digitale.
A travers Tessi Certified Suite, Tessi vous accompagne dans l'acquisition,la gestion et l'archivage de toutes vos données. La solution a été spécialement conçue pour répondre aux besoins d'archivages à valeur probatoire des flux d'informations en entreprise. Multicanal, elle permet de capturer tout type de flux, papier ou numérique, afin d'en assurer le traitement et la conservation électronique. Conforme aux normes en vigueur, la solution propose un Système d'Archivage Électronique (SAE) intégrant infrastructures techniques sécurisées,briques logicielles et procédures industrielles, pour une gestion sans rupture de la capture à la conservation. Certifiée NF461 par l'AFNOR, cette solution garantit l'INTÉGRITÉ des documents et de leur contenu, la PÉRENNITÉ de leur conservation, la SÉCURITÉ du système et la TRAÇABILITÉ des événements, tout au long du cycle de vie des documents. Tessi Certified Suite est ainsi l'assurance d'une solution de tiers archivage, capable d'opérer la conservation électronique de vos documents les plus sensibles, en toute sécurité et confidentialité.
A propos de Tessi :
Tessi Documents Services accélère la performance de vos parcours clients à l'heure de la transformation digitale.
Expert de la gestion multicanale des flux d'information et de paiement, de l'externalisation des processus métiers et de relation client, Tessi documents services accompagne les banques, les entreprises et les administrations dans leurs projets de transformation digitale et leur recherche de performance des parcours clients.
En savoir plus : http://www.tessidocumentsservices.fr
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