Entreprises du digital, soyons prêtes à faire face aux futurs aléas !

Face à une crise sans précédent, nous évoluons désormais dans un monde où l'incertitude règne en maître. Si les semaines de confinement ont poussé l'univers de l'entreprise tout entier au changement, la plus grande flexibilité des méthodes de travail gagnée à marche forcée doit perdurer en ce qu'elle est un véritable atout pour affronter efficacement les potentiels futurs aléas. Qu'il s'agisse d'une nouvelle crise sanitaire, d'une période de grève des transports ou de tout autre mouvement social rendant difficile l'accès au lieu de travail, il nous convient, entreprises du secteur du digital, de tirer parti des enseignements de cette crise pour gérer avec fluidité de telles situations à l'avenir. Retour sur les bonnes pratiques que nous ont dictées les semaines de confinement passées.

Le principe du flex-office, un premier pas vers le télétravail

Pour les entreprises qui n'avaient pas encore sauté le pas, l'éclatement des équipes du au télétravail contraint par les mesures de confinement a parfois pu être difficile à gérer, au moins dans un premier temps. Pour éviter cette phase de flottement, outre le fait d'équiper les collaborateurs d'outils facilitant les échanges en interne, une solution réside dans la mise en place du Flex-Office (appelé également Living Office). Ce principe d'aménagement des locaux d'entreprise consiste en la création de différents espaces dédiés à chaque besoin, avec une rotation des places pour permettre un mix entre les équipes et les niveaux hiérarchiques.

L'objectif ? Ne pas assigner des équipes à des lieux, ou des postes à des bureaux, mais plutôt concevoir et dimensionner des zones fonctionnelles selon les besoins en termes de concentration, d'interaction, de réalisations techniques...Au-delà de faciliter au quotidien les échanges inter-équipes, et par la même, l'innovation, le Flex Office permet ainsi d'habituer les collaborateurs à ne pas travailler physiquement à côté des membres de leur département. Une sorte de mise en conditions qui facilitera grandement un nouveau passage à un mode 100% remote généralisé si cela devait advenir à nouveau dans un futur plus ou moins proche !

Une politique zéro-papier pour un nomadisme facilité

Ces dernières semaines, plus que toutes autres, nous ont montré l'importance de la digitalisation des processus d'entreprise. Alors que la transformation numérique s'inscrit comme une tendance de fond depuis déjà de longues années, la crise nous a donné la preuve par l'exemple, et des plus concrètes, que nous ne pouvons plus être tributaire d'un quelconque dossier papier stocké dans les locaux de l'entreprise. Certains diront, sans prendre en compte aucun aspect sécuritaire, qu'il est toujours possible pour un collaborateur de déplacer à son domicile les documents papier nécessaires à la réalisation de ses missions en télétravail.

Mais qu'en est-il pour un dossier partagé par plusieurs membres d'une équipe, voire par plusieurs équipes, comme c'est souvent le cas ? Si les entreprises, quelle que soit leur taille, trouveront divers intérêts à se transformer par le digital (hausse de la productivité, amélioration de l'expérience collaborateur...), il en est au moins un commun à toutes : permettre la continuité de l'activité en cas de crise majeure. Plus que jamais les entreprises se doivent d'accélérer, de maîtriser et de sécuriser leur stratégie de dématérialisation. 2020 sera sans aucun doute une année charnière dans la transformation digitale des entreprises !

Vers plus d'égalité dans les conditions de travail à domicile

De la même manière que l'école doit permettre l'égalité des chances, l'entreprise doit assurer - plus encore que la meilleure expérience collaborateur possible - une égalité des conditions de travail à tous les salariés, et ce quelles que soient leurs ressources ou leur catégorie sociale. Un critère difficile à respecter (si ce n'est en définissant un certain nombre de conditions à l'embauche) pour une entreprise qui serait à nouveau contrainte de placer l'ensemble de ses collaborateurs en télétravail, tous ne disposant pas des mêmes conditions de travail à domicile. Pour s'y préparer, et ainsi éviter un quelconque sentiment de favoritisme dans les équipes pouvant générer une forme de frustration contre-productive, l'employeur se doit de proposer - même hors crise - les mêmes avantages à tous les collaborateurs en télétravail (sans différence entre ceux en 100% remote et ceux qui télétravaillent quelques jours par semaine).

S'il faut malgré tout être conscient qu'à l'arrivée tous n'évolueront pas avec des conditions de travail équivalentes, selon leurs propres conditions de vie, la rédaction d'une "remote policy" visant à définir les avantages et compensations liés à l'activité en télétravail est un plus. Mise à disposition du matériel nécessaire à la réalisation de leurs missions à domicile dans de bonnes conditions (ordinateur portable, écran secondaire, chaise de bureau...), prise en charge d'une partie des frais de fourniture internet... les conditions peuvent variées selon le choix de l'entreprise mais une chose est sûre : si un tel dispositif est en place, l'entreprise aura de grandes chances d'affronter avec succès et en toute fluidité les futures crises que nous réserve (ou pas !) les mois et années à venir !

Pour en savoir plus

Philippe Raynaud est Country Manager France de PeopleDoc.