Fiche 08 : Temps synchrone et temps asynchrone

Optimiser les temps et collaborer à distance

En résumé

Avec l'outil Temps synchrone et temps asynchrone, le manager transversal identifie les 4 espaces-temps pour pourvoir échanger et partager des informations ou communiquer :

• Temps présentiel synchrone : espace de rencontre et de partage en " chair et en os ".
• Temps distanciel synchrone : espace de communication à distance en " direct " permettant des gains de temps.
• Temps présentiel asynchrone : espace de partage d'informations pratiques librement consultable.
• Temps distanciel asynchrone : carrefour d'information disponible en consultation à distance.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Être agile dans sa manière d'informer et de communiquer pour faire avancer les projets transversaux.

Contexte

Lorsque le manager transversal a besoin d'échanger des informations et de communiquer avec ses interlocuteurs.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identifier les caractéristiques des 4 espaces temps.
• Rendre efficaces les échanges dans chaque espace-temps.

Méthodologie et conseils

Le temps présentiel facilite les échanges et nourrit les liens de confiance. Le temps distanciel permet surtout d'informer rapidement. Le temps synchrone est à privilégier pour résoudre des problèmes. Le temps asynchrone est un levier pour partager des informations.

• Temps présentiel synchrone

Caractéristiques : ce temps en " chair et en os " permet de se connaître, de partager de manière vivante des informations et de construire des relations de confiance.

Critère d'efficacité :

• Préparer ces réunions afin d'éviter des rencontres stériles.
• Surprendre positivement ses interlocuteurs, par exemple en faisant témoigner une personnalité extérieure sur des bonnes pratiques mises en place dans d'autres filiales.

• Temps distanciel synchrone

Caractéristiques : il s'agit des réunions à distance, des appels téléphoniques (conférences audio) qui constituent des espaces d'échange rapide.

Critère d'efficacité :

• Identifier les besoins de ses interlocuteurs à distance.
• Repérer les disponibilités de ses interlocuteurs grâce à la consultation des agendas partagés ;
• Faire valider des règles du jeu pour éviter de trop longs messages ou des dérangements répétitifs.

• Temps présentiel asynchrone

Caractéristiques : le manager transversal " dépose " des informations qui seront ensuite consultées. Il peut par exemple utiliser un centre de documentation, des panneaux avec un visuel attractif composé de chiffres clefs et indiquant les actions en cours. Les mails sont aussi une source d'information et d'échange rapides entre les différents utilisateurs.

Critère d'efficacité :

• Faire preuve de synthèse pour faciliter la prise de connaissance d'informations clefs.
• Veiller à rendre ces informations attractives et facilement consultables soit par mails, soit dans un espace dédié.

• Temps distanciel asynchrone

Caractéristiques : l'utilisation de canaux de distribution tels que réseaux sociaux, intranet, espace collaboratif pour partager des documents.

Critère d'efficacité :

• Entretenir les échanges et alerter régulièrement les personnes des nouveautés.
• Les intéresser à venir consulter et partager.