Fiche 05 : Les outils collaboratifs

Rendre acteurs les parties prenantes : les outils collaboratifs

En résumé

Le manager transversal dispose de plusieurs outils collaboratifs ayant chacun des finalités différentes : le bon usage des outils est essentiel et doit tenir compte des besoins respectifs des acteurs. Ces différents outils constituent un ensemble des moyens organisationnels et techniques qui permettent à des groupes de personnes réunies autour d'une action ou d'un projet commun d'assurer les 3 fonctions de :

• communication ;
• coopération ;
• coordination.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Animer son réseau ou son projet de manière stimulante.

Mettre en mouvement les différentes parties prenantes.

Contexte

À l'heure du numérique et à distance le manager transversal doit créer des échanges stimulants entre les parties prenantes et faire vivre l'information partagée ; il a l'opportunité de collaborer autrement avec des outils collaboratifs.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Communiquer.
• Coopérer.
• Coordonner.

Méthodologie et conseils

• Communiquer

Ce project manager dans le domaine industriel a créé un forum appelé " Météo des humeurs " ; les contributeurs du projet s'y donnent rendez-vous virtuellement et les discussions permettent aussi de plaisanter et de donner son humeur du moment sur l'avancée des contributions ; ce forum aide le project manager à capter le climat de travail ainsi que des suggestions.

Les outils collaboratifs adaptés : les réseaux sociaux d'entreprises, les blogs, les plateformes de travaux collaboratifs, les messageries instantanées permettent de communiquer rapidement.

• Coopérer

Partager des savoirs et des pratiques, échanger des outils et des méthodes sont aussi une possibilité qu'offre le travail collaboratif ; ce correspondant qualité a produit des podcasts qui sont des moyens de diffusion de fichiers (audio, vidéo ou autres) pour présenter une nouvelle bonne pratique qualité.

Les outils collaboratifs adaptés : les wiki professionnels, les outils d'écritures collaboratives, les espaces collaboratifs sur un portail intranet permettant le dépôt de contenus pouvant servir à l'ensemble des contributeurs sont des moyens de coopérer rapidement.

Les réseaux sociaux d'entreprises (RSE) permettent eux aussi de faciliter la coopération ; chacun peut se faire connaître auprès de toute une organisation (compétences, expériences, actualités projets...) et de rentrer en contact direct avec d'autres personnes ; C'est une forme d'annuaire à forte valeur ajoutée, spontané, actualisé, riche.

• Coordonner

Ce responsable du portail intranet d'un grand groupe agro-alimentaire a pour mission de le refondre ; ce travail est complexe car les contributeurs sont chacun dans des filiales ; il a besoin de s'ajuster avec ces correspondants situés à distance ; il a mis en place un workflow qui décrit le circuit de validation, les taches à répartir entre les différents contributeurs pour mettre à jour le portail.

Les outils collaboratifs adaptés: un workflow qui décrit la suite d'étapes ou opérations à effectuer. Il permet le passage d'un produit, d'un document, d'une information d'une étape à l'autre et garantit ainsi une bonne coordination.