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La boîte à outils du Management transversal
Chapitre VIII : Le manager transversal à distance
Fiche 03 : Les quadrants de la communication
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- Publié le 1 déc. 2017
La boîte à outils du Management transversal
8 chapitres / 58 fichesCombiner les différents moyens de communication dans le formel et l'informel
En résumé
Le manager transversal est un communicant de tous les instants ; il crée des moments d'échanges avec les parties prenantes en utilisant les 4 quadrants de la communication :
- formel/face à face et formel/collectif : il officialise ses messages et prend des décisions lors de rencontres individuelles ou en réunion.
- informel/face à face et informel/collectif : le manager transversal développe des relations informelles de proximité et de confiance avec les acteurs soit à l'occasion de rencontres fortuites en face à face ou de manière collective avant ou après des réunions.
Pourquoi l'utiliser ?
Objectif
Informer et communiquer pour faire avancer ses idées et ses actions.
Contexte
Le management transversal qui se pratique à distance nécessite un bon tempo dans les échanges d'information et une alternance entre communication formelle et informelle.
Comment l'utiliser ?
Étapes
- Utiliser les zones formelles et leurs impacts en face à face ou en réunion.
- Utiliser les zones informelles et leurs impacts à l'occasion de rencontres individuelles et collectives.
Méthodologie et conseils
- Le face à face formel permet de cadrer des objectifs individuels et de procéder à des ajustements
Le manager transversal doit identifier ses objectifs pour optimiser l'impact dans ses rencontres en face à face : fixer de nouveaux objectifs, faire le point sur l'activité, évaluer une action, apporter une aide ou un avis éclairé.
Cet animateur de réseau planifie des rencontres individuelles, soit téléphoniques, soit physiques, qui sont des moyens de définir précisément ses besoins et les engagements de chacun des membres de son réseau.
- La réunion formelle permet d'harmoniser des pratiques (enjeux communs - objectifs - moyens)
Ces rencontres sont planifiées à l'avance, comme dans ce groupe multi-métiers qui contribue à l'amélioration des services auprès des clients de cette compagnie d'assurance.
Les échanges collectifs permettent de casser les " silos " et de fédérer des positions communes en les traduisant dans un plan d'action.
- Les rencontres individuelles informelles permettent de nouer des liens autrement, de créer des alliances.
Une jeune responsable de projet en charge du développement numérique d'une société de transport s'aperçoit au bout d'un an qu'elle n'a pas déjeuné avec les chefs de services ; Elle a abordé sa mission sous l'angle technique négligeant de nouer des liens en dehors des réunions de cadrage. Les gens disent d'elle qu'elle est froide.
- Les rencontres informelles avec un groupe de personnes
Les occasions de nouer des liens avant et après les réunions formelles permettent aux langues de se délier plus facilement. Ainsi, ce pilote d'un projet international invite à déjeuner ses interlocuteurs quand ils viennent en France et les amène à un spectacle le soir ; ils en sont très satisfaits. Il évoque l'informel en prenant l'image suivante : " la cour de récréation est aussi importante que la classe pour échanger entre nous ".
Les échanges spontanés créent un sentiment d'appartenance. Les occasions de rire, de déjeuner ensemble favorisent l'ouverture aux autres et donc créent un climat de confiance.
- Combiner les différents leviers d'information ou de communication permet d'enrichir ses messages et les alliances.
- L'informel est aussi important que le formel.
- Combiner les rencontres.
- Varier vos sources de contacts.
