Comment réduire vos coûts d'affacturage?

Les banques proposent aujourd'hui prioritairement l'affacturage comme mode de financement court terme, mais l'affacturage coûte cher. Le coût tourne en moyenne autour de 7 à 15% de l'argent prêté.

Pourquoi une telle fourchette ? Principalement parce que l'affacturage est un mode de financement à tiroirs. Il comprend bien sûr le financement lui-même, mais la banque peut également proposer l'assurance crédit et le service de relance de vos clients. Selon le périmètre, bien sûr, le coût ne sera pas identique.

Les principaux coûts de l'affacturage sont :

-La commission d'affacturage

Elle correspond au travail que fait la banque dans le cadre de ce financement. A minima le travail c'est de traiter les factures et leurs règlements, mais il peut y avoir la gestion de l'assurance crédit et la relance client. Vous comprenez bien que le coût sera différent.

-La commission de financement

Elle est en général calculée sur Euribor plus une marge. Celle-ci sera d'autant plus importante que votre risque sera jugé élevé.

-Les coûts de fonctionnement

Tout ce que la banque va vous facturer comme l'accès au site internet, le coût de la prise en compte d'un nouveau compte client, le coût pour un changement de plafond de garantie pour un client, etc.

Les entreprises doivent donc être très attentives aux coûts de leur affacturage. Elles ne sont pas démunies, mais cela nécessite la mise en place d'un plan d'action. Ce plan d'action aura en parallèle des effets positifs sur la gestion, le résultat, et le cash de l'entreprise. Cela est donc particulièrement intéressant de s'y atteler. Les trois étapes clefs sont la préparation, la négociation et le suivi. Nous ne parlerons ici que des éléments les plus significatifs.

La préparation

Ce que demande le factor n'est rien d'autre que ce qu'il est nécessaire de faire dans le cadre d'une bonne gestion de votre entreprise. Donc meilleure est la gestion de l'entreprise et notamment du cycle client, plus le banquier va considérer le risque comme faible. Sa marge de financement sera plus faible avec un meilleur coût pour vous.

À titre d'exemple, voici quelques points que la banque va regarder :

-La commande

Si la commande est écrite; qu'elle est contrôlée à sa réception quant aux prix, quantités, date de livraison; qu'en cas d'écart, le client est contacté pour qu'un accord soit trouvé et que cet accord soit matérialisé par écrit, alors la commande est parfaitement sécurisée. Le risque de litige est faible. À l'opposé, si la commande est uniquement orale, qu'en cas d'écart de prix, quantités ou autre rien n'est fait, le risque de litiges sera beaucoup plus important. Chaque activité a ses propres contraintes et le circuit parfait n'est pas toujours possible. En revanche, il est toujours possible de l'analyser et de mettre en place les outils adaptés pour le sécuriser au maximum.

-La relance client

Celle-ci doit être organisée. Plus elle sera efficace, moins vous aurez besoin de financement, plus le banquier estimera que le risque est faible. En effet, une bonne relance permet de détecter rapidement le client qui ne paie pas et traiter le problème plus rapidement. S'il y a litige, il sera plus facile à traiter, car il sera plus récent et donc les protagonistes auront en mémoire ce qui s'est passé. Si le client n'est pas en mesure de payer, les livraisons s'arrêtent et l'ardoise ne continue pas à gonfler. Le risque est mieux contrôlé.

Se préparer, c'est donc analyser tout le circuit client de la prospection à l'encaissement pour connaître les points forts et les points faibles. Une bonne connaissance des points faibles, permettra de mettre en place des actions correctrices que vous pourrez présenter au banquier.

La préparation c'est aussi choisir les clients que vous allez céder. En effet, dans un portefeuille client, il y a toujours des clients qui sont financièrement solides et d'autres qui plus fragiles. Il est préférable de remettre à la banque les factures des clients qui présentent le meilleur profil de risque.

Il est également important de comprendre comment sa société fonctionne par rapport à ses clients et nécessaire de disposer de statistiques comme : le nombre de clients ouverts par an, le nombre de fois où les lignes d'encours garanti sont modifiées... Cela donnera une base statistique pour négocier tous les coûts annexes.

La préparation est essentielle. Elle prépare et facilite le travail de négociation à venir. De même, se munir des prévisions de trésorerie permet de connaître le montant de financement nécessaire et de se positionner à la bonne hauteur.

La négociation

Mon propos n'est pas de vous dire comment négocier, vous savez cela, mais d'attirer votre attention sur quelques points clefs :

-Mettre les banques en compétition, mais en limitant le nombre. Trois ou quatre sont suffisantes. Challenger son banquier habituel peut avoir du bon à condition de le mettre en concurrence avec d'autres banques.

-Créer une grille de lecture. Chacune des banques va présenter ses tarifs sous son format. Il faut un moyen pour comparer les différents coûts et en même temps calculer le coût global. Cette grille constituera un outil puissant de négociation, car il mettra en évidence les écarts. C'est sur eux qu'il faudra s'appuyer, car ils constituent vos marges de négociation.

-Négocier tout et pas seulement la commission d'affacturage et de financement. Même si individuellement les coûts sont faibles, au total sur l'année, l'ardoise peut être lourde.

Le meilleur contrat est maintenant négocié mais le travail n'est pas terminé. Le fonctionnement du contrat est également essentiel.

Le fonctionnement

Un affacturage doit être suivi comme le lait sur le feu. Ce n'est pas parce qu'on a cédé des factures à une banque qu'on s'est débarrassé du problème, bien au contraire.

La priorité est de s'assurer que la comptabilité et celle du factor sont bien en phase. Attention à na pas laisser déraper la situation au risque de ne plus être en mesure de contrôler ce que fait le factor. Les conséquences seront a minima de perdre en financement, au pire de perdre de l'argent via des créances qui ne seraient pas récupérées et des frais qui seraient abusivement chers.

L'autre point absolument essentiel est de continuer à travailler le cycle client, comme s'il n'y avait pas d'affacturage. Plus le cycle client sera efficace, moins vous aurez besoin d'argent, moins l'affacturage coûtera cher. Le travail commencé en amont de la négociation doit être absolument poursuivi.

Bien négocier son contrat d'affacturage n'est pas une sinécure, mais à la clef il permet de gagner 2 ou 3% voire plus sur le coût facturé par la banque. En réalité, le gain est encore plus important, car en travaillant le cycle client et en l'optimisant cela aura un impact positif sur le cash et les résultats.

Il ne faut donc pas hésiter à négocier un contrat d'affacturage. Les courtiers peuvent le faire à votre place sur la partie négociation, mais sachez qu'ils sont rémunérés par la banque pendant toute la durée du contrat.

Michel Pivot a créé DAF Evolution en 2012 pour accompagner et permettre aux entreprises d'avoir plus de trésorerie. Il réalise des missions de DAF et fait également des audits pour une banque dans le cadre de l'affacturage. Il est l'auteur du livre "Les clés du cash" dont l'objet est de permettre à tous de comprendre les rouages du cash dans l'entreprise.