Frais professionnels : comment éviter une gestion chronophage

Green Lighthouse Développement (GLHD) est une entreprise spécialisée dans le développement de projets photovoltaïques. Les chefs de projets sont amenés à se déplacer fréquemment à travers le territoire national pour superviser les chantiers et assurer le bon déroulement des opérations. Ces déplacements réalisés par des moyens variés (hors avion) engendrent un volume conséquent de dépenses professionnelles au-delà des repas classiques. Avec une proportion importante de collaborateurs itinérants, la gestion des notes de frais est devenue rapidement un enjeu stratégique nécessitant des solutions adaptées et optimisées.

Une gestion complexe

« Dès ses premières phases de développement, alors qu'elle comptait une quinzaine à une vingtaine de collaborateurs, l'entreprise a rapidement constaté que le suivi manuel des notes de frais était une charge administrative lourde », explique tout d'abord Xavier Campion, directeur financier externalisé de Green Lighthouse Développement (GLHD). Initialement, le système de gestion en place (Lucca) était utilisé pour les contrats, la gestion des absences et les notes de frais classiques, mais l'entreprise s'est vite heurtée à une problématique de traitement volumineux des dépenses. « L'utilisation des moyens de paiement personnels des collaborateurs impliquait une saisie manuelle fastidieuse, la validation de lignes de dépenses multiples et des virements importants à effectuer une à deux fois par mois. Cette méthode, bien que courante dans les structures en croissance, posait un véritable défi en matière d'efficacité et de contrôle des coûts », détaille-t-il.

Le choix d'une gestion optimisée

Face à cette situation, l'entreprise a dû ajuster sa politique de gestion des frais afin de garantir une maîtrise optimale des dépenses tout en limitant les contraintes administratives. Plutôt que d'opter pour un système d'avances sur frais, qui comporte un risque inhérent (absence de contrôle sur l'usage des fonds alloués en amont), « elle a privilégié une approche plus stricte en matière de suivi des remboursements », indique Xavier Campion.

En effet, attribuer des avances aux collaborateurs sans une vérification continue de l'usage des fonds pouvait engendrer des risques financiers et opérationnels. L'absence de contrôle direct sur ces montants pouvait potentiellement compliquer la gestion comptable et budgétaire, surtout dans un contexte de forte mobilité. Autre contrainte, face à une croissance rapide des effectifs et à un volume important de frais professionnels - oscillant entre 200 000 et 300 000 euros par an pour une entreprise de 15 à 30 collaborateurs, « la gestion des notes de frais est rapidement devenue une contrainte administrative lourde », précise Xavier Campion. Le nombre élevé de déplacements, incluant hébergements fréquents et repas professionnels, nécessitait une solution plus efficiente pour éviter la multiplication des demandes de remboursement et les contrôles fastidieux. « L'entreprise, n'ayant pas une équipe financière suffisamment dimensionnée pour traiter ces flux de manière traditionnelle, a donc recherché une alternative plus fluide et adaptée à sa structure », précise-t-il.

Solution : une carte de paiement pro

Parmi les pistes envisagées, l'option retenue a été la mise en place de cartes de paiement professionnelles comme le propose Lucca, permettant aux collaborateurs en déplacement d'effectuer leurs dépenses directement via un moyen de paiement dédié. « Cette solution a été choisie pour sa simplicité d'implémentation et son efficacité en termes de contrôle des dépenses », souligne le Daf. En moins d'une semaine, l'entreprise a pu activer et distribuer les premières cartes, y compris sous format virtuel, afin de tester leur usage auprès d'un noyau restreint de collaborateurs ayant des volumes de frais de déplacement les plus conséquents.

L'objectif était de fluidifier le processus de gestion des dépenses, d'éliminer les avances et les remboursements fréquents, tout en offrant un meilleur suivi des transactions. Cette première phase de test a permis aux utilisateurs de juger la pertinence de la solution et d'évaluer son impact sur leur expérience au quotidien, notamment en termes de simplicité et de gestion des budgets alloués aux déplacements.

Maîtrise des flux financiers

Concrètement, la carte de paiement mise en place fonctionne comme une carte bancaire classique, mais est associée à un compte virtuel géré par l'opérateur Swan, spécialisé dans les solutions financières. Elle est attribuée nominativement à chaque collaborateur et permet de régler l'ensemble des dépenses professionnelles dans le respect des règles de gestion de l'entreprise. Contrairement aux cartes bancaires traditionnelles, elle ne débite pas directement le compte principal de l'entreprise, mais un compte virtuel dédié, offrant ainsi une meilleure maîtrise des flux financiers. Son utilisation couvre divers besoins professionnels : réservations de billets de train, locations de véhicules, frais de restauration hors périmètre des titres-restaurant, ainsi que certaines dépenses annexes comme des coûts d'impression pour des dossiers destinés aux collectivités. « Cette solution apporte une souplesse opérationnelle aux équipes tout en garantissant un suivi optimisé des transactions », souligne Xavier Campion.

Une gestion des frais optimisée

Du point de vue de la gestion des notes de frais au niveau comptable, elle demeure identique. Chaque mois, le collaborateur doit soumettre son déclaratif de dépenses, accompagné de toutes les pièces justificatives. « L'utilisation d'une carte pro ne dispense pas du contrôle interne, puisque chaque transaction doit être validée par la hiérarchie et la comptabilité », détaille Xavier Campion. En cas de non-conformité aux règles de l'entreprise (dépense injustifiée ou hors politique interne), la somme peut être requalifiée en imputation personnelle. Ainsi, l'ensemble du processus de validation reste inchangé. « L'avantage principal réside dans l'automatisation du rapprochement des transactions. Dès qu'une dépense est effectuée avec la carte professionnelle, le collaborateur peut immédiatement prendre en photo le justificatif, ce qui permet une association instantanée entre le paiement et la preuve de dépense », ajoute-t-il. Cette synchronisation immédiate simplifie le traitement comptable, garantissant une correspondance parfaite entre décaissement et dépense, et éliminant ainsi les erreurs de rapprochement. Pour lui, « Il est essentiel de suivre l'évolution des frais de déplacement au sein de l'entreprise, car il s'agit d'un poste budgétaire significatif. Une analyse régulière des dépenses permet non seulement d'identifier les tendances de consommation, mais aussi de détecter d'éventuelles anomalies », indique-t-il. Un élément fondamental dans la mise en place d'un dispositif de cartes professionnelles repose sur la relation de confiance entre l'entreprise et ses collaborateurs. L'attribution de ces cartes à l'ensemble des employés concernés implique une responsabilisation individuelle et une adhésion stricte aux règles de gestion en vigueur. « Il est donc primordial de s'assurer que chaque détenteur comprend et respecte les bonnes pratiques, garantissant ainsi une utilisation rigoureuse et transparente des moyens de paiement mis à disposition », conclut-il.