Management virtuel : tout sauf artificiel

Depuis le mardi 17 mars 2020, début officiel du confinement imposé pour lutter contre la propagation du Covid-19, la plupart des travailleurs doivent jongler entre obligations professionnelles et familiales. Là où, auparavant, nous faisions tous société, nous sommes, désormais, invités à nous retrancher.

Redevenir maître du temps en s'imposant une routine

Place à une nouvelle gestion du temps. L'heure est au retour sur soi, tout en prenant soin des autres et en conservant le lien. Il faut donc accepter son propre rythme sans pour autant se perdre. Rester connecté aux gens qui nous entourent, impose un minimum d'obligations.

On met en place, pour les enfants une routine rassurante, il en est de même pour les adultes. Il est donc impératif de se fixer un emploi du temps clair et régulier, afin de se donner un cadre et inciter les salariés à en faire de même. Peu importe qu'ils ne travaillent pas autant qu'au bureau !

Les circonstances sont ce qu'elles sont, il faut donc composer. Il est d'ailleurs préférable de les inciter à mettre en place des plages horaires de travail, même plus courtes et qu'ils puissent s'occuper totalement et en pleine conscience de leurs enfants. Le temps de qualité sera ainsi privilégié, sans parasitage et sans distraction.

Pour les plus aguerris au télétravail, la routine peut être le seule guide, l'autonomie aidant à organiser des temps de travail en fonction des projets. Pour maintenir la cohésion d'équipe, conservez l'organisation des réunions d'équipe en réduisant leur durée afin de gagner en efficacité avec un ordre du jour, des priorités ainsi qu'un nombre raisonnable de participants. Et pour casser l'austérité de la situation, n'hésitez pas à proposer des tea times ou des apéro virtuels....

La voix pour privilégier les moments d'échanges

Management virtuel ne veut pas dire pour autant management absent. Les premiers jours de confinement ont rapidement montré à quel point les collaborateurs ont besoin d'échanger, de se retrouver. C'est l'occasion de prendre plus de temps pour chacun d'entre eux, et surtout du temps de qualité. Alors oui, il existe de nombreux logiciels permettant de fluidifier le travail en mode projets, pour partager les tâches et les documents mais rien ne remplacera la voix.

On constate ce besoin de se téléphoner, d'entendre ses équipes, les rassurer, les motiver, les mobiliser. Ainsi, appeler ses équipes pour un moment privilégié qui passe par la voix, de façon dépouillée, simple, sans artifice entraîne davantage de sincérité. Sans image, sans écran qui entaillent parfois la vérité, en travestissant certains aspects, la voix renforce l'exclusivité du moment.

Libérés des contraintes des conversations efficaces aux cadences effrénées, on laisse la place au temps long et de qualité. C'est également le moment de quelques confidences et la possibilité donnée, au dirigeant de mesurer le moral de ses collaborateurs. Car l'enjeu est bel et bien là : comment maintenir le rythme de la société en mobilisant les collaborateurs dont certains sont seuls dans de petits appartements sans que personne ne flanche. Soyez sincèrement et le plus honnêtement possible à l'écoute.

La confiance réciproque pour favoriser la responsabilisation et l'autonomie

De plus, le management virtuel doit reposer sur un socle essentiel qui est la confiance réciproque tout en offrant la possibilité d'accompagner chacun en fonction de ses besoins.

Chaque collaborateur doit être reconnu comme responsable et autonome. Il est donc en mesure de piloter ses projets, d'alerter en cas de difficulté et de prioriser. Pour les plus juniors, un accompagnement plus régulier peut être proposé afin de ne pas naviguer à vue mais c'est en faisant confiance que l'entreprise responsabilise ses collaborateurs et les rend acteurs de leur mission auprès de leurs clients.

Face à l'enjeu de la situation créée par le Coronavirus, ce n'est plus le moment de remettre en cause la capacité de certains à travailler à distance. Nous sommes tous dans le même bateau et nous devons tous nous en sortir collectivement. C'est en donnant du sens aux missions réalisées que le collaborateur pourra également gagner en autonomie. Il est primordial d'expliquer à chacun son rôle dans l'entreprise, quels sont les attentes, objectifs, tenants et aboutissants.

On ne pourra pas exiger du salarié un engagement total (encore plus avec un management virtuel) si aucune direction, ni explications ne sont données. Ce point est d'autant plus vrai avec les plus jeunes qui ont besoin de sens dans leur travail au quotidien.

Sentiment de liberté, gage de reconnaissance, le télétravail est le dernier recours pour poursuivre une activité quoi qu'il en coûte. Un nouveau mode d'organisation pour de nombreuses entreprises se met en marche qui impose de nouvelles exigences tant pour le dirigeant que pour ses collaborateurs. C'est sur le socle de la confiance que pourra être instauré un télétravail apaisé et productif qui bénéficiera à chacun.

Pour en savoir plus

Delphine Jouenne co-fondatrice du cabinet de communication Enderby. Elle a suivi une formation de lettres classiques et de philosophie qui l'a amenée à se pencher sur le sens et l'origine des mots. Son rôle de conseil en stratégies de communication auprès des entreprises, lui confère un poste d'observatrice de choix en matière de langage et de ses évolutions.