Savez-vous gérer votre temps ? 7 astuces pour ne plus être débordé

Votre fonction vous amène à être sur tous les fronts. Vous arrive-t-il de regretter de ne pas avoir pu passer plus de temps avec un collaborateur ? Avez-vous également la désagréable sensation que c'est parfois votre emploi du temps qui commande ?

Alors, quelles sont les astuces pour ne plus être débordé ? Trouver votre équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle,st-ce vraiment l'équation impossible ?

7 astuces pour ne plus être débordé

Définissez vos priorités grâce à la matrice d 'Eisenhower

Elle vous permet de distinguer et hiérarchiser ce qui est urgent et nécessaire de ce qui ne l'est pas.

La matrice d'Eisenhower se décompose en 4 groupes :

- Ce qui est urgent et nécessaire,

- Ce qui urgent mais non nécessaire,

- Ce qui est nécessaire mais non urgent,

- Ce qui n 'est ni urgent ni nécessaire.

Pour éviter la procrastination (remettre à plus tard ce que l'on peut faire aujourd'hui), focalisez-vous sur le dernier point. Vous aurez ainsi l'esprit libéré pour vous concentrer sur les aspects stratégiques. Définir ainsi vos priorités vous amènera à vous détacher de la fameuse " to do list " que vous allez reporter, au mieux, d'une semaine sur l'autre...

Evaluez la durée de toutes vos activités

Personnelle ou professionnelle, la durée d'une activité est une notion très subjective. Ce qu'on aime passe toujours trop vite, ce qu'on rechigne à faire dure bien souvent trop longtemps.

Soyez honnête par apport à ces deux points pour évaluer au mieux le temps que vous passez sur vos activités. Vous vous rendrez ainsi mieux compte des tâches répétitives, que vous pourrez peut-être automatiser et des tâches chronophages.

Pour rester concentré et efficace, pensez à la " méthode Pomodoro " : 45 minutes de travail puis 15 minutes de pause.

Hiérarchiser vos priorités et évaluer la durée de vos activités sont les bases de votre gestion du temps. Ce sont elles en effet qui vont vous permettre de construire et d'anticiper votre journée et votre semaine.

Anticipez votre journée et votre semaine

Pour maîtriser votre agenda, prenez le temps de tout noter : vos rendez-vous, les plages dédiées aux dossiers que vous gérez, votre temps " off ", vos activités extra-professionnelles... Rien ne doit échapper à votre vigilance. Vous aurez ainsi une visibilité totale de votre emploi du temps.

Pour chaque tâche, pensez également à prendre une marge de sécurité, toujours utile pour votre tranquillité d'esprit.

Prévoyez les imprévus

Ce sont des sources de stress permanentes. Si vous écartez les événements inattendus (accident, fourrière, inondation,...), les imprévus sont prévisibles ! Les incidents qui peuvent vous paraitre mineurs et inhabituels sont en fait des éléments qui doivent vous " mettre la puce à l'oreille " car ils sont révélateurs de dysfonctionnements. En étant attentif, vous éviterez ainsi les dérapages et les glissements de planning avec leurs lots de mauvaises surprises.

Investissez dans un agenda papier

Les agendas numériques et partagés, même s'ils sont très pratiques, vous coupent de toute forme d'écriture. Même si vous pensez que cela fait doublon, achetez un agenda papier, une gomme et un crayon (papier). En écrivant (et en gommant !), vous allez très vite vous rendre compte si ce délai est tenable ou ce rendez-vous utile. L'engagement avec un crayon et une gomme est bien différent de celui des agendas électroniques.

Apprenez à dire " non "

Par peur de déplaire ou de paraître pour quelqu'un d'antipathique, vous dîtes bien souvent " oui ", alors que vous pensez et que vous voudriez dire " non "... Et c'est ainsi que vous pouvez vous retrouver dans des situations qui vous dépassent, et dont vous voudriez vous défaire.

Pour éviter ces moments inconfortables, apprenez à dire " non " et entraînez-vous à le dire sur des petites choses puis sur des points plus importants.

Fuyez les voleurs de temps

Entre les appels , les alertes en tout genre ou les notifications des réseaux sociaux, les sources de distraction sont nombreuses.

Avez-vous tenté, ne serait-ce que pour une heure, de passer votre téléphone en mode avion et de fermer votre boîte mails ? Oui vous pouvez le faire ; votre entreprise ne va pas s'arrêter et vos équipes vont continuer de travailler.

Equilibre vie personnelle - vie professionnelle, l'équation impossible ?

Sauf exception, la recherche de l'équilibre vie personnelle - vie professionnelle est une quête permanente. Ce qui va sembler être un équilibre pour l'un, ne le sera pas pour l'autre. Ces aspirations varient selon les âges, les projets de vie ou les aspirations de chacun.

Gérer son temps " en pleine conscience " va vous aider à trouver cet équilibre si personnel.

Pour résoudre cette équation, il est également indispensable de bien vous connaître et d'être au clair avec ce que vous voulez vraiment.

Alors, oubliez les jugements de valeur, les injonctions contradictoires et faîtes fi de l'avis des autres. Fuyez les " empêcheurs de tourner en rond " et ceux qui ont un problème pour chaque solution !

Pensez à déconnecter, entourez-vous de personnes qui vous aiment et vous ressourcent. Profitez de chaque moment passé avec eux, même si c'est peu de temps au début. L'expérience sera tellement bonne que vous n'aurez plus qu'une envie : recommencer !

Pour en savoir plus

Agnes Menso est coach de chefs d'entreprise et d'équipes dirigeantes pour son agence éponyme. Consultante en conduite du changement et médiateure, elle est spécialisée dans les projets de transformation des PME et des ETI.