Comment garantir la valeur fiscale des factures dématérialisées ?

L'intérêt d'une dématérialisation des flux de factures n'est plus à démontrer pour les directions administratives et financières. Pour permettre d'optimiser complètement le traitement dématérialisé des factures, il importe que celui-ci puisse avoir une valeur fiscale, de sorte que les entreprises n'aient plus à traiter deux flux en parallèle, l'un papier et l'autre électronique.

Le législateur français a introduit depuis le 1^er janvier 2013 de nouvelles règles de facturation en matière fiscale issues de la transposition de la Directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 visant en particulier à assurer une égalité de traitement entre les factures papier et électroniques (sur ces nouvelles règles).

Ce qu'exige l'Administration fiscale : des factures adressées/reçues dans leur forme et leurs contenus originels.

Quel que soit le format de la facture (papier ou électronique), de son émission jusqu'à la fin de sa période de conservation, les entreprises émettrices ou réceptrices doivent s'assurer de :

- L'authenticité de son origine c'est-à-dire l'assurance de l'identité du fournisseur ou de l'émetteur de celle-ci ;

- L'intégrité de son contenu c'est-à-dire la garantie que l'intégralité des mentions, obligatoires ou non, figurant sur la facture d'origine n'a pas été modifiée.

- La lisibilité c'est-à-dire la garantie que celle-ci puisse être lue sans difficulté par l'utilisateur et par l'Administration, sur papier ou sur écran.

Quelles responsabilité pour l'émetteur et du récepteur

Transposant la directive européenne 2010/45/UE, la réglementation française a étendu la notion de " facture fiscalement valide ". Toutefois, elle met à la charge tant de l'émetteur que du récepteur de la facture, pour certains types de factures, une obligation de mise en place de contrôles permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise et reçue et l'opération qui est en est le fondement. Son concernées les factures papier et les factures sous la forme de fichiers (PDF) .

Ces nouvelles obligations fiscales de contrôle et de documentation, en vigueur effectivement depuis le 1^er janvier 2014, doivent être aujourd'hui appréhendées en interne comme un sujet prioritaire conduisant les sociétés à redéfinir leur processus et réorganiser leur système d'informations.

Lors de contrôles fiscaux, il appartiendra en effet aux entreprises de démontrer par une documentation écrite que des processus et des modalités de contrôles établissant la piste d'audit fiable ont été instaurés. Cet audit devra permettre de :

1) Reconstituer la totalité du processus de facturation et de relier les différents documents de ce processus ;

2) Garantir que la facture reflète l'opération qui a eu lieu ;

3) Justifier toute opération par une pièce d'origine qui permettra de remonter à la facture et réciproquement.

Les auteurs

Les auteurs

Elvire Tardivon-Lorizon, Avocate et Associée au sein de GT Société d'avocats

Emmanuelle Muller-Schrapp, Associée CO & O (Conseil Opérationnel & Outsourcing), Grant ThorntonEmmanuelle Muller-Schrapp, Associée CO & O (Conseil Opérationnel & Outsourcing), Grant Thornton

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