Pour éviter les litiges fournisseurs, limiter les causes de contestations (en 4 étapes)

1) Un contrat spécifique et évolutif

" Le meilleur moyen de gérer le risque de litiges est de disposer d'un contrat reflétant les particularités et la réalité de son achat ", déclare Franklin Brousse, avocat spécialisé dans les achats indirects, informatiques et télécoms. A condition de ne pas se contenter de contrats types et surtout de les faire évoluer avec le temps ! " Les entreprises se reposent trop sur des modèles de contrats et ne les adaptent pas à la situation ; elles pensent donc être protégées mais ce n'est pas le cas ", avertit-il. Ce n'est en effet pas la même chose d'acheter des boulons et des ordinateurs ou même des ordinateurs et des logiciels : il ne faut pas se reposer sur des processus établis mais bien les adapter à chaque situation.

Le contrat signé doit donc clairement décrire ce qui est acheté et quelles sont les conditions commerciales. " La contractualisation relève du bon sens : qu'est-ce qu'on achète, pour combien de temps, sous quelle condition peut-on sortir de la relation, qu'est-ce qui est prévu en matière de propriété intellectuelle, quelles sont les garanties associées, à quel niveau va-t-on pouvoir engager la responsabilité du prestataire s'il est défaillant... ? ", énumère Franklin Brousse. " Il est préférable de prévoir la manière de gérer les éventuelles évolutions de spécifications qui peuvent nécessiter des négociations commerciales dédiées afin d'éviter des litiges et des blocages sans cette anticipation ", ajoute Cédric Guillouet, partner achats chez Althea.

2) Pas de bon de commande, pas de paiement

Les litiges peuvent également être administratifs : " Dans le cas de factures qui arrivent sans bon de commande, le rapprochement entre commande et facture ne se fait pas simplement d'autant plus si les services ne communiquent pas et que le processus n'est pas outillé, pointe Cédric Guillouet. Les achats sont alors confrontés à des litiges avec des fournisseurs non payés qu'ils doivent gérer à cause d'un processus déficient ". Pour éviter cela, Martial Gerardin, directeur général Europe de Perfect Commerce, fournisseur de solutions e-achat, conseille de mettre en place une politique de " pas de bon de commande, pas de paiement des factures " : " Le bon de commande est essentiel car c'est généralement lui qui précise ce qui est acheté et à quelles conditions. Il facilite également la comptabilité fournisseurs ".

3) Cahier de consignes et portail fournisseurs

Autre problème administratif relevé par Manuel Auguste-Dormeuil, consultant senior chez Synapscore : les erreurs sur facture. Ce peut-être un problème de montant - dû généralement à un problème de bon de commande - mais aussi tout simplement un problème de forme. Manuel Auguste-Dormeuil conseille donc d'émettre un cahier de consignes sur la façon de facturer. Et de se convertir à la dématérialisation : " La dématérialisation exige un certain formalisme qui fait que ces litiges de formes disparaissent car, sinon, la facture est rejetée ", observe Manuel Auguste-Dormeuil. Il pense que la meilleure solution est de proposer un portail fournisseurs où ils viennent déposer leur facture et peuvent voir l'avancement du traitement.

4) De la contestation au litige il y a loin

"Quoi qu'il arrive on évite toute forme de contentieux car cela engendre une perte de temps, des frais d'avocats... raconte Philippe Dupuis, Daf d'HR Path. Et constituer des dossiers n'est pas un travail très intéressant. Tout ce qu'on peut régler à l'amiable, on le fait". " Les procédures sont longues, coûteuses et aléatoires, abonde Me Franklin Brousse. Et si, au final, on passe quand même devant un juge, il sera sensible au fait qu'une solution amiable a été cherchée. " Il rapporte qu'une loi va très prochainement aller dans ce sens. " Il faut privilégier le dialogue, trouver une solution alternative...", insiste Cédric Guillouet.

Quoi qu'il en soit, avant d'engager une procédure, il s'agit d'analyser les risques, de mesurer quelles chances on a de gagner. " On peut ne rien récupérer, voire devoir payer quelque chose ", avertit Me Brousse.

Le choix des fournisseurs : les 4 fondamentaux

La meilleure façon d'éviter un litige fournisseur? Bien évidemment sélectionner au mieux ses fournisseurs.

1- Il revient au Daf d'anticiper toute défaillance financière des fournisseurs, laquelle peut être très problématique que le fournisseur soit primordial pour l'activité de l'entreprise ou si le fournisseur est trop dépendant - le client pourra dans ce cas être conduit à un appel en comblement de passif.

2- La direction financière peut également être mobilisée, en partenariat avec la direction qualité si elle existe, pour réaliser des audits qualité sur la prestation des fournisseurs afin d'évaluer leur risque.

3- S'assurer que sa demande est bien comprise du fournisseur et que la réponse de ce dernier est adéquate. Un cahier des charges doit évidemment être rédigé et une réunion de lancement organisée. "La réunion de lancement est essentielle pour s'assurer de la bonne compréhension des spécifications ", insiste Cédric Guillouet, partner achats chez Althea.

4- Lutter contre les achats sauvages : à quoi cela sert-il de sélectionner les fournisseurs avec soin si les clients internes passent ensuite par des prestataires non validés ? Martial Gerardin, directeur général Europe de Perfect Commerce, fournisseur de solutions e-achat, incite les acheteurs à présenter les fournisseurs sélectionnés et leurs différentes prestations sous forme d'un catalogue, comme un site e-commerce. " Cela évitera des litiges : si les fournisseurs ont été validés par les achats, la direction financière et la qualité, les conditions ont été négociées, il y a moins de flou ", insiste Martial Gerardin.