Assurance : comment limiter les coûts

Par essence, exercer une activité comporte des risques : s'ils ne sont que peu ou pas maîtrisés, insuffisamment voire non couverts, ils ont immanquablement des conséquences économiques, juridiques voire encore de réputation qui peuvent anéantir l'entreprise, quand ce ne sont pas les responsabilités civiles ou pénales des dirigeants qui sont directement engagées.

Les entreprises doivent considérer les risques qu'elles encourent du fait de leur activité, leur façon de l'exercer, où et avec qui, comme un élément clé de leur maîtrise de leur budget assurances. En effet, pour établir le montant des primes, les assureurs ne se basent pas uniquement sur des données objectives telles que les statistiques de fréquence et d'intensité des risques passés, ils se fondent également sur la perception qu'ils se font de ceux supportés par l'entreprise.

Autant ne pas laisser trop de place au hasard et à l'imagination -en l'absence d'une vision claire, l'assureur prendra une marge de sécurité qui va se traduire par une prime plus élevée- et réaliser une cartographie de ses risques. Son objectif est d'offrir une visibilité précise des risques de l'entreprise qui permet de les maitriser, de calibrer le niveau de franchise acceptable et d'optimiser les couvertures des risques assurables. Comment procéder ?

4 étapes pour une cartographie pertinente

1. Identifier les risques

La cartographie est un élément clé du processus de gestion du budget assurances. Elle est une représentation synthétique et globale de tous les risques qui pourraient menacer l'entreprise. Rappelons que le risque, en termes d'assurances, est la possibilité que survienne un événement dommageable avec des conséquences susceptibles d'impacter l'entreprise. Il peut être la conséquence de dysfonctionnements opérationnels internes liés à l'entreprise et ses collaborateurs ou induits par des incidents externes dus aux clients, aux fournisseurs et aux concurrents, voire prendre l'effet de catastrophes naturelles ou industrielles.

L'exercice demande, en priorité, d'identifier et de lister avec précision tous les principaux risques susceptibles de porter atteinte à l'entreprise, ses salariés et ses dirigeants. Pour être plus pertinente, la cartographie peut porter sur un champ spécifique comme : les risques stratégiques ou opérationnels, les risques affectant une activité ou une fonction particulière, ceux liés à une zone géographique précise ou un projet en particulier... Il est conseillé de faire une cartographie pour chacune de ces dimensions.

2. Évaluer les conséquences potentielles des principaux risques et estimer leur possible occurrence

Plus qu'un simplement recensement, la cartographie vise, d'après des critères d'évaluation définis par l'entreprise, à hiérarchiser les risques en fonction de leur probabilité de survenance et de leur gravité, pour permettre de déterminer leur criticité en termes d'atteinte aux personnes, dommages aux installations, de pertes d'exploitation et d'image. Ils sont notés selon des niveaux de gravité. La notation doit être suffisamment tranchée entre les risques faibles et les risques importants, pour bien les hiérarchiser. Un bémol cependant, ces critères sont en partie objectifs, telle la capacité d'autofinancement de l'entreprise, et en partie subjectifs, notamment lorsqu'il s'agit pour l'entreprise d'évaluer les impacts en termes d'image.

Ainsi, en distinguant les risques qui doivent être traités en priorité, l'évaluation évite de se retrouver avec une liste à la Prévert. Elle permet également d'effectuer des comparaisons et d'allouer avec pertinence des ressources pour les maîtriser. On notera également que ce faisant, l'entreprise distingue les risques qu'elle doit éliminer, ceux qu'elle peut auto-assurer de ceux qui nécessitent de faire appel à un assureur.

3. Maîtriser les risques

Maîtriser les risques est synonyme de conception et de mise en place de plans d'actions de prévention prioritaires et sur mesure. Il peut s'agir de créer des procédures, de former des collaborateurs, d'établir des directives... Les contrôles en seront le pendant, afin de mesurer en continu les marges de progression possibles. Il est également envisageable d'inclure des critères de détectabilité du risque, car il est parfois difficile de se rendre compte d'un risque potentiel, qui ne s'est jamais encore matérialisé, où qui échappe au contrôle qualité.

En termes d'optimisation des budgets assurances, il est conseillé d'effectuer un arbitrage entre le coût des mesures, les conséquences d'un risque, son occurrence... et de positionner les budgets de prévention sur les actions les plus pertinentes en termes de réduction des risques. Les assureurs tiennent compte dans leurs critères de tarification des mesures prises par les entreprises pour limiter les risques.

4. Assurer les mises à jour et suivre les actions

Une cartographie n'est qu'une photographie à un instant T des risques de l'entreprise. Pour avoir du sens, elle doit être régulièrement mise à jour. En effet, un de ses objectifs est de permettre de mesurer l'impact des mesures prises et de déceler les risques émergents (nouvelles activités, nouvelles vulnérabilités).

Lorsque les arbitrages ont été arrêtés, il est important de les respecter, afin que les comparaisons demeurent possibles dans la durée et de mesurer les progrès en termes de maîtrise.

Des hommes-clés à la manoeuvre

Une démarche aussi ambitieuse est nécessairement l'affaire d'un responsable de projet idéalement un collaborateur de la direction des risques et assurances, de la direction financière ou du contrôle de gestion.

Elle doit être initiée au plus haut niveau de l'entreprise dont le rôle est de communiquer sur les enjeux et de responsabiliser les parties prenantes. En effet, tous les opérationnels doivent être impliqués, afin d'informer les dirigeants des risques méconnus et de déceler d'éventuels signaux faibles ou " presque accidents " annonciateurs de risques potentiels plus importants.

Particulièrement fastidieuse, technique et chronophage, une cartographie dynamique précise et claire qui tienne compte de l'évolution de l'entreprise est généralement confiée à des experts externes. Ces derniers sont censés la réaliser dans toute mission d'optimisation des budgets assurances digne de ce nom.

Benoît de Fontenay - Associé d'EUKLEAD, y exerce en qualité d'Expert Assurances. En 2008, il crée son propre cabinet de conseil en assurance et gestion de risques, OSIRISK. Il rejoint EUKLEAD en 2014 où il . Benoît de Fontenay est aussi enseignant à KEDGE Business School et à l'ENSAM.