Vigilance sur les avantages en nature automobiles

Toujours en vogue, les avantages en nature automobiles sont très surveillés par l'administration fiscale et l'Urssaf. Cet avantage consiste à mettre à disposition du collaborateur un véhicule qu'il peut utiliser pour ses déplacements, même privés. Si ce véhicule est utilisé uniquement pour des trajets domicile-travail (voire travail-travail), les autorités administratives considèrent qu'il n'y a pas d'avantage en nature... sauf si l'entreprise démontre que le collaborateur ne dispose pas d'autre moyen de transport.

Trois cas de figure

Généralement, trois cas de figure recouvrent la notion d'avantages en nature. Le premier repose sur l'utilité, c'est-à-dire lorsque le collaborateur parcourt, dans le cadre de ses fonctions, de nombreux kilomètres. Le deuxième se justifie par l'image que souhaite véhiculer une entreprise en acquérant des automobiles haut de gamme. Enfin, troisième cas de figure, lorsque l'entreprise motive ses collaborateurs en leur proposant un véhicule qui prend en compte leurs goûts et critères personnels. Cette dernière situation est souvent sujette à des abus, comme le remarque Philippe Lechat, expert-comptable commissaire aux comptes chez Axiome: "Les problèmes sur l'évaluation des avantages en nature peuvent alors apparaître, notamment si les véhicules sont 'décalés' par rapport aux besoins du collaborateur."

La complexité des frais réels

Pour le salarié, l'avantage en nature est intégré dans son salaire brut et donc dans son revenu imposable. Il est soumis aux charges sociales. Pour l'entreprise, cet avantage englobe aussi bien les véhicules achetés (en propriété) que ceux en location. Deux modes de calcul sont disponibles : les frais réels ou le mode forfaitaire annuel. Avec les frais réels, il convient de calculer le nombre de kilomètres parcourus à titre privé sur le total de ceux réalisés sur une année et par véhicule. Il est donc nécessaire d'archiver les factures liées à ces déplacements tout en distinguant parfaitement les kilomètres professionnels. "Souvent considéré comme fastidieux à mettre en place, ce mode est utilisé dans moins de 10 % des cas", précise Philippe Lechat.

Dans le cas d'une voiture achetée en cours d'année, le chef d'entreprise doit mensualiser la base de calcul puis la multiplier par le nombre de mois de détention du véhicule. Dans l'hypothèse où l'employeur prend en charge le carburant, il est nécessaire d'ajouter ces dépenses pour l'usage privé de l'automobile. Dans le cas d'un véhicule loué, le dirigeant prendra en compte le coût global annuel de cette location, plus les frais d'entretien et d'assurance.

Forfait annuel plébiscité

Intéressants mais délicats à mettre en place, les frais réels sont délaissés en faveur du mode forfaitaire, qui s'avère beaucoup plus répandu. Dans le cas d'un véhicule acheté par l'employeur, l'avantage est évalué sur la base de 9 % du coût d'achat (TTC) pour une voiture de moins de 5 ans (6 % pour une auto de plus de 5 ans). Le taux passe à 12 % (ramené à 9 % lorsque le véhicule a plus de 5 ans) dans l'hypothèse où le carburant est pris en charge par l'entreprise, ce qui est souvent le cas. L'employeur doit alors ajouter ces frais de carburant utilisés pour un usage privé. "L'employeur a le choix soit d'ajouter les frais réels de carburant, soit de calculer un forfait intégral prenant en compte le coût du véhicule et du carburant", précise Maxime Sartorius, dirigeant de Direct Fleet et de Fleet Note.

Le cas du crédit

Autre hypothèse, celle où l'auto est louée ou financée en crédit-bail. Dans ce cas, l'avantage est évalué à hauteur de 30 % du coût global annuel de la location, de l'entretien et de l'assurance.

Basé sur un forfait annuel, l'avantage doit être ajusté au prorata du nombre de mois durant lesquels l'auto a été confiée au salarié. Dans le cas de la prise en charge du carburant par l'entreprise, l'avantage en nature passe alors à 40 %.

Frais réels, forfait : il faut choisir

"Lorsqu'un salarié effectue peu de kilomètres à titre privé, choisir les frais réels est souvent une bonne idée", souligne Grégory Libre, directeur commercial chez Arval. A contrario, lors d'un usage privé fréquent du véhicule, le mode forfaitaire sera privilégié, surtout au vu des hausses fréquentes du prix du carburant.