3 astuces pour mettre en place un système de recouvrement efficace

Selon une étude du Cabinet Altares sur les " défaillances et sauvegardes d'entreprises T1 2021 ", 77 % des défaillances d'entreprises en 2021 portaient sur des liquidations judiciaires. Quelle que soit la taille de l'entreprise, la liquidité est le nerf de la guerre. L'argent doit rentrer sur les comptes pour permettre à l'entreprise de survivre et de se développer, notamment lorsque la conjoncture est difficile. Comment entreprendre la mise en place d'un système de recouvrement utile, efficace et agile ?

C'est comme un masque, il doit être à la bonne taille

Le risque de défaut de trésorerie concerne l'ensemble des entreprises, quel que soit le volume de chiffre d'affaires qu'elles génèrent. Lorsque le décalage entre la facturation et l'encaissement devient trop important, le bon fonctionnement de l'entreprise en est profondément altéré. Le suivi de la trésorerie est donc primordial et permet d'alerter le dirigeant d'entreprise.

À l'instant où l'entreprise détecte les premiers signes de retard de paiement, il devient indispensable de réfléchir au système de recouvrement à mettre en place. Pour chaque type d'entreprise, il existe un système de recouvrement adapté en fonction de la typologie des factures, des caractéristiques des retards et du profil des clients.

La première étape pour instaurer le système le plus adéquat est de définir le processus en analysant les données des retards clients et en se posant les bonnes questions :

- Qui sont les clients en retard ? Pourquoi sont-ils en retard ?

- À combien s'élèvent les pertes et quel est le risque associé aux créances actuelles ?

- Comment évolue le délai moyen de paiement clients (DMP) ? Il correspond au nombre de jours de crédit des clients ; plus le DMP est élevé plus la trésorerie de l'entreprise est en danger.

- Quelles données sont disponibles ? Identifier leur localisation et leur format sera la base de l'analyse pour avoir une image précise de la situation (quantitative et qualitative) des impayés

Cette première étape d'analyse et de prise de recul est essentielle, car elle force le dirigeant à se faire une image globale de la situation, à collecter l'ensemble des informations pour adapter le système au niveau de risque de l'entreprise et cibler l'effort.

Identifier la bonne solution : une opportunité de transformation

Quelle que soit la taille de l'entreprise, le système de recouvrement s'adapte aux moyens disponibles et c'est aussi pour cela que l'étape précédente est indispensable. Une fois l'image des impayés clairement dessinée, on est alors en mesure de définir les moyens à allouer.

Il existe une multitude d'options pour structurer son recouvrement et toutes ont un impact intéressant. La clé est dans la diversification et l'aptitude à bien identifier le moment où il devient nécessaire de relancer et quand désactiver le système. Entre les deux, des opportunités pour automatiser des tâches :

Interne ou externe : l'entreprise dispose-t-elle des ressources nécessaires en interne ? ou bien doit-elle choisir de faire appel à un prestataire ? Un facteur de décision peut être le processus de règlement des clients : si ce dernier est très lourd, il peut s'avérer plus rentable de mettre en place le système de recouvrement en interne. Pour leur part, les prestataires de recouvrement permettent de traiter des volumes importants, cependant il est conseillé de se renseigner sur leurs méthodes, le montant de leurs commissions et leur capacité à traiter la typologie des clients de l'entreprise.

Outillé ou manuel : un système de recouvrement peut reposer sur des processus manuels (envoi de campagnes de courriels, suivi des données via des tableaux de bord Excel). Il existe cependant sur le marché des outils de recouvrement permettant de suivre, paramétrer les campagnes de courriels automatiques, etc. Ces outils sont flexibles, permettent à l'entreprise de gagner un temps significatif dans la gestion du recouvrement et souvent de réaliser de réelles économies.

Quelle technique appliquer et à quel moment : regrouper les montants des créances par intervalle de retard permet de comprendre immédiatement où cibler l'effort. Par exemple, en fonction du nombre de jours de retard et des montants, une méthode de recouvrement adaptée peut être appliquée (campagne de courriels, relance téléphonique, lettres de relance, Mise en demeure sont les techniques de base utilisées). Parallèlement, bien s'assurer que les litiges clients sont identifiés et résolus, accélère les paiements clients.

Piloter le système : l'optimisation continue

Le recouvrement est un métier à part entière : non seulement sa mise en place peut prendre du temps, mais c'est également une activité en constante évolution et nécessitant un suivi régulier. D'une part, l'entreprise doit s'assurer que le système est efficace et, concrètement, que le cash rentre. D'autre part, le recouvrement peut fluctuer autour des trois axes " client ", " facturation ", " typologie des retards ". Le besoin en recouvrement évolue et demande des ajustements réguliers. Un système de recouvrement sesuit et s'entretient tout au long de son activation.

Un indicateur indispensable et multifonction est le taux de collecte (le coût du recouvrement par rapport au cash collecté) : il facilite l'évaluation de l'efficacité et de la rentabilité du système. C'est un outil de motivation pour le personnel de recouvrement et une très bonne base sur laquelle des brainstormings réguliers sont fortement conseillés afin d'identifier les pistes d'optimisation.

Un système structuré de recouvrement, aligné à la structure et aux caractéristiques des créances client de l'entreprise, lui permet de s'assurer de disposer des outils adaptés et éléments de pilotage associés. Le recouvrement est une activité liée au reste de l'entreprise et il s'avère très utile d'inviter régulièrement dans les brainstormings recouvrement les responsables de processus liés (services facturation, comptabilité, commercial). Une pratique de sensibilisation sur le sujet qui facilité l'identification de solutions pérennes pour réduire les impayés.

Pour en savoir plus

Camille Delcour : Consultante Experte en analyse des risques et gestion de la fraude, Camille Delcour est la fondatrice de Cybooster, société spécialisée dans le contrôle de gestion, l'audit et le contrôle interne pour les PME