Entreprises, comment maîtriser la conformité fiscale

Les autorités fiscales modifient fréquemment leurs réglementations en matière de déclarations fiscales, ce qui requiert un partenaire qui connaît les dates de déclaration et la langue locale, ainsi qu'une personne capable de rester à l'affût de tout changement.

De plus, nous assistons actuellement à l'émergence des contrôles transactionnels en continu (CTC) dans toute l'Europe. Les autorités fiscales françaises, roumaines et polonaises, par exemple, passent à la déclaration de TVA en temps réel. Qui plus est, le paquet TVA sur le commerce électronique de l'UE a été introduit au cours de l'année écoulée pour simplifier la conformité à la TVA dans l'UE en une seule déclaration de TVA et le programme Making Tax Digital du Royaume-Uni est devenu obligatoire pour toutes les entreprises britanniques enregistrées à la TVA, quel que soit leur chiffre d'affaires.

Aujourd'hui, les entreprises ont besoin d'un assistant pour combler les lacunes en matière de connaissances juridiques et pour vérifier leurs déclarations fiscales afin de se prémunir contre les frais imprévus liés à la non-conformité, dont les répercussions peuvent être gravissimes.

Les conséquences d'une éventuelle non-conformité ne se limitent pas aux pénalités légales ou juridiques, les coûts indirects peuvent souvent être plus importants, notamment à cause des désagréments et du coût de la correction des erreurs, ainsi que de l'impact sur la réputation de l'entreprise.

Alors que le paysage fiscal et réglementaire continue à évoluer, avec les répercussions sur la marque et les finances en jeu, comment les entreprises opérant dans plusieurs juridictions peuvent-elles garder la tête hors de l'eau ?

Connaître ce qui déclenche un contrôle de TVA

Les audits des autorités fiscales peuvent survenir au hasard et il n'est pas toujours possible d'identifier la raison pour laquelle il a été décidé d'en lancer un. Cependant, certaines entreprises sont plus susceptibles d'être contrôlées en raison de leur structure ou de leur modèle économique.

Les grandes entreprises, les exportateurs, les détaillants et les négociants en marchandises à fort volume sont les victimes habituelles, car le nombre élevé de transactions les place souvent sous le microscope des bureaux fiscaux. Le volume des transactions accroît également la complexité des déclarations fiscales et des audits, de sorte que les autorités fiscales tiennent à s'assurer que toutes les informations fournies sont parfaitement exactes.

Les raisons les plus courantes d'une enquête approfondie de la part d'un bureau fiscal sont dues à des "événements déclencheurs". Il s'agit principalement de changements dans le statut de la société, tels qu'un nouvel enregistrement, une radiation ou des changements structurels. Dans de nombreux pays, comme l'Italie ou l'Espagne, les demandes de remboursement de TVA entraîneront aussi presque automatiquement un audit.

La conformité antérieure entre également en ligne de compte lorsque les autorités fiscales décident de déclencher un audit et de classer les informations en fonction de certains paramètres de risque. Une autre raison fréquente sera la réalisation de contrôles croisés pour vérifier la cohérence des informations fournies.

Se préparer pour un audit

Lorsqu'un audit est déclenché, la première étape pour éviter toute dépense inattendue liée aux pénalités consiste à identifier la raison de l'audit. De cette façon, les entreprises seront mieux placées pour comprendre exactement comment s'y préparer.

Une entreprise peut consulter les listes de contrôle spécifiques fournies par chaque juridiction pour anticiper les scénarios possibles. Mieux encore, il faut mettre en place une technologie et des processus pour collecter en permanence la documentation et les informations nécessaires pour s'y reposer si l'une des éventualités identifiées venait à se réaliser.

Cependant, il est tout aussi crucial de se préparer à l'avance pour s'assurer que toutes les informations soient facilement disponibles sur demande si d'autres pistes étaient à privilégier. La technologie joue un rôle essentiel en supprimant bon nombre des processus qui auraient eu lieu par le passé.

La centralisation de toutes les informations relatives aux déclarations fiscales provenant de multiples sources de données dans une base de données unique permet aux organisations de rassembler rapidement toutes les informations requises par une autorité fiscale. Les informations requises pour un audit peuvent consister en des registres de TVA, des factures entrantes et sortantes, des preuves de transport et de paiement, des contrats de fournisseurs et des descriptions des activités commerciales, ou encore, des flux de marchandises. En conservant un registre exhaustif de toutes ces informations, les entreprises seront toujours prêtes à faire face à un éventuel contrôle.

En planifiant à l'avance et en mettant en place les bons processus et outils, les entreprises peuvent réduire les ressources nécessaires à la collecte de toutes les informations requises pour affronter avec succès un contrôle fiscal. Toutefois, pour éviter ce genre de déboire, il faut avoir une connaissance approfondie de la législation fiscale locale et des processus de déclaration. Ainsi, suite à la grande démission, alors que les ressources humaines sont réduites, il sera tout aussi important de préserver les connaissances locales essentielles pour s'orienter dans un paysage fiscal complexe.

Combler le déficit de compétences en matière de fiscalité

La conformité et l'évitement des conséquences de la non-conformité sont en fin de compte une question de personnel et de processus. Il y a beaucoup de changements à suivre dans les différentes juridictions. Toutefois, la grande démission, quoique moins massive en France qu'aux Etats-Unis, est une tendance que de nombreuses entreprises observent aujourd'hui, et ce dans presque tous les secteurs.

La perte de connaissances clés en matière de conformité peut laisser les équipes en proie à des difficultés pour comprendre les exigences locales en matière de déclaration, ce qui, en fin de compte, risque d'amener les entreprises à commettre des erreurs de déclaration pouvant entraîner des audits et des pénalités. L'astuce peut consister à investir dans le personnel pour faire le maximum pour conserver leurs connaissances et leurs compétences à la disposition de leur entreprise, mais les bonnes dispositions ne garantissent pas de s'attacher la fidélité éternelle des salariés.

L'utilisation de la technologie pour centraliser tous les processus de reporting essentiels permet aux organisations de se prémunir contre tout départ inattendu, tout en ayant l'avantage d'accroître leur efficacité opérationnelle. Les logiciels qui sont constamment mis à jour en fonction des changements réglementaires, tels que les taux d'imposition et les dates de dépôt, permettent aux équipes d'être mieux protégées contre de nombreux risques liés aux déclarations fiscales. Ils réduisent également la probabilité d'une erreur humaine pendant la formation des nouveaux membres du personnel inexpérimentés.

Les entreprises connaissent aujourd'hui des niveaux plus élevés de turn over. En parallèle, la fiscalité continue à évoluer et à se numériser, ce qui a une incidence sur leur capacité à maintenir une entreprise en conformité sur tous les fronts et à éviter les coûts supplémentaires en matière de fiscalité. Les entreprises devront comprendre les audits fiscaux à la perfection et gérer soigneusement les équipes pour naviguer dans les affaires complexes de conformité fiscale. La conformité fiscale peut être considérée comme une nuisance, mais toutes les entreprises se trouvent dans la même situation où les répercussions de la non-conformité peuvent être difficiles à quantifier au-delà du simple impact financier. Les entreprises devraient donc s'assurer en priorité qu'elles sont pleinement capables de répondre aux exigences fiscales, à tout moment, en dépit de leurs difficultés de recrutement et des évolutions constantes en matière réglementaire.

Pour en savoir plus

Christiaan Van Der Valk, VP stratégie et réglementation chez SOVOS, éditeur international de logiciels pour la compliance fiscale.