[Tribune] Directeurs administratifs et financiers, organisez la mémoire fiscale de l'entreprise!

Si la loi de 1990 (article 103) a plutôt bien évolué, la réglementation beaucoup moins et elle demeure floue sur le périmètre des données à conserver et à présenter lors d'un contrôle fiscal. Entre le caractère " non limitatif " des demandes de l'administration fiscale et l'appréciation souveraine du juge de l'impôt sur " l'étendue du domaine d'investigation ", on peut comprendre l'indécision dans laquelle se trouvent les entreprises. Il est d'ailleurs aisé de le constater lorsque l'une d'entre elles se trouve confrontée pour la première fois à un contrôle fiscal informatisé (CFI) : elle ne peut s'assurer de disposer de l'ensemble des données et documentation à présenter en se fiant à la lecture de la réglementation.

Le flou autour des données concourant indirectement à la formation du résultat

Dans l'optique d'un contrôle fiscal, une entreprise doit pouvoir présenter à l'Administration deux types de données :

- Les premières appartiennent au " domaine comptable " et regroupent l'ensemble des informations et éléments concourant directement à la formation du résultat. Elles sont en ce sens aisées à identifier et à produire puisqu'il s'agit de la comptabilité générale et d'éléments de la comptabilité analytique, à l'image de la valorisation des stocks.

- Les secondes relèvent du " domaine de gestion " et constituent en revanche un ensemble difficile à déterminer puisqu'il s'agit de l'ensemble des informations concourant indirectement à la formation du résultat. Leur définition autant que leur périmètre étant bien plus délicats à identifier, elles posent de réels problèmes aux entreprises dans leur relation avec l'Administration et peuvent être sources de contentieux fiscal.

L'impact d'un ERP ou PGI

Aux difficultés à répondre aux demandes de l'administration fiscale s'ajoutent pour les entreprises une réalité récente, l'existence chez elles d'outils comptables et de gestion qui se sont progressivement imposés dans leur quotidien : les Progiciels de Gestion Intégrés (en français - " PGI ") ou Enterprises Resources Planning (en anglais - " ERP "). Leur conception et leurs modalités de fonctionnement ont fait profondément évoluer la quantité d'informations gérées par les entreprises et les modalités de leur organisation, de sorte qu'aujourd'hui il est très difficile d'extraire les informations fiscales pertinentes. Et pour cause, l'inflation de la quantité et de la complexité des données disponibles rend difficile leur restitution et leur exploitation dans des conditions acceptables par l'administration et les entreprises en cas de CFI.

Preuve en est que les ERP intègrent désormais des tables de données par dizaine de milliers soit une masse d'informations non exploitable en cas de contrôle par l'administration fiscale. Ils ont par ailleurs une architecture conçue pour la gestion présente et prévisionnelle. Or cette architecture logicielle n'est non seulement pas toujours respectueuse de la réglementation comptable mais elle est inadaptée, et donc source d'insécurité juridique, lorsqu'il s'agit d'organiser le rapport de la preuve au plan légal.

Ceci démontre toute l'importance d'organiser la mémoire fiscale de l'entreprise à travers un archivage légal de données spécifiquement identifiées et de la documentation associée.

Pascal Seguin, Avocat Associé au sein du cabinet Taj

L'auteur

Maître Seguin assiste les entreprises sur toutes les questions liées à leur environnement fiscal et informatique. Il les aide à définir et mettre en oeuvre des politiques de prévention et de gestion du risque en matière de contrôle fiscal et de contrôle fiscal informatisé ainsi qu'à mettre en des politiques de conservation des données électroniques juridiques et fiscales.

Prochaines tribunes de l'auteur sur l'archivage légal et le standard européen du contrôle fiscal informatisé