Prélèvement à la source: les 12 points à connaître impérativement par les entreprises

Tout va désormais aller très vite. Le prélèvement à la source, qui entre en vigueur au 1er janvier 2019, impactera les entreprises dès le début du second semestre 2018. A compter de cette date, elles pourront simuler la nouvelle fiche de paie avec une ligne supplémentaire indiquant le salaire net après prélèvement de l'impôt. Une préfiguration qui est vivement conseillée afin de vérifier l'efficacité et la compatibilité du logiciel.

"Les entreprises pourront transmettre dès le mois de septembre le taux du prélèvement à la source aux salariés à condition qu'elles aient réceptionné toutes les informations exploitables de l'administration", convient Charles-Emeric Le Roy, directeur de la ligne de service social et RH chez GMBA. Une étape importante pour sensibiliser les salariés, qui ne manqueront pas de solliciter les services paie et ressources humaines, malgré l'importante campagne d'information lancée par l'administration fiscale avec la déclaration de revenus 2018.

Pour vous aider dans la mise en place du prélèvement à la source, voici 12 informations que vous devez connaître.

1. Trois options pour les taux de prélèvement

Les contribuables doivent choisir entre trois taux de prélèvement de l'impôt sur le revenu :

- Le taux personnalisé calculé par l'administration suivant les revenus 2017, qui correspond au taux du foyer fiscal.

- Le taux individualisé disponible sur option du contribuable pour différencier le taux au sein du foyer fiscal.

- Le taux neutre également appelé taux par défaut. Cette solution intéressera notamment les personnes ayant d'importants revenus annexes et ne souhaitant pas que leur employeur connaisse leur taux d'imposition. Ce taux est également appliqué aux nouveaux entrants, aux CDD de moins de deux mois ou dont le terme est imprévu, aux personnes à charge ou rattachés au foyer fiscal. Pour les CDD de moins de deux mois, un taux neutre s'applique après un abattement égal à la moitié du SMIC mensuel (750 euros en 2018).

2. Une transmission des informations via la DSN

La transmission par l'administration aux entreprises des taux applicables à chaque salarié passera par la DSN. Le logiciel de paie intégrera automatiquement le fichier des taux de prélèvement transmis par l'administration fiscale via le "flux retour" de la DSN. Ce qui ne devrait pas alourdir, selon le gouvernement, la gestion de la paie.

Ce compte rendu sera mis à disposition dans un délai de cinq jours après le dépôt de la DSN. Par exemple, si vous la déposez le 5 février, le flux retour devrait être effectué le 10 février.

Le taux transmis par l'administration a une durée de validité de deux mois. Les gestionnaires paie devront donc appliquer le taux issu du compte rendu le plus récent. Ils n'auront par ailleurs pas à appliquer de taux de manière rétroactive. De même, vous ne devez pas prendre en compte le taux qu'un salarié pourrait vous communiquer directement. Votre responsabilité est d'appliquer le taux transmis par la DGFIP.

L'assiette du calcul du prélèvement à la source sera le salaire net imposable, qui dans la plupart des cas est déjà calculée par les logiciels de paie et qui figure déjà sur les bulletins mensuels de paie, ainsi que dans la DSN. Par salaire net imposable, comprenez le salaire avant application de l'abattement de 10% pour frais professionnels qui sont intégrés automatiquement dans le taux.

3. Des nouvelles mentions sur le bulletin de paie

Les fiches de paye au 1^er janvier 2019 vont devoir comporter les cinq mentions suivantes: le revenu net de cotisations sociales avant PAS, le taux du PAS, la nature du taux du PAS, le montant du PAS effectué, ainsi que le montant du revenu net à verser après PAS.

4. Le reversement de l'impôt

Les employeurs doivent reverser l'impôt à l'administration fiscale plusieurs jours après le versement du salaire :

- Les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 5 du mois devront reverser les montants prélevés le 8 du mois.

- Les structures de moins de 50 collaborateurs ayant une date limite de dépôt de la DSN le 15 auront jusqu'au 18 du mois pour effectuer les reversements.

- Seules les entreprises de moins de 11 salariés peuvent effectuer les reversements des prélèvements à la source du mois M au plus tard en M+3.

5. La gestion des régularisations et des trop-perçus

Les soldes à payer ou remboursements de trop-perçus, tout comme les réclamations sur les taux appliqués, seront gérés directement entre l'administration fiscale et le salarié. La DSN ne sera donc pas utilisée pour régulariser en N+1 la situation de N.

6. La gestion des nouvelles embauches

En cas de nouvelle embauche, si l'administration fiscale n'a pas pu transmettre le taux de prélèvement à l'employeur, c'est le taux non personnalisé qui s'appliquera au salaire dans un premier temps. L'employeur a toutefois la possibilité de récupérer le taux personnalisé de son salarié via une procédure simplifiée et une application spécifique dénommée Topaze (accessible sur www.dsn-info et sur www.pasrau.fr).

"S'il y a beaucoup d'entrées et de sorties, une quinzaine environ par mois, comme ça peut être le cas des entreprises qui font appel à des travailleurs saisonniers, cette saisie manuelle peut être longue et source d'erreur. Il faut donc rester vigilant", met en garde Charles-Emeric Le Roy.