Optimisation des coûts de production : retours d'expérience entre Prisma et MeltOne

Pouvez-vous vous présenter ?

Nathalie Danset : Je travaille à la DSI de Prisma Média. Notre rôle est d'assurer le bon fonctionnement des solutions informatiques pour les services finance et ressources humaines. Nous accompagnons le métier sur leurs demandes d'évolution. C'est dans ce cadre, en faisant un benchmark pour une solution de pilotage de la masse salariale, que j'avais découvert Pigment en 2020. A la suite de l'appel d'offre, la solution n'avait pas été retenue. En 2024, on a eu un cas d'usage et je me suis dit que c'était l'occasion de la tester.

Camille Maurice : Je pilote la BU Data Analytics chez MeltOne, nous travaillons sur toute la chaîne de valeur de la donnée depuis l'extraction, l'enrichissement, l'analytique, etc. J'ai tout de suite été emballé par cette solution française qui était vraiment la dernière arrivée dans le monde de l'EPM et qui s'adressait aux besoins « métier ».

Quels étaient les objectifs de l'implémentation de Pigment ?

N.D. : Notre cas d'usage était très clair : nous avions besoin de remplacer une solution qui tournait avec Excel, devenue obsolète. L'objectif était de piloter les coûts de fabrication et de distribution de nos magazines, de faire des simulations de coûts puis arbitrer entre plusieurs scénarios pour savoir quelle décision prendre.

Nous avions aussi besoin d'avoir un outil partagé entre les différents acteurs, le contrôle de gestion d'une part, la fabrication et la vente au numéro d'autre part. Le projet a démarré en février 2024 pour un usage dès le mois d'avril suivant. Ce sont d'ailleurs eux qui pilotent l'outil depuis son implémentation.

C.M. : Au départ, nous ne connaissions pas le monde de la presse, et grâce au test POC (Proov of Concept) réalisé avec les équipes de Nathalie, nous avons été convaincus que l'outil s'adapterait. Il y avait deux enjeux. Le premier, bien comprendre toute l'imbrication entre les coûts de parution, d'affranchissement, etc., pour être ensuite force de proposition sur la modélisation.

Le deuxième enjeu- c'était d'ailleurs mon rôle- était de rendre l'outil le plus intelligible, pour qu'il puisse être pris en main par les équipes de Prisma de façon autonome. L'équipe était mixte avec à la fois des profils techniques et du contrôle de gestion. Une fois que la demande a été posée clairement, tout s'est déroulé très rapidement ainsi que la mise en service.

Quels sont les principaux changements au quotidien ?

C.M : Auparavant, avec Excel, il y avait plusieurs fichiers avec des macros qui tournaient, le travail était assez rébarbatif. Le premier gain pour l'équipe du contrôle de gestion a été de pouvoir naviguer sur tous les titres, en quelques clics, sans avoir à changer de fichier. Autres atouts, l'ergonomie de l'outil pour produire des restitutions, des analyses, et le mode collaboratif qui permet de commenter, d'avoir des fils de discussion à plusieurs, en temps réel, sur une base commune de la donnée, beaucoup plus sécurisé.

N. D. : Il y a une amélioration du pilotage des coûts de production grâce à l'outil. L'accès à l'information est accéléré et très centralisé. Aujourd'hui, c'est un outil clé pour le service du contrôle de gestion. Ils sont très demandeurs de développer des nouveaux cas d'usage.

Quelles expertises la solution a-t-elle mobilisée ?

N.D. : De notre côté, le fait d'avoir une très bonne expertise fonctionnelle a aidé. Mais le plus important, était de savoir ce qu'on voulait faire avec l'outil. D'ailleurs, c'était plus le fait de monter en compétences sur l'outil. Les formations en ligne sur Pigment sont très bien faites.

C.M. : Je suis d'accord. C'est la raison pour laquelle l'outil a été rapidement mis en place. Cette approche mixte avec le contrôle de gestion et l'IT a permis d'avoir les bonnes personnes qui connaissaient le besoin, maîtrisaient la partie technique et la partie fonctionnelle, cela a également contribué à la réussite.

Quelles répercussions sur la gestion financière dans l'entreprise ?

N. D. : Il y a un gain de productivité qui doit encore être évalué, mais cela doit correspondre à plus d'un mois de travail pour une personne. Nous avons tout de suite développé des applications concrètes pour la vente au numéro, le calcul de provisions du chiffre d'affaires, de simulation de tarifs pour l'export, etc. Il y a encore plein d'idées et de sujets, donc on devrait encore augmenter ce retour sur investissement.

C. M. : Nathalie nous a fait un retour d'expérience une fois la mise en production passée. C'est vrai que quand elle nous a annoncé qu'elle gagnait, dès la première utilisation, un mois sur le temps passé à traiter la donnée, cela nous a surpris. C'était très positif.

Quelles améliorations observez-vous pour les directions financières ?

N. D. : Les contrôleurs de gestion ont été embarqués tout de suite. Dans un premier temps, nous avions prévu de faire un double run, c'est-à-dire qu'ils continuent sur l'ancien outil en parallèle avec Pigment. Finalement, dès la première utilisation, ils ont laissé de côté Excel, et ils ont réussi à naviguer et utiliser les données dans Pigment, puis à obtenir des résultats, donc ils sont partis sur du 100 % avec la solution. C'était un beau succès dès le départ.

Dans les améliorations en cours, par exemple pour le budget, on va vérifier que, par rapport à l'année dernière, il n'y ait pas d'incohérences. Nous sommes donc en train de mettre en place des tableaux de bord pour que les contrôles et les alertes puissent se faire automatiquement.

C. M. : L'outil Pigment n'est pas uniquement à la destination des Daf. Il va permettre de piloter toutes sortes de processus de planification. Les cas d'usage les plus fréquents sont la planification financière, l'élaboration budgétaire, le contrôle de gestion, et les flux de trésorerie. Cela va aussi concerner les processus de supply chain, pour la prévision des ventes, le pilotage du planning, des équipes commerciales. A partir du moment où vous avez des données, des règles de calcul et un besoin de faire des prévisions, vous pouvez les modéliser dans Pigment.

Quel bilan pouvez-vous faire un an après son déploiement ?

N. D. : Le bilan est positif puisque, aujourd'hui, nous avons cinq applications qui tournent, et nous avons d'autres projets notamment celui de passer une partie de la budgétisation du chiffre d'affaires dans l'outil.

C. M. : De notre côté, nous sommes forcément très contents d'avoir pu livrer aussi rapidement le premier projet. Autre satisfaction, la prise en main rapide en interne par les équipes de Prisma. Dès la sortie du projet, toutes les équipes maîtrisaient l'outil. Ils sont même allés au-delà du premier objectif, en implémentant de nouvelles choses en toute autonomie. Ce qui est rare et très satisfaisant.