Le suivi des coûts, priorité numéro un des travel managers

25,3 milliards d’euros. C'est le montant total de dépenses prévues par les entreprises en matière de déplacements pros en 2012 selon une étude focus réalisée par Airplus en partenariat avec Epsa. Des dépenses qui se divisent en trois postes : les frais de missions (10,3 milliards d'euros), le transport (8,5 milliards d'euros) et le Mice (6,5 milliards d'euros).

Selon l'étude, les travel managers sont toujours à la recherche de solutions pour maîtriser les dépenses malgré l'attention croissante portée à la sécurité et au confort du voyageur. Crise économique oblige, ils cherchent alors à tracer davantage l’ensemble des coûts de déplacements (air/fer/frais de missions) afin d’avoir un reporting consolidé et complet de la dépense voyage. Et pour cause : ils craignent notamment de perdre en contrôle et en visibilité sur leur dépense voyage, en cause notamment le développement des frais annexes.

L’optimisation du temps de voyage et la facilité d’accès à l’information pour les collaborateurs sont des tendances à la hausse. Par ailleurs, la notion de "mobility management" (gestion de la mobilité globale des collaborateurs – déplacements, téléphonie, etc.) rentre peu à peu dans le périmètre des travel managers.

Priorité à la réservation on line

En matière d'aérien, les dépenses prévues en 2012 dépassent la barre des 5 milliards d'euros. Elles correspondent essentiellement à des trajets internationaux (70 %) dans le secteur privé. Constat plus relatif dans le secteur public qui comptabilise 55 % de trajets internationaux et 45 % de trajets nationaux. Dans un cas comme dans l'autre, la réservation des billets est optimisée via l'utilisation des canaux on line (pour 85 % des billets domestiques achetés et 70 % des billets internationaux).

L'étude rappelle que les négociations des programmes aériens se complexifient, les compagnies ayant moins de marge de manœuvre. Toujours dans une optique de réduction des coûts, les compagnies low cost sont de plus en plus intégrées à la stratégie de dépense aérienne.

Problématique de paiement des hôtels

Autre résultat dégagé par l'enquête : en matière d'hôtellerie, les dépenses devraient s'élever en 2012 à 4,6 milliards d'euros (40 % pour les hôtels indépendants et 60 % pour les chaînes hôtelières).

Parmi les enseignements principaux dégagés par l'étude en matière d'hôtellerie, trois grandes tendances s'imposent : l’élaboration des programmes hôteliers est de plus en plus difficile pour les acheteurs, les entreprises doivent faire face à la
problématique du paiement des hôtels (paiement centralisé versus paiement sur place, solutions de paiement acceptées par les hôteliers, etc). et les politiques voyages des sociétés sont de plus en plus établies sur la base d’un montant maximum
autorisé par nuit.

Quelle neutralité des TMC ?

En matière de location courte durée, un milliard de dépenses sont prévues en 2012, contre 1,9 milliard pour le rail. Les dépenses en matière de ferroviaire se concentrent essentiellement au niveau domestique (85 % dans le public et 60 % dans le privé).

Selon l'enquête, les coûts agence devraient s'élever, en 2012, à 0,5 milliard d'euros dans un contexte où la neutralité du positionnement commercial des TMC (travel management company) est de plus en plus remise en question et où la facturation reste un élément compliqué à gérer pour les TMC.

Les défis de 2013

Il ressort de cette étude permettant une vision prospective moyen terme de la filière que les principaux défis à relever sont :

- Consolider et intégrer des données exhaustives accessibles dans un même outil de reporting ;

- Optimiser les budgets (chasse aux coûts) ;

- Anticiper une autonomie croissante des voyageurs et de leurs nouvelles habitudes de consommation.