Comment les collectivités territoriales doivent se préparer à la fiabilisation de l'actif ?

La loi du 7 août 2015 portant une nouvelle organisation territoriale de la République a prévu, en son article 110, "une expérimentation de dispositifs destinés à assurer la régularité, la sincérité et la fidélité des comptes des collectivités territoriales et de leurs groupements. Cette expérimentation doit permettre d'établir les conditions préalables et nécessaires à la certification des comptes du secteur public local".

Après les universités et les établissements publics de santé, c'est donc au tour des collectivités territoriales de se préparer à la certification des comptes.

Et parmi les 6 cycles audités, la fiabilisation de l'actif est le point sensible.

Pourquoi les actions sur la fiabilisation de l'actif sont-elles prioritaires ?

Dans tous les établissements publics qui sont soumis à une première certification, on note que la majorité des réserves portent sur la fiabilité de l'actif.

Dans son rapport de Mai 2018, la Cour des Comptes a fait le bilan des établissements publics de santé audités entre 2014 et 2016 par les commissaires aux comptes. 204 réserves ont été émises :

• le recensement et la comptabilisation des immobilisations (110 des 204 réserves, soit presque 54 %) : absence d'inventaire, non fiabilité des immobilisations qui rendent impossible la vérification de l'inventaire physique de ces immobilisations ;
• les procédures de contrôle interne des établissements (46 sur 204 réserves soit 22,5 %),
• les amortissements, que ce soit pour leur comptabilisation (méthode d'amortissement retenue par l'établissement non effectués prorata temporis, non effectués par composant) ou pour leur durée (pour les logiciels, matériels biomédicaux et informatiques, qui ne sont pas en relation avec leur durée probable d'utilité) ;

La fiabilisation de l'actif est donc le point de contrôle pour lequel les réserves sont les plus complexes à lever car les opérations à mener (inventaire, recherche de cadastre, etc) nécessite souvent du temps et un cout budgétaire.

Il faut s'attendre à un constat similaire pour les collectivités territoriales.

Pourquoi les immobilisations sont-elles difficiles à justifier ?

Les collectivités territoriales disposent d'un patrimoine varié reparti sur le territoire et dont les modalités de gestion sont très variées : classiquement des bâtiments, du mobilier, de l'informatique, des véhicules mais aussi des équipements sportifs, scolaires, culturels, d'entretien, etc.

De plus, à l'exception du matériel dont le suivi est réglementé, il n'y a historiquement pas d'inventaires physiques pour la majorité d'entre elles. A cela s'ajoutent le fait que les volumes à traiter sont importants.

Quelles sont les actions à mener pour passer sereinement la certification ?

La première urgence est de fiabiliser les terrains et les constructions : il est capital de disposer d'une liste exhaustive du patrimoine de la collectivité, de s'assurer d'être en possession des titres de propriété et de vérifier leur enregistrement à l'actif.

Ensuite, il faut vérifier les modalités d'enregistrement des constructions pour s'assurer que le niveau de décomposition et que les amortissements appliqués soient cohérents.

La collectivité devra ensuite travailler à la fiabilisation des comptes matériels en s'assurant que la méthode choisie soit pérenne.

Cette notion de pérennité est essentielle. La collectivité ne peut pas mettre une méthodologie de mise à jour qu'elle ne pourra pas maintenir dans le temps, la plupart du temps par manque de moyens humains.

Il faut donc éviter les inventaires physiques généralisés pour cibler les immobilisations les plus représentatives en valeur brutes et nettes et renforcer le contrôle interne pour limiter tout risque financier.

Quel est le bon timing ?

Pour les établissements publics de Santé, la DGFiP avait préconisé de commencer la fiabilisation de l'actif 2 ans avant la première certification. Pour être prêt à temps, c'est donc dès maintenant ! Certaines collectivités, y compris celles qui ne font pas partie de l'expérimentation, ont d'ailleurs déjà commencé à organiser des groupes de travail.

Pour en savoir plus

Anne-Sophie DURANCE est manager chez Ayming. Depuis 20 ans, elle travaille sur les questions d'inventaires physiques et de fiabilisation de l'actif, particulièrement sur le secteur public et les établissements publics de santé qu'elle accompagne lors de la mise en place de la certification des comptes.