Gestion des frais professionnels : comment développer une « spend culture » efficiente ?

Aujourd'hui, les solutions automatisées type ERP des dépenses permettent de gérer l'ensemble des flux sortants d'une entreprise qui correspondent à quatre grandes catégories de dépenses professionnelles. La première concerne les paiements effectués par carte d'entreprise : cartes physiques ou virtuelles, à usage unique ou récurrent. Ces outils, utilisés par les collaborateurs, engendrent des dépenses directement initiées par l'entreprise, et participent à la diffusion d'une spend culture ou « culture de la dépense » plus maîtrisée.

La seconde catégorie regroupe les notes de frais, qui se distinguent par le fait qu'elles sont d'abord avancées par les salariés, puis remboursées par l'entreprise. À ce titre, elles nécessitent une gestion distincte, tant sur le plan administratif que comptable. Viennent ensuite les virements fournisseurs, essentiels pour les paiements directs aux prestataires. Ces flux, autrefois gérés uniquement par les directions financières, sont aujourd'hui davantage partagés au sein des équipes opérationnelles, ce qui en renforce l'importance dans la culture de gestion des dépenses.

Enfin, la dernière catégorie, en forte progression, concerne les bons de commande. Moins répandus il y a encore quelques années, ces derniers s'imposent désormais dans les processus structurés de gestion des achats. Ils s'intègrent dans un système dit de « three-way matching » - consistant à croiser le bon de commande, la réception du bien ou service, et la facture - garantissant ainsi un contrôle rigoureux des engagements de dépense.

« Le véritable enjeu autour de la spend culture ne réside pas tant dans la notion de dépense elle-même que dans celle de culture d'entreprise. Nous assistons aujourd'hui à un tournant important, porté par une nouvelle génération de directions financières et de collaborateurs. Il devient de moins en moins acceptable pour un salarié investi dans son travail de devoir avancer des frais pour l'entreprise ou de rencontrer des obstacles administratifs dans la gestion de paiements essentiels à son activité », nous explique Valentin Gerbi, directeur France de Payhawk.

Un changement de culture

Ce changement s'accompagne, du côté des directions financières, d'un besoin croissant de précision, d'analyse fine et de rigueur dans le pilotage des dépenses, en vue d'objectifs ambitieux tels que la levée de fonds, l'introduction en bourse ou une croissance durable. « Simultanément, il leur faut répondre aux attentes d'employés désormais familiers de solutions modernes (comme les cartes d'entreprise) et peu enclins à revenir à des pratiques jugées archaïques », indique-t-il.

Pour lui, trois profils d'entreprises se dessinent face à ces enjeux, celles déjà bien équipées, en phase de croissance, confrontées à de nouveaux défis (changement d'ERP, internationalisation, complexification analytique) et en quête d'optimisation continue. Celles ayant adopté des solutions ponctuelles, créant un empilement d'outils hétérogènes qu'elles souhaitent désormais rationaliser. Celles, enfin, qui n'ont pas encore abordé ces sujets, parfois en grande difficulté, et pour lesquelles un accompagnement structuré devient impératif. « Cette transformation culturelle de la gestion des dépenses est donc à la fois une exigence de performance et une réponse à des attentes humaines nouvelles », ajoute-t-il.

Meilleure maîtrise de la trésorerie

Les solutions proposées, entre autres par Payhawk, permettent de mieux maîtriser la trésorerie d'entreprise en évitant l'immobilisation de fonds. « Contrairement aux systèmes de cartes prépayées qui exigent de bloquer des montants sur chaque carte, Payhawk centralise les dépenses via un « wallet » unique et en temps réel, alimenté par des appels de fonds instantanés. Ce modèle réduit le besoin de fonds de roulement et optimise les flux », souligne Valentin Gerbi. Pour ce faire, une ligne de crédit intégrée permet d'avancer les fonds à l'entreprise, supprimant ainsi la nécessité pour les salariés d'avancer leurs dépenses, « ce qui renforce la culture d'une gestion moderne et fluide des dépenses », précise-t-il.

La solution est principalement adaptée aux entreprises en forte croissance qui recherchent rapidité et excellence opérationnelle, plutôt qu'à celles en grande difficulté. Deux profils se dessinent selon Valentin Gerbi. D'un côté, celles qui cherchent à réduire leurs coûts (notamment en optimisant les paiements en devise) ; de l'autre, celles qui visent l'efficience maximale grâce à une solution premium. « Cette dernière repose sur une véritable intégration native avec l'ERP, c'est-à-dire une synchronisation bidirectionnelle en temps réel, permettant un gain de temps significatif, comme en témoignent certains clients ayant réduit leur délai de clôture de plusieurs jours », souligne-t-il.

Transformation de la culture financière

L'enjeu majeur réside dans la transformation de la culture financière au sein des entreprises. Il s'agit d'automatiser les tâches à faible valeur ajoutée - comme la saisie ou la catégorisation des données - afin de redonner du temps aux équipes pour se concentrer sur l'analyse stratégique. « Grâce à une donnée propre et intégrée dans l'ERP, les directions financières peuvent piloter plus efficacement. La « spend culture » se matérialise alors par des politiques claires traduites dans l'outil : paramétrages, workflows, autorisations, qui incarnent concrètement la vision de l'entreprise sur la gestion des dépenses », détaille-t-il. Dans les fonctions financières, la question de la gestion des dépenses relève autant d'un enjeu technique que d'une réflexion philosophique sur la manière de concevoir les flux, leur contrôle et le degré d'autonomie souhaité.

L'autonomie des collaborateurs, encadrée par des outils adaptés et hautement paramétrables, n'est pas synonyme de perte de contrôle ou de risque accru. Au contraire, Valentin Gerbi précise que des solutions comme Payhawk permettent « un suivi rigoureux, avec traçabilité complète, approbations préalables et audit détaillé des transactions. Il devient ainsi plus rationnel et sécurisé de doter un salarié d'une carte d'entreprise que de lui demander d'avancer des frais personnels, pratique qui n'apporte qu'un sursis temporaire à la dépense inévitable ». Pour lui, l'usage d'un agent IA permet de transformer en profondeur la gestion des justificatifs de dépenses : au lieu de mobiliser du temps en fin de mois pour relancer manuellement les collaborateurs, l'agent automatise ces relances avec une fréquence ajustable. « Cette approche réduit les frictions internes tout en responsabilisant les salariés, qui peuvent régulariser leurs dépenses directement depuis leur messagerie interne en quelques clics. C'est un véritable changement de culture, axé sur l'efficacité et la fluidité des processus. »