[Tribune] Repenser la gestion des dépenses avec l'intelligence artificielle

Les frais professionnels représentent une part importante des dépenses des entreprises. Ils comprennent tous les achats effectués par les employés, lorsqu'ils ont le choix de ce qu'ils peuvent acheter, quand, auprès de qui et à quel prix. Ces dépenses peuvent inclure les frais de déplacement tels que les billets d'avion, les séjours à l'hôtel, les indemnités kilométriques, les repas et le transport. Elles englobent également d'autres catégories comme les fournitures de bureau, des services de conseil, les forfaits Internet et téléphone mobile ou même les séminaires d'entreprise.

Des données récentes indiquent que les employés ont constaté une augmentation des coûts liés au travail, ce que l'augmentation des notes de frais met aussi en évidence.

Cette augmentation soudaine représente un fardeau pour les équipes chargées de la gestion financière. Mais surtout elle permet aux fraudeurs d'exploiter les failles des entreprises qui n'ont pas mis en place un contrôle financier suffisamment solide. Les entreprises risquent de subir des tensions financières et de voir leur rentabilité réduite si elles ne mettent pas en place les contrôles nécessaires. Pour atténuer ces risques, il est essentiel d'adopter une approche proactive, en s'appuyant sur des systèmes robustes de gestion des dépenses, des politiques claires et des contrôles réguliers des notes de frais.

Les répercussions de la gestion des dépenses sur les collaborateurs

Avant la pandémie du COVID, il était courant que les employés avancent l'argent des dépenses liées à leur travail et se fassent ensuite rembourser via des notes de frais. Mais avec le passage au travail hybride, la charge financière est devenue très lourde pour les employés.

Une mauvaise gestion des dépenses peut avoir des conséquences importantes, notamment sur les collaborateurs. Un rapport de Vitality montre que 69% des employés anglais éprouvent un stress lié aux finances, ce qui peut entraîner un burn-out et une augmentation de l'absentéisme en raison de la charge mentale liée à ce stress.

Pour faire face à l'augmentation des dépenses des employées, les entreprises doivent simplifier les processus et mettre en place des politiques de frais claires. Une gestion efficace des différentes catégories de dépenses peut réduire les coûts inutiles, économiser du temps et de l'argent et diminuer les risques.

Les implications opérationnelles

Les entreprises sont sous pression pour maintenir leur santé financière et leur rentabilité sur le long terme. Selon l'étude d'Altares d'Avril 2024, 17 088 défaillances d'entreprises ont été enregistrées en France au premier trimestre 2024, soit une hausse de 19,4% par rapport à la même période de 2023. Il s'agit du plus haut niveau depuis le T1 2015 (18 134).

Dans cet environnement incertain, les solutions de gestion automatisée des dépenses sont une aide précieuse. Grâce à l'intelligence artificielle (IA), les services financiers peuvent obtenir des informations détaillées et gagner en efficacité, ce qui permet de réduire les coûts et d'améliorer la flexibilité opérationnelle. L'IA transforme la gestion des dépenses en automatisant des tâches telles que la saisie et la validation des données, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des décisions stratégiques.

Les entreprises dotées de systèmes de gestion des dépenses alimentés par l'IA augmentent considérablement leur productivité. En effet, les technologies d'IA telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et le machine learning traitent avec précision les justificatifs et les factures, réduisent les erreurs et garantissent l'exactitude des documents financiers. L'IA peut détecter en temps réel les dépenses suspectes et les fraudes potentielles, ce qui facilite la gestion et la conformité financière. L'IA peut notamment repérer des factures trafiquées ou falsifiées, des potentiels doublons ou bien des dépenses qui ont été modifiées manuellement pour augmenter le montant du remboursement.

Des interfaces plus conviviales

L'IA rationalise non seulement les processus, mais améliore également l'analyse des données, génère de nouveaux insights et enrichit l'expérience utilisateur au sein des solutions de gestion des dépenses. Du point de vue de la conception des produits, l'IA peut aider à développer des interfaces conviviales, sous la forme d'assistants virtuels et de chatbots, éliminant le besoin de menu et de flux de travail complexes et offrant une expérience utilisateur globale plus fluide.

À mesure que les dépenses augmentent, les ressources opérationnelles sont mises à rude épreuve, ce qui génère du stress au sein des organisations. La compression des budgets et le ralentissement des flux de travail augmentent la pression sur les équipes pour qu'elles obtiennent des résultats avec des ressources limitées. Des changements proactifs, tels que la transition vers des systèmes de gestion de dépenses basés sur le cloud, aident à gagner en efficacité.

En résumé, l'adoption de solutions de gestion des dépenses augmentées par l'IA peut considérablement améliorer le contrôle des processus métiers, réduire les coûts et accroître l'efficacité opérationnelle, ce qui, en fin de compte, favorise la gestion financière dans un contexte d'incertitude économique.