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Travel & Expense Mettre de l'intelligence dans la gestion des dépenses professionnelles

Entre maîtrise des coûts, expérience collaborateur et objectifs de conformité, pourquoi choisir ? En misant sur l'IA et l'IA générative, la définition des politiques de voyage et de dépenses, comme la gestion des notes de frais, peuvent être repensées. Explications avec Stéphane Gillet et Kahina Belmiloud pour SAP Concur.

Publié par SAP Concur le 2 sept. 2024 | Mis à jour le 3 sept. 2024 à 18:58 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Selon une étude récente menée par OpinionWay pour SAP Concur, les salariés français consacrent en moyenne 27 minutes à la gestion d'une seule note de frais. Un poids organisationnel et un coût significatifs pour les entreprises ! D'autant que les erreurs et les fraudes liées aux notes de frais peuvent représenter jusqu'à 5 % des dépenses totales d'une entreprise. Face à ces enjeux, la gestion des dépenses professionnelles, longtemps considérée comme une tâche administrative fastidieuse et chronophage, se révèle être un levier essentiel pour atteindre l'objectif de maîtrise des coûts. « Les entreprises sont à la recherche de solutions permettant non seulement de rationaliser et d'automatiser ces processus, mais aussi d'obtenir une visibilité en temps réel sur leurs dépenses, de garantir la conformité réglementaire et interne, et d'optimiser leurs ressources financières », commente Stéphane Gillet, Managing Director, SAP Concur France, Belgium & Luxembourg.

L'IA, une réponse aux enjeux de la gestion des dépenses professionnelles

En automatisant les tâches répétitives et chronophages, l'IA ouvre la voie à une analyse en temps réel des données, permettant aux entreprises d'identifier les tendances, les anomalies autant que les opportunités d'économies. L'expérience de Michelin illustre parfaitement l'impact positif de l'IA sur la gestion des dépenses professionnelles. En adoptant les solutions T&E et Detect de SAP Concur, Michelin a répondu à ses enjeux de conformité, de centralisation des processus et d'économies opérationnelles. Le moteur Oversight de Detect, basé sur l'intelligence artificielle, a notamment permis de passer d'une approche par échantillonnage à une automatisation complète des contrôles, garantissant ainsi une conformité accrue et des économies significatives.

Conformité et visibilité : les clés d'une gestion optimisée

L'IA joue un rôle crucial dans le renforcement de la conformité réglementaire et interne. Comme l'explique Kahina Belmiloud, Directrice Marketing Produit chez SAP Concur, « la différence entre la fraude et l'erreur, c'est souvent la récurrence. Or, l'IA identifie parfaitement la notion de récurrence et met en exergue les anomalies qui méritent une attention particulière ». L'IA combinée à une approche « end-to-end » de la gestion des voyages et des notes de frais offre également une meilleure expérience utilisateur contribuant à une adoption significative de la solution et ainsi une visibilité accrue sur les dépenses. Pour Stéphane Gillet, les notions de transparence et de visibilité sont essentielles : « Depuis plus de 15 ans, Concur s'est doté d'une plateforme qui accueille l'ensemble des informations et des données pour proposer une expérience de bout en bout de la demande d'un voyage, de la réalisation de ce voyage, en passant par l'enregistrement et le traitement des dépenses associées ».

Les bénéfices de l'IA pour les entreprises : une transformation en profondeur

Ouvrir la voie à une gestion des dépenses professionnelles plus intelligente, plus transparente et plus performante. C'est la promesse de l'automatisation des tâches, tenue par l'IA. « Avec notre plateforme, nous sommes capables de proposer entre 2 et 5% de réduction des dépenses au niveau mondial », affirme Stéphane Gillet. Une meilleure gestion des notes de frais, c'est aussi du temps libéré pour les équipes financières et les collaborateurs. Ce gain de temps se traduit par une efficacité accrue et un bénéfice clé pour les managers. « La digitalisation de la gestion et du traitement des notes de frais, permet de dégager du temps pour des managers qui sont toujours plus sollicités, tout en gagnant en granularité dans le contrôle et la surveillance », précise Stéphane Gillet qui rappelle. « Ce qu'attendent les entreprises, ce sont des garanties sur le plan de la conformité. Mais, elles manquent souvent des ressources humaines nécessaires pour contrôler 100% des notes de frais », explique Kahina Belmiloud.

Gestion globale ou locale : l'importance d'une approche unifiée

Les entreprises opérant à l'international sont confrontées à des défis spécifiques en matière de gestion des dépenses professionnelles. Les réglementations, les politiques de dépenses et les pratiques peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre, rendant complexe la gestion des dépenses à l'échelle mondiale. Une approche locale, bien qu'adaptée aux spécificités de chaque pays, peut entraîner des incohérences, des difficultés de consolidation des données et une perte de visibilité globale sur les dépenses. Une gestion globale, en revanche, permet d'harmoniser les processus, de garantir la conformité à l'échelle internationale et d'obtenir une vue d'ensemble des dépenses de l'entreprise. Elle facilite également la comparaison des dépenses entre les différentes régions, l'identification des meilleures pratiques et la mise en oeuvre de stratégies d'optimisation globales. Comme le souligne Kahina Belmiloud, « SAP Concur affiche une couverture mondiale qui, adossée à l'Intelligence artificielle, permet de d'apporter de vraies garanties de conformité locale et globale ». Dans un contexte économique mondial complexe, l'adoption d'une solution globale de gestion des dépenses professionnelles, soutenue par l'IA, se révèle être un choix stratégique pour les entreprises souhaitant rester compétitives et pérennes. « Elle est également une opportunité de renforcer l'expérience des collaborateurs et de les réconcilier avec les déplacements professionnels », conclut Stéphane Gillet.

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