Notes de frais : réussir leur automatisation

Quels sont les avantages à automatiser les notes de frais ? Comment choisir le bon éditeur ? Comment calculer le ROI de la solution ? Pour réussir son projet d'automatisation des notes de frais, il est nécessaire d'être bien préparé. Tour d'horizon des clés pour prendre la bonne décision.

Publié par mooncard le 19 mai 2021 | Mis à jour le 20 mai 2021 à 10:05 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Tableau Excel, justificatifs papier, relances des comptables, erreurs de saisie : le traitement manuel des notes de frais est encore le quotidien d'une majorité d'entreprises en France. Pourtant, des solutions existent pour automatiser leur gestion.

Pourquoi choisir une solution d'automatisation des notes de frais ?

Automatiser le traitement des notes frais présente plusieurs avantages : l'opportunité de digitaliser la fonction finance, gagner en productivité, supprimer la saisie manuelle, ou encore améliorer le contrôle, réduire la fraude ou optimiser sa récupération de TVA.

Les Directions sont sensibles à ce sujet transverse. Une solution de gestion des frais professionnels moderne permet une réduction des coûts et des délais de traitement, une prise en compte des besoins des collaborateurs et contribue ainsi à l'amélioration de la marque employeur.

Comment choisir la bonne solution ?

De nombreuses solutions existent pour gérer les notes de frais, avec différents degrés d'automatisation et d'intégration : tableau excel, logiciel OCR (logiciel de reconnaissance optique de caractères), cartes corporate couplées à un logiciel OCR ou encore cartes corporate nouvelle génération qui automatisent l'ensemble du processus.

Pour se décider, il est nécessaire de bien étudier les avantages et inconvénients des différentes solutions : degré d'automatisation, suppression des justificatifs papier, fiabilité des données saisies, intégration comptable ou encore estimation des gains de temps.

Comment calculer la rentabilité financière de la solution ?

Il est essentiel que la solution apporte un ROI financier. C'est pourquoi il faut définir des indicateurs de suivi objectifs dès le début du projet : gains de temps, pourcentage des dépenses avec justificatifs, conformité des dépenses, nombre de paiements refusés grâce aux paramétrages de carte. La rentabilité se mesure également avec les gains de trésorerie effectués grâce à la récupération de la TVA.

En conclusion, pour optimiser la performance de l'entreprise, l'automatisation de la gestion des notes de frais est l'occasion de prendre du recul sur les processus et les optimiser. C'est aussi l'opportunité de redéfinir des règles et une politique des dépenses.

Pour en savoir plus, retrouvez ces sujets en détails dans le nouveau livre blanc de Mooncard : "Automatisation des notes de frais : les clés pour prendre la bonne décision".