Notes de frais : comment mettre en place une politique interne des dépenses efficace ?

Il n'existe pas de bonne politique de gestion des notes de frais sans mise en place d'une procédure interne solide. "Il faut résoudre les éventuels problèmes de compliance et de conformité avec la propre politique expense de son entreprise et établir une vraie politique de dépenses. Par exemple : quel est le barème pour une nuitée d'hôtel à Paris et/ou un dîner par rapport à une ville en province ou à l'étranger ? De même, en interne, les règles sont différentes selon les secteurs et les règles de conformité : qui a le droit d'inviter qui ?" , détaille Ahmed Fessi, Directeur de la Transformation et des Systèmes d'Information de Medius, logiciel de transformation des factures fournisseurs.

Clarifier la politique de remboursement

Un avis partagé par les daf Fabienne Barouillet et Isabelle Héron de Villefosse. Pour la première, "Il faut commencer par bien clarifier la politique de remboursement de frais qui est souvent très ancienne, avec des barèmes pas actualisés. Les RH doivent donc s'impliquer afin que les paramètrages soient faits correctement dès le début". Quand pour la seconde, le plus important est de commencer par "remettre à plat les règles internes à l'entreprise via une procédure Note de Frais avec des points saillants sur la gestion des cartes grises pour remboursements de frais kilométriques, celle des avances sur frais de missions et enfin déterminer des niveaux de remboursements pour les hôtels et restaurants".

De plus, en fonction des zones géographiques d'implantation des entreprises, les règles diffèrent. Ainsi, la législation sur les indemnités kilométriques n'est pas la même en France qu'en Allemagne. Tout comme la législation sur les tickets restaurant qui varie, elle aussi, selon les pays et/ ou la TVA appliquée. Ainsi, le daf doit se tenir régulièrement informé de la réglementation relative à ces sujets.

Impliquer les collaborateurs

Plus de 80% des collaborateurs émettant des notes de frais selon une étude IFOP/Mooncard de 2023, il convient de créer un mode opératoire pour que les collaborateurs étant très loin du siège puisse visualiser ce qui doit être fait et la manière dont cela doit être fait. Des collaborateurs souvent perdus dans ce tout digital avec des applis qui leur permettent de scanner directement leurs notes de frais. Parmi les questions posées revient souvent celle de "doit-on garder les justificatifs une fois scannées?"

La gestion des notes de frais doit s'inscrire dans une gestion de projet. Il est donc primordial de communiquer suffisamment en amont sur les nouvelles règles de déclaration des frais et de validation de ces frais. Mais aussi comment gère-t-on les les worflows de validation en interne relatifs aux dépenses ? Est-ce le N+1, le N+2 , ... qui valide? Pour Fabienne Barouillet, Daf sépcialisée dans le transport et la logistique, "Il ne faut pas négliger la formation des utilisateurs dont dépend la rapidité de prise en main. Il faut "marketer" ce changement qui va toucher toutes les équipes et donner une image positive de la finance qui, elle aussi, se transforme". Le turn-over des collaborateurs peut également être un point épineux car il faut remettre à jour les collaborateurs entrants et sortants et en l'absence de référentiel unique cela peut devenir très complexe pour allier les matricules avec les tables de correspondance, comme le soulève Isabelle Héron de Villefosse, Daf spécialisée dans le Retail / Luxe. "De mon point de vue c'est le point SI/ Back Office le plus compliqué à harmoniser car la tentation est de dire que c'est l'autre service qui doit gérer cela, mais en attendant les salariés n'ont pas de Note de frais validées". Il peut donc être nécessaire d'établir un process hebdomadaire de mise à jour de ces tables des collaborateurs.

Par ailleurs, les propositions standards des logiciels ne sont pas toujours adaptées au besoin d'analyse de l'entreprise. Il faut rentrer dans des cases pour ne pas faire de développements spécifiques, mais pour autant les propositions de nature de frais ne sont pas toujours adaptées. "Ce qui rend compliqué la prise en main des utilisateurs, qui ne comprennent pas les rubriques proposées, et demande aux comptables de faire des corrections manuelles", précise Fabienne Barouillet.

Quel niveau de vérification ?

Enfin, il faut se mettre d'accord en interne sur le niveau de vérification des notes de frais et leurs fréquences : aléatoire / X par service dans l'année / systématique ? Et se poser la question de savoir quelle est l'alerte si les notes de frais ne correspondent pas à la politique de remboursement ? "C'est généralement ce qui pose le plus de difficultés entre des équipes comptables qui appliquent stricto sensu les règles et les opérationnels qui se sentent surveillés. Finalement, il s'agit de se mettre d'accord en Comex sur les écarts tolérables ou non et de s'assurer pour le reste que la direction financière ait la légitimité de refuser ou à minima de demander des explications", conclut Isabelle Héron de Villefosse.