Nomadisme des collaborateurs : comment réussir sa transition vers le flex-office et le télétravail ?

La flexibilité est au coeur de l'organisation de demain : comment assurer cette transition dans le respect des collaborateurs et sans perturber la performance de l'organisation ? Pour répondre à cette question, deux grands enjeux ressortent d'une récente étude menée par Bureaux à Partager et Fabernovel auprès d'une cinquantaine d'entreprises françaises et internationales sur leurs pratiques et leurs cheminements.

Communiquer et expliquer

Le premier challenge rencontré par les entreprises au moment du passage en télétravail/ flex-office est la méconnaissance que les collaborateurs en ont. La communication interne joue un rôle important pour rassurer les collaborateurs et leur permettre de s'approprier ces nouveaux dispositifs, et ce bien en amont pour expliquer la démarche.

Dans le cas du flex-office, il faut accompagner chacun à repenser son rapport à l'espace, non plus en termes d'organisation mais en termes d'usages. Consulter les collaborateurs en amont permet également de récolter leurs besoins. Cette démarche centrée " utilisateurs " permet de relever les points de friction à corriger ou au contraire les éléments à conserver dans le nouvel espace.

La mise en place du télétravail nécessite également d'adapter sa communication : le collaborateur qui travaille à distance peut avoir manqué certaines informations partagées à la volée de façon informelle. Ou bien souffrir d'un éloignement en termes de lien social. Il est donc important de créer des rituels pour se retrouver, diffuser l'information et partager des moments conviviaux.

Manager à distance

Le second grand challenge posé par le nomadisme des collaborateurs est d'ordre culturel : il s'agit de passer d'une culture du " présentéisme " à un management par la confiance encadré par des objectifs clairs. Si l'entreprise doit comprendre que le collaborateur reste efficace et productif en dehors du radar de son manager, les équipes doivent, quant à elles, apprendre à travailler en mode projet. Tout l'enjeu est de remettre la confiance au coeur de la relation manager/managé. Désormais, les collaborateurs ne sont plus évalués sur le temps passé à leur bureau mais sur les résultats concrets de leur travail.

Le passage au flex-office peut créer aussi quelques inquiétudes au sein des équipes : perte de son espace à soi, peur de ne pas trouver de place. Pour les managers, cela rime parfois avec l'abandon de certains avantages statutaires, parmi lesquels le bureau fermé... À charge pour les managers de rassurer et d'incarner? ce changement en se montrant exemplaires.

Autre bonne pratique, rédiger en équipe ses propres " règles du ?flex-office et du télétravail " comme par exemple s'aligner sur les outils à utiliser à distance (visioconférence, partage de fichiers...), convenir d'un jour commun sans télétravail où placer la réunion d'équipe hebdomadaire, etc.

S'il existe des " recettes " sur lesquelles capitaliser, il ne peut y avoir de solution normalisée au déploiement du télétravail et du flex-office. Il revient à chaque organisation de se questionner sur la pertinence de ces solutions et de les adapter en prenant en compte toutes les singularités de l'entreprise. Ces dispositifs ne peuvent se suffire à eux-mêmes et doivent s'inscrire dans une trajectoire claire et visible de transformation de l'organisation.