Phase 2, rétroplanning et réglementation, quelques conseils pour bien installer la déclaration sociale nominative

Les précisions réglementaires sur la DSN se font attendre. Quel est l'impact de ce retard ?

Pour certaines entreprises, la première DSN sera à déposer en mai 2015 au titre du mois d'avril. Or, certaines entreprises qui avaient prévu de démarrer la DSN en " phase 2 ", phase qui intègre les déclarations URSSAF, vont finalement devoir démarrer en phase 1. En effet, leurs éditeurs n'ont pas pu finaliser la phase 2 par manque de précisions sur certains points. Et pour celles qui souhaitent maintenir un démarrage en phase 2, un dispositif transitoire permettra de remplacer la DSN réelle par une déclaration URSSAF (ancienne norme), au cas où des anomalies bloquantes subsisteraient.

L'objectif premier de la DSN est la simplification. Mais est-ce si simple que cela justement?

En fait, cette nouvelle norme entraîne une augmentation des coûts lors de la mise en place, liée à l'adaptation de l'outil de paie et à la formation du personnel, et potentiellement un bouleversement des méthodes de travail selon les organisations.

Toutes les entreprises (et les cabinets comptables) doivent en conséquence intégrer cette nouvelle norme avec une surcharge de travail au départ, notamment en janvier 2016, mois de la première DSN mais aussi de la dernière déclaration annuelle N4DS. A terme la DSN devrait permettre un gain de temps pour les grandes entreprises. Pour elles, les déclarations URSSAF étaient déjà mensuelles. Ce qui change c'est le détail par salarié qui est déclaré ce qui engendre un peu plus de contrôle.

En revanche, pour les autres entreprises y compris les cabinets comptables, la norme va engendrer une augmentation durable de la charge de travail et donc, de facto, des coûts associés : les chiffres intégrés chaque mois dans la DSN seront à vérifier, les logiciels de paie n'acceptant aucune modification sur des données saisies les mois antérieurs. Des informations nominatives et bases de cotisations vont être désormais transmises chaque mois, alors qu'elles l'étaient auparavant à un rythme trimestriel ou annuel selon les cas.

Coté positif, la DSN intègre des déclarations événementielles qui vont remplacer les attestations de salaire à destination de la Sécurité sociale (maladie, accident du travail, maternité, paternité...) et de Pôle emploi. Les informations à fournir seront plus restreintes. Dès lors, la DSN événementielle atteindra très probablement l'objectif attendu de gain de temps et de productivité pour toutes les entreprises !

Coté rétroplanning, que conseillez-vous ?

Le meilleur conseil à donner aux entreprises est d'anticiper la mise à jour des outils dédiés à la DSN (attention, tous les outils n'ont pas prévu l'adaptation DSN !: sur ce point lire notre article). Au même titre, la formation du personnel à l'utilisation de ces outils et aux spécificités et subtilités de cette nouvelle norme est primordiale. L'idéal serait d'envisager ces mesures avant septembre prochain... afin d'adapter les paramétrages et générer des DSN sans anomalie.

La mise en place de la DSN sera en tout état de cause grandement facilitée si l'entreprise utilise d'ores et déjà des normes d'envoi des données dématérialisées (EDI), certains paramétrages étant déjà en place.

Corinne Branger, Consultante Paie Francis Lefebvre Formation, cabinet Effigest