Base de données unique : choisissez dès maintenant votre solution

A compter du 14 juin 2015, la Base de données économiques et sociales (BDES) -plus couramment appelée base de données unique (BDU)- devra être déployée dans l'ensemble des entreprises françaises de plus de 50 salariés. Pour celles qui comptent plus de 300 salariés, l'obligation est déjà effective depuis le 14 juin 2014. Prévue dans le cadre de la loi de sécurisation de l'emploi de juin 2013, la BDES vise à fluidifier le partage des données et fluidifier le dialogue social en centralisant l'ensemble des informations économiques, financières et sociales de l'entreprise.

En clair, l'employeur sera obligé de mettre ces informations à disposition des instances représentatives du personnel : délégués syndicaux, délégués du personnel, membres du CE et du CHSCT. Précisons que ces informations devront s'inscrire dans une perspective historique (sur deux ans) et prospective (à l'horizon de trois ans). L'absence de BDES dans les délais fait encourir à l'employeur une condamnation pour délit d'entrave passible d'un an d'emprisonnement et d'une amende de 3 750 euros.

Support papier ou numérique ?

La mise en place d'une BDES pose nécessairement la question des modalités d'accès et la sécurisation de ces données confidentielles. L'employeur peut opter pour un support papier, mais le volume de documentation étant important et l'actualisation régulière, cette solution peut s'avérer chronophage et peu pratique. Du côté des supports numériques, plusieurs possibilités existent. " On peut développer sa propre solution en interne à partir de logiciels comme Excel ou Sharepoint, ou choisir une solution externe (GED, fichier intelligent, solution logicielle...) ", souligne Julie Clément, consultante RH (Centifolia conseil).

Avec son associé au sein de la société IRP link, Tanguy Daniellou, Julie Clément a mis au point une solution baptisée BDU expert. Un simple fichier à télécharger pré-formaté qui recense toutes les données à renseigner. " Nous proposons ce type de solution car toutes les entreprises ne sont pas encore prêtes à envoyer des données sur le cloud ", constate la consultante. BDU expert intéressera principalement les Daf de PME souhaitant satisfaire à l'obligation légale de manière simple et rapide.