Le fichier des écritures comptables, pas à pas

Champ d'application du FEC

Depuis le 1^er janvier 2014, en cas de contrôle fiscal, les entreprises tenant leur comptabilité sur un système informatisé doivent remettre au vérificateur un fichier des écritures comptables (FEC) accompagné de son descriptif. La remise du FEC consiste en une obligation de forme dont le non-respect peut entraîner de lourdes conséquences pour l'entreprise.

Toutes les entreprises, quel que soit le mode d'imposition BIC, BNC, BA (sauf régime forfaitaire agricole), entrent dans le champ d'application. Les associations exerçant une activité lucrative, les succursales de sociétés étrangères et les SCI soumises à l'IS ou ayant opté à la TVA sont également soumises à ces obligations.

Les risques

L'analyse du FEC peut permettre à l'administration fiscale de relever des faiblesses dans les procédures comptables de l'entreprise et de constater la non-conformité de la comptabilité. Anticiper les demandes de l'Administration devient une nécessité. La constitution du FEC doit être intégrée aux procédures de clôture, d'archivage et de sauvegarde. Certaines situations demandent une attention particulière, telles que les fusions, la migration de système, l'externalisation de la comptabilité, l'utilisation d'un plan de comptes étranger. Dans de tels cas de figure, le Daf ne doit pas hésiter à se faire épauler par un expert-comptable, qui peut l'accompagner dans ses démarches de mise en conformité de la comptabilité et de constitution du FEC.

Un fichier unique par exercice

Depuis le 1er janvier 2014, le FEC doit être remis au titre des trois derniers exercices clos, en l'absence d'exercices déficitaires, ainsi qu'au titre de l'exercice en cours jusqu'au mois visé par l'avis de vérification, en matière de contrôle de taxes ou impôts autres que l'impôt sur les sociétés. Pour les exercices 2011 et 2012, la remise du FEC est facultative.

Le FEC est un fichier de type "plat", ou XML, dont les spécifications sont précisées sur le site www.impots.gouv.fr (rubrique professionnels). Le contenu du FEC, à savoir les données et leur ordre de présentation, est strictement défini par l'article A- 47 A I du LPF. Ce fichier doit comprendre 18 à 22 champs selon le régime d'imposition. L'entreprise doit constituer un fichier unique par exercice. Celui-ci doit intégrer l'ensemble des écritures validées de l'exercice de la comptabilité générale (y compris les écritures d'à-nouveaux), mais aussi les écritures détaillées des modules auxiliaires centralisés et les écritures d'inventaire. En revanche, sont exclues du FEC les écritures de solde des comptes de résultat 6 et 7 ; les écritures purement analytiques ; les écritures de centralisation des modules auxiliaires (sauf dérogations liées à la volumétrie), et enfin les écritures dites "brouillard".

• Analysez votre système d'information

L'analyse du SI de l'entreprise permettra au Daf d'identifier les applications, données et traitements concernés par le FEC et les difficultés techniques d'extraction en résultant.
Les ERP disposant de multiples zones d'information, il peut s'avérer indispensable d'élaborer une table de concordance entre les champs utilisés par l'entreprise et les champs obligatoires décrits par les textes.
En cas d'externalisation de la fonction informatique et/ou comptable, le Daf doit s'assurer que les clauses des contrats de prestations garantissent l'accès, la sauvegarde, l'archivage et la restitution des données dans les conditions de délai et de forme imposées par les textes. À noter que l'Administration fera preuve d'une certaine tolérance en 2014 (délai supplémentaire d'un mois en cas de recours à un prestataire).

• Impact sur la direction administrative et financière

Le FEC constitue surtout pour le Daf une opportunité de vérifier la conformité de la comptabilité à la réglementation applicable. Au préalable, il est recommandé d'identifier tout élément impactant la constitution du FEC, notamment l'utilisation d'un plan de compte autre que le PCG, l'existence d'établissements (à identifier dans le champ n° 19), la réalisation au cours de l'exercice d'opérations spécifiques telles que les fusions, ou les acquisitions de société, et enfin l'externalisation de la fonction comptable et/ou informatique.

Dans le cas particulier des filiales de groupes étrangers, où la comptabilité est tenue par le centre de services du groupe situé hors de France, le Daf a l'obligation de tenir votre comptabilité en langue française et d'utiliser le PCG. En cas de CFCI (contrôle fiscal des comptabilités informatisées), le Daf doit s'assurer de l'accès aux données et aux pièces justificatives. En cas d'utilisation d'un plan de comptes étranger, la direction financière doit remettre une table de concordance entre ce plan de comptes et le PCG au titre des exercices 2011, 2012, 2013, sous condition (un compte PCG pour un compte non PCG).

Les enregistrements comptables doivent comporter les mentions minimales précisées par l'article 420-2 du PCG : "Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie".

Le descriptif du FEC a pour objectif de faciliter la compréhension du fichier et de communiquer l'ensemble des informations nécessaires à la lecture et à l'exploitation des données. Ce document doit notamment inclure la codification des établissements, le mode d'identification des écritures de report à nouveau, l'attribution des numéros d'écriture par journal, toute table de concordance, toute information spécifique.

Avant toute remise du FEC, il est important de tester ce fichier et d'anticiper les contrôles de l'Administration. Les principaux points de vigilance concernent l'exhaustivité des champs, du format et des données. Le Daf doit également veiller à la conformité des écritures au regard des réglementations comptables et fiscales, avec une attention particulière sur la comptabilisation des opérations non récurrentes. Enfin, il est important de contrôler la cohérence entre les données comptables et les déclarations fiscales. Voir sur ce sujet la tribune de Maître Pascal Ngatsing sur Test compta Demat, le nouvel outil pour tester la conformité de votre FEC

À noter que la mise en oeuvre du FEC pourra entraîner, pour l'entreprise, des conséquences pratiques de nature informatique, juridique, technique, fiscale et comptable, dont l'insertion de clauses spécifiques dans les contrats d'externalisation de données ou d'établissement de la liasse fiscale par un tiers, ainsi que des contrôles à renforcer sur le traitement fiscal des données.