" Investir et réussir son business en Pologne " : Quelques conseils pratiques

La Pologne, à seulement deux heures de Paris, apparaît pour de nombreuses entreprises comme un marché facile à conquérir. La proximité géographique sous-entendrait une proximité culturelle et donc des caractéristiques économiques semblables à celles de la France. Pourtant, il n'en est rien. Le marché polonais présente ses propres spécificités et il est important avant de se lancer de les avoir identifiées. Cela peut prendre la forme d'un séjour initiatique et/ou d'une prise de renseignements auprès des personnes et organismes appropriés : services de l'ambassade, consultants, banques... Un conseil qui paraît évident mais qui reste souvent négligé par les investisseurs européens.

Affronter et se protéger de la concurrence

Malgré un pouvoir d'achat en forte augmentation, l'impact prix reste fort en Pologne. Avec les fonds européens et pour répondre aux besoins locaux, une forte concurrence est généralement présente sur le marché via les grandes entreprises internationales mais également via une concurrence locale et innovante. Pays débrouillard, le concept de l'entreprise devra être difficilement copiable ou un budget commercial est à prévoir pour le promouvoir fortement. Aussi, la société devra vérifier si elle possède bien les domaines .pl ou .com.pl et/ou si les brevets sont bien déposés pour éviter des copies.

Adapter son management et bien définir le cadre de travail

La réussite de son business tient également au fait de maîtriser les codes du management à la polonaise. Le respect du " stanowisko " statut du chef est toujours présent. Les employés polonais attendent du " chef " de bien définir les tâches à réaliser.

De nombreux échecs sont dus à un manque de précision du cahier des charges, de suivi régulier et d'accompagnement des managers. C'est pourquoi, il est nécessaire d'avoir, en premier lieu, une communication explicite et directive, soit des consignes claires et précises.

Aussi, exit l'approche " missionnaire " du travail à la française : il faut privilégier une approche " contractuelle " fixant le cadre de travail avec une fiche de poste détaillée. A cela s'ajoute une autonomie fondée sur l'accompagnement par le manager et son feedback régulier pour permettre un climat de confiance. Au niveau du processus de prise de décision et de gestion de projet, des différences avec la France sont à prendre en compte également : le premier est souvent court tandis que la seconde est plutôt fragmentaire permettant à chacun de se concentrer sur sa tâche.

Parallèlement, dans le cadre d'une relation commerciale, là aussi un contrat exhaustif et détaillé sera à établir pour fixer les tâches et obligations des Tiers.

Gare aux contrôles !

Les entreprises à capitaux étrangers sont particulièrement monitorées avec un rattachement à des offices fiscaux spécifiques. La Pologne a souffert des carrousels de TVA et a mis en place des systèmes de contrôle afin d'éviter ce type de situation (ex : Split payment - comptes bancaires dédiés à la TVA). Les tribunaux et les offices fiscaux peuvent compter sur une communication déjà bien digitalisée permettant une transmission rapide et efficace des documents. (Fichier FEC et contrôle en ligne - la comptabilité envoie chaque mois les documents sous format électronique, Signatures électroniques...).

Il faut savoir que le formalisme et la rigueur définissent l'administration polonaise, aussi bien au moment des périodes de déclaration avec IR prélevé à la source et un IS mensualisé que dans l'application des directives européennes (Registre des bénéficiaires et process anti-blanchiment, mise en place d'un organe de contrôle RGPD - RODO). Et pas que l'administration d'ailleurs : les partenaires sur place attendent d'une société étrangère qu'elle mette en place rigoureusement les process suivants : mise en place contrats accompagnant et justifiants les transactions et les travaux réalisés (éviter les factures " vides "), et préparation des documents d'entrées en stocks (documents CMR, PZ..)

Garder toujours un oeil sur les différences de changes

Le change a un impact important sur les activités des sociétés travaillant en EUR. Le taux PLN/ EUR en tant de crise peut fortement évoluer. Si la société prévoit des investissements importants, il est impératif de mettre en place des outils pour maitriser le change (ex : SWAP...) . Le taux de change en juin 2020 était de 4,47 contre 4,30 en janvier 2020, soit 4% de variation sur cette période.

Pour en savoir plus

Expatrié à Varsovie depuis une quinzaine d'années, Laurent Le Pajolec est un des Gérants -Associés d'Exco A2A Polska, l'un des plus importants cabinets d'experts comptables de Pologne. Sa société conseille et accompagne les entreprises qui cherchent à s'implanter dans le pays, PME, mais aussi de grands groupes internationaux côtés en Bourse essentiellement français, polonais, américains et belges.