Dématérialisation : les aspects juridiques à ne pas négliger

La dématérialisation est aujourd'hui incontournable dans les entreprises : l'automatisation du procure to pay est en marche. A condition de ne pas négliger les aspects juridiques.

Première chose à laquelle il est nécessaire de faire attention : les conditions générales de vente (CGV) des prestataires d'hébergement en cloud computing. "Pour les contrats de cloud, la logique n'est pas de négocier les contrats. Au contraire, il s'agit de regarder les offres des différents prestataires et de s'assurer qu'elles correspondent bien à ce que l'on recherche", explique Me Isabelle Renard, avocate-ingénieure.

Un travail qu'il n'est pas toujours évident à mener, les CGV de certains prestataires étant volontairement opaques. "Ce sont parfois de vraies poupées russes, un empilement de conditions avec des liens hypertextes... C'est difficile, même pour un juriste", constate Me Renard.

S'attacher aux garanties

Les points auxquels il faut particulièrement prêter attention : la sécurité et la confidentialité des données, la localisation de ces dernières et les garanties en termes de conservation. "Les contrats bas de gamme ne garantissent pas où sont les données et il peut être dangereux de voir certaines données confidentielles sur des serveurs localisés un peu partout dans le monde", insiste Isabelle Renard.

De même, pour les documents qui doivent être conservés longtemps, il est nécessaire de s'assurer que le prestataire pourra le restituer dans un format lisible - qui n'est pas forcément le format d'origine, étant données les évolutions technologiques. "Il est important de ne pas s'attacher qu'au prix des prestations mais aussi aux garanties apportées", résume Me Renard.

L'avocate conseille également de ne pas signer avec un interlocuteur qui n'est pas installé sur le territoire de préférence français, ou a minima européen : "En cas de problèmes judiciaires, cela peut revenir très cher de devoir traiter avec un prestataire étranger, même au sein de l'Union européenne", souligne-t-elle.

Difficile dans les pays hors UE

Avant de se lancer dans la dématérialisation à tout va et dans toutes les filiales - y compris à l'international -, s'assurer également que les documents électroniques sont bien reconnus dans les pays concernés. "Au niveau de l'Union européenne, le règlement européen e-IDAS, qui sera d'application directe en France mi 2016, permet une reconnaissance globale de l'écrit électronique et de la signature électronique. Mais cela peut-être plus difficile dans les pays hors UE, et doit faire l'objet d'une vérification au cas par cas", rapporte Isabelle Renard.

Certaines normes doivent cependant être respectées pour qu'un document électronique soit reconnu. S'assurer que le prestataire sélectionné s'engage bien à les respecter.

Dans ces cas-là, avec un document électronique natif qui apporte une bonne garantie de valeur probante, il n'y a plus besoin de conserver de documents papier. Le tout dématérialisé est réellement en marche.