[Tribune] 6 conseils pour surmonter les défis de l'automatisation des factures

La réforme de la facturation électronique arrive à grand pas... Comment automatiser au mieux son processus de facturation ? Voici 6 bonnes pratiques à mettre en oeuvre.

Maîtriser la complexité des données et des formats

Un des principaux défis de l'automatisation des factures réside dans la diversité des formats de données. Actuellement, 68 % des équipes de comptabilité saisissent encore manuellement les données des factures dans leur logiciel ERP, ce qui entraîne une perte de temps considérable. Investir dans des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) peut réduire ce problème en automatisant l'extraction des informations clés, quel que soit le format des factures. Cela permet également de diminuer les coûts de traitement.

Intégrer efficacement les systèmes existants

L'intégration des nouveaux processus automatisés avec vos systèmes ERP en place peut s'avérer complexe. Environ 41 % des entreprises planifient d'automatiser leurs processus de comptabilité fournisseurs dans les 12 prochains mois, mais une intégration réussie nécessite des solutions personnalisées qui s'adaptent à vos systèmes existants. Centraliser les données peut également limiter la fragmentation, améliorant ainsi la gestion globale des processus de facturation.

Garantir la sécurité et la conformité

La sécurité des données et la conformité réglementaire sont des préoccupations majeures. Avec 56 % des entreprises consacrant plus de 10 heures par semaine à la gestion manuelle des factures et des paiements, les risques de non-conformité et de sécurité augmentent. Protégez vos informations confidentielles en utilisant des protocoles de chiffrement robustes et en assurant une surveillance continue des systèmes. Respectez scrupuleusement les normes telles que le RGPD pour renforcer la confiance dans votre processus automatisé.

Favoriser l'adoption par les équipes

L'adoption de nouvelles technologies est souvent freinée par la résistance au changement. Actuellement, environ 41 % des processus d'approbation des factures sont automatisés, mais la résistance au changement peut limiter l'adoption complète. Impliquez les employés dès le début en communiquant clairement les avantages de l'automatisation. Proposez des formations pratiques pour les familiariser avec les nouveaux systèmes et planifiez une transition financièrement gérable.

Optimiser les processus

L'optimisation continue est essentielle pour maximiser l'efficacité de l'automatisation des factures. Analyser régulièrement vos processus actuels permet d'identifier les inefficacités. Environ 39 % des factures contiennent des erreurs, ce qui montre l'importance d'une automatisation ciblée sur les tâches répétitives. Une formation continue et un suivi rigoureux des performances permettent d'ajuster les stratégies pour une efficacité maximale.

S'assurer de l'interopérabilité

Enfin, assurez-vous que les solutions d'automatisation que vous choisissez sont compatibles non seulement avec vos systèmes actuels, mais aussi avec ceux de vos partenaires et fournisseurs. Cela garantit une communication fluide et un traitement plus rapide des factures, réduisant ainsi les délais de paiement et améliorant les relations commerciales. Selon les tendances actuelles, 42 % des entreprises prévoient d'atteindre une automatisation complète de leurs processus de facturation dans les 1 à 3 prochaines années. En appliquant ces conseils, vous pourrez surmonter les défis courants de l'automatisation des factures et transformer ces obstacles en opportunités pour renforcer la compétitivité et l'efficacité de votre entreprise.

Sources : 25 Accounts Payable Statistics For 2024 - DocuClipper Enterprise Resource Planning Report | ERP Implementation Trends (panorama- consulting.com)