Les 13 KPIs à prioriser en comptabilité et finance

Comment catégoriser efficacement ces KPIs ? Gérer les indicateurs clés de performance comptable d'un point de vue holistique permet de garantir une gestion efficace de l'ensemble du processus de clôture financière.

Les KPIS de clôture holistiques

1. L'exposition aux pertes et profits - Cette métrique fournit aux entreprises une donnée primordiale quant à la rentabilité et aux risques qui peuvent les impacter. En divisant l'impact sur les pertes et profits par le nombre d'éléments de réconciliation, les entreprises peuvent évaluer l'effet des gros volumes de réconciliations sur le profil de risques et les profits de l'organisation.

2. Les coûts des process - Cette mesure comptable identifie le coût de la gestion de l'ensemble du processus de clôture financière en tant que ratio du revenu total de l'entreprise. L'utilisation de technologies d'automatisation permet non seulement aux organisations de réduire les ressources et les coûts globaux, mais aussi aux services financiers d'étendre efficacement leurs opérations pour faire face à des transactions de grand volume.

3. Le temps de clôture – Avec ce KPI financier, les entreprises peuvent identifier dans quelle mesure elles parviennent à atteindre leur objectif de jours de clôture et combien de jours il leur faut réellement. L'évaluation de cet indicateur donne une visibilité sur le calendrier de clôture financière et permet de comprendre ce qui peut empêcher les membres de l'équipe finances et comptabilité d'accomplir leurs tâches en temps voulu.

4. La qualité de la clôture - L'évaluation de cette métrique repose sur les chiffres trouvés dans les trois KPI précédents. Elle donne une forte indication de la qualité de l'ensemble du processus de clôture financière, ce qui permet de réduire les remaniements et les dépenses.

Les KPIs de suivi de la clôture

L'analyse des paramètres de suivi de clôture permet aux services financiers et aux dirigeants d'avoir davantage confiance dans le rapport de gestion consolidé qui est déposé à chaque période.

5. Le profil risque relatif aux activités critiques réalisées dans les délais impartis - Cette métrique comptable surveille les risques associés au nombre d'activités critiques réalisées au sein du service financier. Si trop de tâches critiques ne sont pas exécutées à temps, le profil de risque financier de l'entreprise peut augmenter.

6. La comparabilité - Cette mesure consiste à comparer le nombre de types de tâches par unité commerciale (UC) pour évaluer la distribution et l'exhaustivité des tâches de clôture financière. Au lieu de faire peser la charge des tâches de clôture sur un petit nombre de personnes, leur délégation permet aux comptables d'avoir une charge de travail mieux répartie, ce qui réduit encore le nombre d'heures supplémentaires et les cas d'épuisement professionnel (burnout).

7. La gestion des problèmes - Cet indicateur mesure l'efficacité du cycle de clôture, en particulier le nombre de problèmes soulevés par rapport au nombre total de tâches de clôture. À mesure que les organisations étendent leurs opérations, il est crucial de garder un oeil sur les problèmes rencontrés tout au long de la clôture ; ces problèmes peuvent signifier que les inefficacités de flux de travail s'accumulent.

Les KPIs de réconciliation

Les indicateurs clés de performance qui mesurent l'efficacité de processus spécifiques sont essentiels pour évaluer les processus comptables de base à un niveau granulaire. Cela permet aux dirigeants d'identifier les possibilités d'automatiser efficacement les contrôles ou les goulets d'étranglement.

8. Les réconciliations dans les temps - Le calcul du nombre de rapprochements effectués dans les délais par rapport au nombre total de rapprochements effectués donne aux responsables financiers un aperçu de l'efficacité du processus global de réconciliation.

9. Le nombre d'éléments vieillissants - L'évaluation du nombre de tâches et de leur durée d'assignation donne aux managers financiers un aperçu du nombre de tâches qui sont traitées avec précision en temps voulu et du nombre de tâches qui sont retardées ; cela permet également de visualiser tout symptôme de difficultés de clôture et de goulots d'étranglement.

10. Les réconciliations automatisées - Cette mesure permet de visualiser le ratio des rapprochements automatisés et contrôlés par rapport à l'ensemble des rapprochements pour identifier l'efficacité du processus de réconciliation : plus le nombre de rapprochements automatisés est élevé, plus ce processus est efficace.

Les KPIs de conformité

Enfin, il y a les KPI comptables spécifiques à la conformité. Ces mesures permettront d'évaluer l'efficacité des contrôles de conformité et de la réglementation dans l'ensemble de l'entreprise.

11. Le coût de la conformité - En additionnant le coût des contrôles et le coût des événements négatifs, les entreprises peuvent évaluer leur cadre de contrôle et déterminer où des améliorations doivent être apportées.

12. Le délai de résolution des problèmes - L'évaluation du délai de résolution des problèmes donne aux responsables financiers un aperçu de la rapidité avec laquelle chaque tâche de clôture financière est accomplie. Le calcul du nombre de jours entre l'identification et la résolution du problème montre s'il y a des goulots d'étranglement et des retards dans le processus de clôture.

13. Le taux de tests - En divisant le nombre de tests de contrôle par le nombre total de contrôles, les organisations peuvent évaluer le taux de test. Cela permet de déterminer l'efficacité du cadre de contrôle, de réduire les tests redondants et d'assurer la surveillance des contrôles présents dans toutes les unités opérationnelles, tous les sites et tous les risques.

Il est primordial que les entreprises s'assurent que les indicateurs choisis couvrent l'ensemble du processus de clôture, qu'il s'agisse des coûts, du temps, des efforts ou de la qualité. C'est en prenant du recul et en examinant tous les éléments relatifs à la clôture financière que l'entreprise pourra distinguer les indicateurs dont elle a réellement besoin pour améliorer la qualité de ses finances. La mesure de ces treize paramètres permet aux services financiers d'évaluer leurs processus de clôture avec des données claires. Ces KPIs donnent également un aperçu des domaines à améliorer au fil du temps et de ceux qui sont déjà optimisés et rationalisés. Au fil du temps, les responsables et dirigeants financiers doivent évaluer la tendance de ces KPIs de clôture financière pour voir comment les équipes progressent chaque mois. En testant régulièrement ces indicateurs clés, les membres du service peuvent capturer des données quantitatives pour tous leurs processus et tâches de clôture.

Pour aller plus loin

Helene Sourdeau est responsable du marketing chez Trintech depuis 2017. Elle a coeur de promouvoir les bénéfices de l'automatisation pour répondre aux enjeux de transformation digitale de la Fonction Finance. De Paris à Londres en passant par Copenhague, elle assure le lien entre les acteurs financiers des grandes entreprises européennes en organisant des débats, sommets et autres évènements virtuels ou live, afin que les idées de transformation voyagent et que les processus changent.