Le xP&A : la nouvelle révolution data qui réconcilie l'opérationnel et le financier

« J'aime à dire qu'avec la révolution des outils de xPN&A (pour Extended planning and analysis), le daf passe du simple contrôle de gestion à un rôle de pilotage de la data et devient une direction de la décision. Il devient le temple de la data », souligne Xavier Gardies, associé au sein du cabinet de conseil, d'audit et d'expertise comptable BDO. La nouvelle approche Extended planning and analysis (xP&A) est l'extension nouvelle génération du processus de Financial Planning & Analysis (FP&A). Démocratisée par des acteurs comme Anaplan qui parle de logique de planning connecté, ou par Workday ou encore la scale-up Pigment fondée par une ancienne analyste financière de Google et l'ancien co-fondateur de Criteo, cette approche apparaît comme la nouvelle promesse de l'IA qui réconcilie les modèles financier et opérationnel. En somme, les solutions xP&A permettent un alignement de la planification financière et opérationnelle au sein de l'entreprise. Ainsi, Pigment propose de synchroniser toutes les données des entreprises en temps réel grâce à des dizaines d'intégrations disponibles avec des CRM (Salesforce), des ERP (NetSuite) et d'autres systèmes tels que Workday et Snowflake.

Redonner le pouvoir à la finance

« Il s'agit d'une extension du process de FP&A. Ce process permet de faire le lien entre la planification de l'opérationnel et le planning budgétaire avec la prévision des ventes, de la production, des achats, des stocks, de la distribution (pour le retail), ... Il permet d'avoir une vision de l'impact en temps réel des opérations sur le budget, les forecasts, les bilans, .. C'est un puissant outil collaboratif. Mais il est également possible de faire redescendre les informations. Ainsi, la finance peut en fonction des révisions budgétaires modifier et/ou visualiser les impacts sur l'opérationnel (ventes, stocks, ...). », détaille Xavier Gardies. Un process qui répond au besoin d'analyse des budgets connectés avec les opérationnels. « Avant chacun le faisait dans son coin et on observait une déconnection des chiffres financiers, forecast, ... avec les chiffres du réel ». Selon une étude de l'Institut Gartner*, 96% entreprises vont adopter une approche de planification qui intègrera / alignera la finance avec un domaine opérationnel d'ici à 2024. C'est un sujet particulièrement pertinent dans le retail et l'industrie, selon l'associé de BDO. Ainsi, de grands groupes l'ont déjà mis en place comme LVMH, Plastic Omnium ou Chanel, tandis que c'est en cours de développement chez Décathlon avec Board. LVMH l'a ainsi déployé au niveau mondial avec Anaplan, de la prévision des ventes jusqu'à la distribution. Désormais tout est lié au financier. « La dg a fini par le déployer au niveau du groupe car les usages commençaient à se répandre dans les maisons mères », explique l'associé de BDO.

L'alignement des données : un prérequis nécessaire

Ce process de planning connecté permet un gain de temps et d'efficacité qui se concentre sur les métiers et « n'impacte pas les RH, prévient Xavier Gardies, il permet pour la daf d'avoir davantage de pilotage opérationnel avec une posture de stratège et de conseil auprès du dg ». De plus, « les solutions sont très tournées vers les utilisateurs » ce qui permet avec une implémentation rapide entre 3 à 6 mois selon les SI déjà existants. Il est cependant recommandé avant de recourir à un tel outil de se mettre d'accord sur les indicateurs entre les différents métiers (qu'est-ce qu'un ETP, comment définit-on le chiffre d'affaires, ...) et de construire un modèle harmonisé. Avec au final, le bénéfice d'obtenir « un très fort alignement et une gouvernance de la donnée ». Si les gains d'un tel outil paraissent nombreux, la question du coût est un frein majeur à son implémentation. Pour Xavier Gardies : « Le Gartner estime que pour l'heure, les solutions xP&A manquent encore de maturité, ce qui engendre encore un déficit en termes de couverture ou de profondeur fonctionnelle, et un coût sensiblement plus élevé par rapport aux solutions FP&A actuelles ».

Une fonctionnalité déjà présente dans les EPM

Mais si ce xP&A se veut révolutionnaire, « cette fonctionnalité existe déjà au sein des EPM comme Workday, Board, Oracle PBCS, SAP Analytics cloud» rappelle Xavier Gardies. Car aujourd'hui, de nombreuses entreprises ne jurent que par des outils de BI comme Power BI de Microsoft qui montre ses limites car il ne permet « qu'une restitution des données et de regarder dans le rétroviseur ». Tandis que d'autres se lancent dans les nouveaux outils d'EPM dont la demande a explosé pendant la Covid et qui permettent de saisir la donnée et de faire des simulations.

* Etude du Gartner « 2021 Extended Planning and Maturity Analysis Research Circle survey ».