Collaboration achats/finance : l'exemple de Wordline

La collaboration achats/finance est un sujet souvent abordé : les deux directions ne parlent en effet pas toujours le même langage. C'est une des difficultés à laquelle s'est heurtée Merryl Beaudonnet, responsable performance, compliance et coordination internationale chez Worldline alors qu'elle avait pour mission d'optimiser les dépenses du groupe. Pour information, Worldline, pure player des services de paiement, comptabilise des dépenses indirectes qui s'élèvent à un milliard d'euros.

Réconcilier vision achats et finance

Cette optimisation des dépenses a notamment concerné la société Ingenico, achetée par Worldline fin 2019. La réduction des coûts est pilotée en collaboration avec la société Grant Thornton, qui s'attèle également à repenser la réorganisation des achats de la filiale. "Le CFO de Worldline avait décidé de mettre en place une direction des achats centralisée pour les achats indirects. J'ai notamment mis en place une politique de savings commune et harmonisé les différents pays pour mesurer les gains dans le PNL et déterminer la performance achats", rapporte Midoli Kawaji, associée achats chez Grant Thornton.

C'est dans ce contexte qu'un lien plus fort entre les achats et la finance a dû être créé. Ce qui est passé en premier lieu par une nomenclature commune. "Il n'y avait pas de nomenclature achats et une vingtaine de nomenclatures comptables coexistaient", raconte Midoli Kawaji. Ensuite, un travail est mené afin de réconcilier les visions achats et finance quant à la catégorisation des gains achats et la méthodologie de calcul. "Mon principal besoin était d'embarquer la finance afin d'obtenir une reconnaissance des gains achats et avoir davantage de visibilité sur les projets d'optimisation en cours ou à venir afin d'accélérer le programme d'optimisation des coûts", indique Midoli Kawaji.

Connexion plus d'une fois par semaine

C'est pourquoi la solution Per Angusta a été sélectionnée, afin de favoriser le dialogue achats/finance. Mais aussi pour reporter les gains de l'ensemble des acheteurs du groupe Worldline dans un seul et même outil, avec l'objectif de faire remonter les indicateurs sélectionnés pour 2021. "La première contrainte était de partir d'un environnement existant chez Ingenico pour aller vers une vision performance achats de l'ensemble du groupe Worldline. Au-delà de la bonne collaboration achats/finance, il s'agissait d'assurer la bonne greffe d'un outil à une entreprise plus importante", précise Thomas Delamarre, customer success manager chez Per Angusta.

Pour s'assurer de la bonne adoption de cet outil, Thomas Delamarre communique une feuille de route claire afin d'identifier d'où le groupe part et où il va. "Par ailleurs, nous avions une équipe réduite, à taille humaine, la communication fonctionnait bien. Et les personnes qui la constituaient avaient un pouvoir de décision, ce qui a permis d'aller vite", ajoute Thomas Delamarre. Enfin, plusieurs sessions de formation ont été proposées aux équipes.

L'adoption de l'outil Per Angusta semble être une réussite : à date, 1866 projets achats sont passés par l'outil, ainsi que 1539 rapports de gain; 52 connexions en moyenne ont été comptabilisées par utilisateur depuis le lancement début 2021. "Les utilisateurs se connectent donc plus d'une fois par semaine", se félicite Thomas Delamarre. Et Merryl Beaudonnet d'ajouter: "Pour favoriser l'adhésion de l'outil, nous avons demandé aux acheteurs de nous faire la présentation de leurs projets uniquement sur Per Angusta". Ce qui a sans conteste contribué à l'adoption.

Vers d'autres indicateurs ?

Le projet de meilleure collaboration achats/finance mené par Worldline, en collaboration avec Grant Thornton et Per Angusta, s'est focalisé sur les aspects financiers puisqu'il s'est construit dans le cadre d'une plan de transformation et de synergie autour du budget. Mais le groupe ne s'interdit pas d'intégrer des performances extra-financières, au-delà des contributions économiques des achats. "La collaboration avec la fournisseurs, la gestion des risques, la RSE ou encore l'innovation peuvent être intégrés dans cette performance plurielle", imagine Midoli Kawaji.

"On suit d'autres KPIs comme la RSE dans d'autres instances mais cela serait idéal d'avoir une vision complète de la performance financière et plurielle des achats. C'est notre objectif pour l'année à venir", poursuit Merryl Beaudonne. Du côté de Per Angusta, la réflexion sur le développement de l'extra-financier est déjà dans les cartons. "Nous pensons commencer par les émissions de CO₂ avant de nous ouvrir à d'autres indicateurs", explique Thomas Delamarre. De quoi permettre une collaboration avec la direction financière également sur les sujets extra-financiers.