Processus achats et comptables : alignez pour mieux gérer

"Le projet avait pour objectif d'harmoniser le processus des achats de Nexity SA, de la demande d'achat jusqu'au paiement fournisseurs en passant par la dématérialisation des factures dans Determine", a expliqué Elie Berdah, responsable SI finance chez Nexity, société immobilière française, lors d'un petit-déjeuner "processus achats et comptables : alignez pour mieux gérer", organisé par Determine, entreprise spécialisée dans les SI achats.

Ce projet mis en place il y a 2 ans, émanait d'une volonté de la direction générale. Car la holding Nexity ou Nexity SA, qui affiche un budget achats de 100 millions d'euros d'achats par an, ne possède pas de direction achats propre. Or Nexity SA, c'est 8000 factures par an, 1400 fournisseurs et 30 000 écritures comptables générées par an. Aujourd'hui, Nexity SA compte 120 utilisateurs de l'outil SI achats sur 350 salariés.

Définir une matrice achats et comptable commune

Nexity a retenu différents modules de la plateforme Determine. comme le module gestion fournisseurs, la partie procurement (catalogue), la partie gestion de contrats (pour ce qui concerne l'énergie ou l'électricité,...) Un scope assez traditionnel dans le P2P. La raison d'un tel choix? "Une plateforme jugée user friendly mais avec un vrai process derrière". Le déploiement a commencé au sein du service informatique qui génère 50% des factures (soit 4000 factures sur les 80000 annuelles). Un déploiement s'est fait en 4 à 5 mois. Dans un second temps, le même travail a concerné les autres services avec un déploiement réalisé en 3 mois.

"La première étape qui est celle du cadrage dans l'organisation prend un certain temps avec un mapping de la nomenclature achats et comptable. Mais c'est l'occasion de se poser les bonnes questions en terme de process", explique Elie Berdah. Les phases les plus complexes du projet ont été, explique-t-il, de définir une matrice achats et comptabilité commune et de récolter des données à destination du paramétrage. Ainsi, il aura fallu près d'un an pour construire ces données à partir d'une analyse fine de toutes les factures et bilans comptables.

Pour Elie Berdah les avantages de la mise en place d'un tel outil sont nombreux : un process achats unifié, une traçabilité complète de la dépense (savoir où en est la dépense dans le flux, où est la facture, qui n'a pas validé). Mais aussi un suivi plus fin des budgets pour chaque manager à l'instant T.

Un projet fédérateur

Quelles sont les clés de la réussite d'un tel projet? Il faut nommer un chef de projet, mais aussi "impliquer le maximum d'acteurs dès le début", insiste Elie Berdah, responsable SI finance chez Nexity. Ainsi, chez Nexity, des comités hebdomadaires ont été mis en place auxquels participent un utilisateur acheteur, un comptable et une personne du contrôle de gestion. Le service juridique était présent également mais en amont et de manière plus occasionnelle. "Ce projet est fédérateur car il mobilise les achats, la finance, le juridique. Cela permet de recueillir des données utiles pour chacun des services. Et avoir son propre dashboard permet d'augmenter la productivité des métiers", juge Elie Berdah.

A l'origine, chaque service avait son propre service de facturation. Ce qui était très chronophage. "Cependant, il est aujourd'hui difficile de démontrer un ROI à la direction générale car l'optimisation des temps de process est difficile à chiffrer".

Aujourd'hui, 95% des achats passent dans l'outil Determine. Ce qui laisse une "marge de 5% d'amélioration comme avec par exemple les frais bancaires", illustre le responsable SI finance chez Nexity.

Des conseils? "Il faut insister sur l'importance des engagements avec une qualité comptable, analyser le flux achats de manière structurée, s'assurer que les articles sont parlants pour les utilisateurs mais aussi responsabiliser les utilisateurs sur le choix des articles", conclut le responsable SI finance, "et surtout il ne faut pas que cela soit lourd pour les utilisateurs".